5 Must-Haves für den digitalen Arbeitsplatz

Die Technologie am Arbeitsplatz ist heute konstant in Transformation: Geräte aller Formen, von uhrengroßen Wearables bis hin zu Serverschränken haben daran teil. Hunderte von halbautomatischen Prozessen, bei denen jede Interaktion ein Datenpunkt ist. Und Tausende von Anwendungen, von der persönlichen Produktivitätsmessung bis zur Unternehmensinfrastruktur. Dabei stellt sich die Frage: Welche Anwendungen sind hinsichtlich einer veränderten Arbeitswelt und Unternehmenskultur wirklich wichtig? 

Stephen Homer von Getronics schlägt als Antwort vor, sich ein wenig zu trennen. Weg von Anbietern und Anwendungen, hin zu höherwertigen Funktionen und Methoden, die der digitale Arbeitsplatz heute braucht, um produktiv zu bleiben. Er glaubt, dass in den nächsten ein oder zwei Jahren fünf Schlüsseltechnologien - einige bereits bekannt, andere neu - nicht nur "nice-to-haves" sein werden, sondern "must-haves" für den digitalen Arbeitsplatz. 

Einige Menschen werden zustimmen. Andere wissen vielleicht nicht einmal, dass sie gebraucht werden. Und mindestens eines ist ein weitgehend neues Konzept, das seinen Markt erst noch definieren muss. Klar ist, dass die Liste nicht mehr dieselbe ist wie vor zehn (oder sogar zwei) Jahren. 

Fangen wir mit einem Beispiel an, das unumstritten ist.

Cloud-Connections werden zu Cloud-Workspaces

Jeder Arbeitnehmer muss vernetzt sein - und diese Aufgabe ist weitgehend erledigt. Der heimische Breitbandanschluss hat zwei Jahre lang Business-Zooms am Tag und Netflix in der Nacht gut verkraftet; dank des weit verbreiteten WiFi kann man vom Küchentisch genauso gut arbeiten wie vom Gästezimmer aus. Doch auf dem Weg in eine Welt nach der Pandemie wird die Cloud zu mehr als nur Konnektivität.

Bisher hat sich gezeigt, dass nur ein Drittel der Büroangestellten ganztägig an ihren Schreibtisch im Büro zurückgekehrt ist. Ein weiteres Drittel verbringt nur gelegentlich einen Tag dort. Und bis zu einem Drittel kehrt vielleicht überhaupt nicht mehr zurück. Aber all diese Menschen brauchen - und verdienen - den gleichen Zugang zu Anwendungen, Daten und Support. Das bedeutet, dass ein vollwertiger Cloud-basierter Arbeitsbereich unsere erste Notwendigkeit für die neue Welt ist.

Ein Cloud-Arbeitsplatz ist nicht nur ein globaler Dienst "Apps in der Cloud". Das ist zwar ein Anfang, aber ein echter Cloud-Arbeitsplatz bietet eine Erfahrung, die einem Schreitisch im Headquarter entspricht: ein gemeinsamer Raum, in dem Menschen interagieren, Informationen austauschen, spontane Teams bilden und ihre Arbeit erledigen. Mit anderen Worten: Die Arbeit fühlt sich wie ein gemeinsames Unternehmen an, mit einem gemeinsamen Verständnis im gesamten Unternehmen, das auf denselben Ideen und Informationen beruht. Dabei sollte es ebenso wenig eine Rolle spielen, wie es eine Rolle spielt, ob man in einem grauen oder blauen Anzug ins "physische" Büro kommt, wie es eine Rolle spielen sollte, wie man sich mit diesem Raum verbindet oder welches Gerät man dafür benutzt.

Das ist unser erstes Must-Have: die Entwicklung von Cloud-Diensten zu gemeinsam genutzten digitalen Arbeitsbereichen, die von jedem Gerät aus und zu jeder Zeit zugänglich sind. Doch um das Beste daraus zu machen, bedarf es eines veränderten Ansatzes für das wertvollste Gut: Teamarbeit.

Dienste für Zusammenarbeit und Kommunikation auf Chef-Ebene

250 Millionen Menschen nutzen Microsoft Teams, vor ein paar Jahren waren es noch 17 Millionen. WhatsApp wird geschäftlich genutzt, und die Bedeutung von "Zoom" hat sich geändert. Jeder hat sich an virtuelle Meetings gewöhnt, auch wenn sie mit einer Portion Bildschirmmüdigkeit einhergehen.

