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Les 5 incontournables de l'environnement de travail numérique

Stephen Homer

Responsable du portfolio Digital Workplace

Dans cet article :

La technologie liée au lieu de travail est aujourd'hui partout. Dans les appareils de toutes formes, depuis les montres portables jusqu'aux racks de serveurs. Dans les centaines de processus semi-automatisés, où chaque interaction est un point de données. Et dans les milliers d'applications, dédiées à la productivité personnelle jusqu'à l'infrastructure d'entreprise. La question qui se pose est la suivante : alors que le Covid-19 est passé du stade de pandémie à celui d'endémie, et que la culture d'entreprise a probablement changé à jamais, quelles sont les applications qui comptent vraiment ? 

Les 5 incontournables du Digital Workplace

Pour répondre à cette question, Stephen Homer, de Getronics, suggère de faire prendre du recul. Il faut s'éloigner des fournisseurs et des applications et se tourner vers les fonctionnalités et les méthodologies de plus haut niveau dont l'environnement de travail numérique a besoin pour rester productif. Il pense que d'ici un an ou deux, cinq technologies clés - certaines déjà connues, d'autres émergentes - ne seront pas seulement agréables à utiliser, mais des indispensables de l'environnement de travail numérique. 

Certaines personnes seront d'accord. D'autres ne se rendront peut-être même pas compte de leur nécessité. Et au moins une est un concept largement nouveau, qui définit encore son espace de marché. Ce qui est sûr, c'est que cette liste n'est pas la même qu'il y a dix (ou même deux) ans. 

Plongeons dans le vif du sujet, en commençant par celle qui est au-delà de toute discussion.

Les services cloud évoluent en espaces de travail cloud

Chaque travailleur doit être connecté - et cette étape est en grande partie terminé. Le haut débit domestique a permis de faire face à deux années de réunion business sur Zooms le jour et Netflix la nuit ; le WiFi généralisé a permis aux gens de travailler depuis la table de la cuisine aussi facilement que depuis la chambre d'amis. Mais à mesure que nous évoluons vers un monde post-pandémique, le cloud devient plus important que juste pour la connectivité.

Jusqu'à présent, on constate que seul un tiers des employés de bureau sont retournés à leur bureau à plein temps. Un autre tiers n'y passe qu'un jour ou l'autre. Et jusqu'à un tiers pourrait ne jamais y retourner du tout. Mais toutes ces personnes ont besoin - et méritent - le même accès aux applications, aux données et au support. Ce qui signifie qu'un espace de travail complet basé sur le cloud est notre première nécessité pour ce nouveau monde.

Un espace de travail cloud n'est pas seulement un service global "d'applications dans le cloud". Si c'est un début, un véritable espace de travail cloud offre une expérience équivalente à celle d'un siège social en briques et mortier : un espace partagé où les gens interagissent, échangent des informations, forment des équipes improvisées et accomplissent leur travail. En d'autres termes, le travail ressemble à l'entreprise commune qu'il est, avec une compréhension partagée dans toute l'entreprise, basée sur les mêmes idées et informations. Et la façon dont ils s'y connectent ou le dispositif qu'ils utilisent pour le faire ne devrait pas avoir d'importance, pas plus que le fait de porter un costume gris ou bleu au bureau "physique".

C'est notre premier impératif : l'évolution des services cloud en espaces de travail numériques partagés, accessibles sur n'importe quel appareil, à tout moment. Mais pour en tirer le meilleur parti, il faut changer l'approche de ce bien le plus précieux : le travail d'équipe.

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Dans ce livre blanc, rédigé par Nitin Bhudia, responsable de la gestion et de l'ingénierie des services, nous allons explorer quelques-uns des plus grands changements de paradigme pour l'environnement de travail numérique, ainsi que des cas d'utilisation et des applications réelles pour mieux faciliter la vie de vos travailleurs numériques.

Services de collaboration et de communication de qualité

250 millions de personnes sont sur Microsoft Teams, contre 17 millions il y a seulement deux ans. WhatsApp est utilisé pour les affaires et le sens de "Zoom" a changé. Tout le monde est désormais habitué aux réunions virtuelles, même si elles s'accompagnent d'une certaine fatigue de l'écran.

Et c'est là le point critique. Pour être efficaces au cours de la prochaine décennie, les outils de collaboration et de communication que 80 % des employés utilisent doivent évoluer. Car la productivité ne se résume pas à voir des personnes sur un écran. Pensez à l'énergie supplémentaire qu'il faut déployer pour faire passer votre message lors d'un appel vidéo, et à l'énergie que cela peut vous coûter si vous le faites quatre, cinq, voire une douzaine de fois par jour. (Les psychologues appellent cela le "travail émotionnel".) Ce n'est pas viable pour les entreprises, ni pour la santé de leurs employés.

Nous en arrivons donc à notre prochaine étape : l'idée que le travail ne se résume pas à la communication. Il s'agit de co-création. Le sentiment que quelque chose d'utile est en train de naître grâce à vos efforts. Parler seul ne suffit pas ; les grandes idées naissent de bonnes relations et d'expériences communes.

C'est pourquoi l'équipe dans la salle de réunion semble déborder d'énergie, alors que les gens gribouillent sur les chevalets et collent des Post-Its partout. C'est le contexte dans lequel on sait que tout le monde s'est levé à 5 heures du matin, parce qu'il est important pour eux de contribuer. C'est même la pizza qu'ils partagent lorsque la dernière diapositive est terminée. 