Und genau das ist der entscheidende Punkt. Um im nächsten Jahrzehnt effektiv zu sein, müssen sich die Kollaborations- und Kommunikationstools, die 80 % der Mitarbeiter nutzen, weiterentwickeln. Denn bei der Produktivität geht es um mehr als nur darum, Menschen auf einem Bildschirm zu sehen. Denken Sie an die zusätzliche Emotion, die nötig ist, um bei einem Videogespräch etwas zu vermitteln, und an die Energie, die Sie dabei verbrauchen können, wenn Sie dies vier, fünf oder sogar ein Dutzend Mal am Tag tun. (Psychologen nennen das "emotionale Arbeit".) Das ist nicht nachhaltig für Unternehmen - und auch nicht gut für die Gesundheit ihrer Mitarbeiter.

Damit kommen wir zu unserem nächsten Punkt: die Idee, dass Arbeit mehr ist als Kommunikation. Es geht um Co-Kreation. Das Gefühl, dass etwas Nützliches als Ergebnis Ihrer Bemühungen entsteht. Mit Reden allein ist es nicht getan; großartige Ideen entstehen durch gute Beziehungen und gemeinsame Erfahrungen.

Das ist der Grund, warum das Team im Besprechungsraum vor Energie zu sprühen scheint, während die Leute auf Whiteboards kritzeln und überall Post-Its kleben. Es ist das Wissen, dass alle morgens aufgestanden sind, weil sie einen Beitrag leisten wollten. Es ist sogar die Pizza, die sie sich teilen, wenn die letzte Folie fertig ist. 

Das nächste Must-Have wird nicht die Pizza liefern ... noch nicht. Aber es wird mehr von dem gemeinsamen Verständnis und der gemeinsamen Kultur wiedergeben, die traditionell in der Büroumgebung gedeihen. Es wird mehr immersive Umgebungen bedeuten, die diejenigen, die sich in einem Besprechungsraum befinden, mit weit entfernten Mitarbeitern in einem einzigen Raum für die Zusammenarbeit zusammenbringen, ohne dass sich die Kollegen aus dem Home Office benachteiligt fühlen. 

Zusammengefasst bedeutet dies intuitivere Anwendungen, detailgetreuere Videos, intelligenteres Whiteboards und gemeinsame Nutzung von Dokumenten. Möglicherweise wird es auch VR (virtuelle Realität) geben. Und da mehr Kommunikationsmittel zur Verfügung stehen, wird es für die Mitarbeiter weniger anstrengend sein, d. h. sie werden zufriedener und produktiver sein. 

Von "Light Touch" zu "Zero Touch" IT

Das Cloud-Servicemodell hat die Dinge immens verbessert, aber zu viel IT-Support bleibt eine Endlosschleife von "Haben Sie versucht, es aus- und wieder einzuschalten?" Und das muss sich ändern - deshalb ist unser drittes Must-have für das kommende Jahrzehnt die Zero-Touch-IT.

Beim Zero-Touch-Modell wird der Support geleistet, ohne dass der Endbenutzer es merkt - und ohne dass der freundliche IT-Mitarbeiter anwesend ist. Die Geräte werden werkseitig mit aller Software und allen Diensten ausgestattet und dann beim Einschalten entsprechend der Rolle und den Berechtigungen des Benutzers zur Verfügung gestellt. Im Idealfall meldet sich der Benutzer einmal an und hat sofort Zugriff auf alle Ressourcen, die er benötigt. 

(Und wenn doch ein Problem auftritt, kann es an Ort und Stelle gelöst werden, manchmal sogar bevor es überhaupt auftritt. Denn mit netzwerkweiten Analysen und prädiktiver Modellierung können Probleme vorhergesehen und gelöst werden, lange bevor der Nutzer daran denkt, ein Trouble Ticket zu erstellen).

Bei Zero Touch muss der Endnutzer vielleicht nie mit einem Techniker sprechen oder ihn treffen. Aber der Techniker ist immer noch da und sorgt aus der Ferne dafür, dass alles reibungslos läuft.

Integrierte Sicherheit, Datenschutz und Compliance

Die Notwendigkeit, Anwendungen und Daten sicher zu halten, ist kein Argument. Aber da sich die Art und Weise, wie wir arbeiten, verändert hat, müssen sich auch die Sicherheitsmodelle anpassen. Und das ist unser viertes Muss: Datensicherheit, Schutz der Privatsphäre und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften in einem einzigen, integrierten Ganzen.

Die traditionelle Sicherheit (wie bei den meisten VPNs) leitet die Authentifizierung und Anmeldung über die Daten Center. Es ist wie bei den Dorfbewohnern im mittelalterlichen Europa, die zur Burg gehen: ein einziger Ort der Autorität für alle. Aber wie bei der Feudalgesellschaft gibt es auch bei diesem Modell Probleme. Es lässt sich nicht gut skalieren, da es im Kern zusätzliche Ressourcen benötigt. Es basiert mehr auf der Authentifizierung des Geräts als der Person und ebnet den Weg für die Verwendung von Schlüsseln und Passwörtern durch bösartige Akteure. Vor allem aber gilt: "Wer einmal drin ist, ist drin": Ein einziger Einbruch kann dazu führen, dass sich Black Hats in Ihrem gesamten Netzwerk breit machen.

Der moderne Ansatz ist ZTNA, oder "Zero Trust Network Access". Und das ist unser viertes Must-have. Anstelle der Authentifizierung im Kern des Unternehmens erfolgt die Authentifizierung bei ZTNA am Rande des Unternehmens: am Rande der Burg, nicht im Thronsaal. Dieses Modell lässt sich viel besser skalieren, und - was noch wichtiger ist - es basiert auf Rollen und Regeln, die die Person und nicht ihr Gerät autorisieren und nur den Zugriff auf die Anwendungen und Daten gewähren, die sie benötigen. Dies bringt eine ganze Reihe von Vorteilen mit sich. Compliance kann zum Beispiel verlangen, dass ein Mitarbeiter ein bestimmtes Dokument sehen kann, ein Anderes aber nicht, oder dass er das Dokument nur im Büro sehen kann, aber nicht, wenn er von zu Hause aus arbeitet. Dies kann als dauerhafte Richtlinie für eine bestimmte Arbeitsrolle festgelegt werden. Selbst wenn ein Hacker eindringt , ist seine Beute auf eine winzige Teilmenge der Unternehmensressourcen beschränkt, auf die er über verschlüsselte Tunnel zugreift und die meist nicht einmal für seine schändliche Malware sichtbar sind. So wird ZTNA die Zukunft. Das alles passiert draußen am Zaun.

Eine ganz neue Ebene der Mitarbeitererfahrung und des Engagements

Unser letztes Must-Have betrifft eine Softwarekategorie, die so neu ist, dass die meisten Unternehmen noch nicht einmal davon gehört haben. Sie wird unter dem Namen EXP bekannt: Employee Experience.

Vereinfacht gesagt, bringt EXP das zurück, was bei der Telearbeit wegfällt: den Trubel im Büro, die spontanen Gespräche, die zufälligen Begegnungen in Fluren und Aufzügen. Es geht darum, einen Weg zu finden, den Trubel des Bürolebens in einer digitalen Erfahrung mit niemandem im Büro wiederherzustellen. 

Warum ist das nützlich? Weil die Kultur nicht auf der Grundlage von Leitbildern und Vorstandsbeschlüssen entsteht. Sie liegt in den stillschweigenden und impliziten, den subtilen sozialen Hinweisen, die die Mitarbeiter von ihren Mitmenschen aufnehmen. Ihre Kleiderordnung mag leger sein - aber hat das jemand dem neuen Mitarbeiter gesagt, der gerade in einem Savile Row-Anzug aufgetaucht ist? Wird ein ordentlicher Typ in einer kreativen Abteilung voller unordentlicher Schreibtische zurechtkommen?

In der Atmosphäre eines Büros lernt man, miteinander auszukommen und herauszufinden, wie die Dinge ablaufen. Vieles davon liegt in den kleinen Dingen. Deshalb ermöglicht EXP-Software "Kleinigkeiten" wie Mitarbeiterchats, Bedienungsanleitungen und das, was heute in der Kantine gekocht wird. Die Kleinigkeiten, die aus einer Gruppe von Einzelpersonen ein Team machen, das gut miteinander auskommt. 

Es gibt noch einen weiteren Vorteil von EXP, der manchmal als "soziale Metrik" bezeichnet wird. Wenn Manager sehen können, wer produktiv ist und wer sich abmüht, hilft ihnen das bei Entscheidungen von Gehaltsüberprüfungen bis hin zu Schulungsplänen. Durch die Überprüfung der Leserschaft einer Mitteilung des Geschäftsführers kann das Verständnis für eine neue Regel überprüft werden. Natürlich muss dies sehr, sehr sorgfältig abgewogen werden: Es ist ein schmaler Grat zwischen Hilfeleistung und Big Brothering. Aber die Möglichkeiten für EXP sind riesig, was es zu unserem letzten Must-have macht.

Fazit: Eine Zukunft voller Chancen

Tools und Anwendungen für diesen digitalen Arbeitsplatz der Zukunft gibt es schon heute - und Getronics kann Ihnen dabei helfen, sie sinnvoll zu nutzen. Denn das ist unser Geschäft: Ihnen zu ermöglichen, in einer Welt und an einem Arbeitsplatz zu wachsen, die sich für immer verändert haben. Dabei geht es nicht nur um die Kommunikation, sondern auch um die Förderung von Beziehungen zwischen Menschen. Wenn Sie bereit sind, kontaktieren Sie Getronics hier.