Le prochain must-have ne fournira pas la pizza... pas encore. Mais il reproduira davantage la compréhension partagée et la culture commune qui ont traditionnellement prospéré dans l'environnement de bureau. Il s'agira d'environnements plus immersifs qui réuniront dans un même espace de collaboration ceux qui se trouvent dans une salle de réunion et ceux qui travaillent loin de chez eux, sans que les travailleurs à distance ne se sentent désavantagés. 

En résumé, cela signifie des applications plus intuitives, une vidéo de plus haute fidélité, un tableau blanc et un partage de documents plus intelligents. Cela peut même inclure la réalité virtuelle. Et avec davantage de "signaux" de communication disponibles, les travailleurs seront moins épuisés, ce qui signifie qu'ils seront plus heureux et plus productifs. 

De l'informatique "light touch" à l'informatique "zero touch".

Le modèle de services cloud a considérablement amélioré les choses, mais une trop grande partie du support informatique reste une boucle sans fin de "Avez-vous essayé de l'éteindre et de le rallumer ?". Il faut que cela change. C'est pourquoi notre troisième impératif pour la décennie à venir est l'informatique sans contact.

Dans le modèle "zero touch" (= "sans contact"), l'assistance est fournie à l'insu de l'utilisateur final, et sans la présence du sympathique informaticien. Les appareils sont approvisionnés en usine avec tous les logiciels et services, puis mis à disposition au moment de l'allumage en fonction du rôle et des autorisations de l'utilisateur. Idéalement, l'utilisateur se connecte une fois et a instantanément accès à toutes les ressources dont il a besoin. 

Et si un problème survient, il peut être résolu sur place, parfois avant même qu'il ne se produise. En effet, grâce à l'analyse et à la modélisation prédictive à l'échelle du réseau, les problèmes peuvent être prévus et résolus bien avant que l'utilisateur ne pense à émettre un ticket d'incident.

Dans le cas du zéro contact, l'utilisateur final peut ne jamais avoir besoin de parler ou de rencontrer un technicien. Mais le technicien est toujours là, et veille à distance à ce que tout fonctionne bien.

Les 5 incontournables du Digital Workplace

Sécurité, confidentialité et conformité intégrées

La nécessité de sécuriser les applications et les données n'est même pas un argument. Mais comme la façon dont nous travaillons a changé, les modèles de sécurité doivent faire de même. Et c'est là notre quatrième impératif : la sécurité des données, la protection de la vie privée et la conformité juridique sont combinées en un tout unique et intégré.

La sécurité traditionnelle (comme pour la plupart des VPN) fait passer l'authentification et la connexion par le centre de données. C'est comme si les villageois se rendaient au château dans l'Europe médiévale : un seul lieu d'autorité pour tous. Mais comme pour la société féodale, ce modèle pose des problèmes. Il n'est pas très évolutif et nécessite des ressources supplémentaires à la base. Il repose davantage sur l'authentification du dispositif que sur celle de la personne, ce qui ouvre la voie à l'utilisation de clés et de mots de passe par de mauvaises personnes. Par-dessus tout, c'est un modèle "une fois que vous êtes entré, vous êtes entré" : un seul point d'accès peut permettre aux hackers de se déplacer sur tout votre réseau.

L'approche moderne est le ZTNA, ou "Zero Trust Network Access" (accès réseau zéro confiance). Et c'est notre quatrième élément indispensable. Au lieu de l'authentification au cœur du réseau, le ZTNA authentifie à la périphérie: le périmètre du château, et non la salle du trône. C'est un modèle qui s'adapte beaucoup mieux et, plus important encore, il est basé sur des rôles et des règles, autorisant la personne plutôt que son appareil et accordant l'accès uniquement aux applications et aux données dont elle a besoin. Cette approche présente de nombreux avantages. La conformité peut exiger qu'un travailleur puisse voir tel document mais pas tel autre , ou qu'il puisse voir le document mais uniquement dans la suite bureautique, et non lorsqu'il travaille à domicile. Cela peut être défini comme une politique permanente pour un rôle professionnel donné. Ainsi même si un pirate s 'introduit dans l'entreprise, sa proie est limitée à un minuscule sous-ensemble de ressources de l'entreprise, auxquelles il accède par des tunnels cryptés et qui ne sont généralement pas visibles pour son logiciel malveillant. ZTNA est donc l'approche du futur. Tout se passe à l'extérieur de la clôture du périmètre.

Un tout nouveau niveau d'expérience et d'engagement des employés

Notre dernier must-have concerne une catégorie de logiciels si nouvelle que la plupart des entreprises n'en ont même pas entendu parler. Elle est de plus en plus connue sous le nom d'EXP : l'expérience des employés.

En d'autres termes, l'EXP rétablit ce que le travail à distance supprime : l'effervescence du bureau, les conversations impromptues, les rencontres fortuites dans les couloirs et les ascenseurs. Il s'agit de trouver un moyen de recréer l'ébullition de la vie de bureau dans une expérience numérique, sans personne au bureau. 

Pourquoi cela est-il utile ? Parce que la culture ne prend pas ses repères dans les déclarations de mission et les édits des conseils d'administration. Elle se trouve dans le tacite et l'implicite, les indices sociaux subtils que les travailleurs reçoivent des personnes qui les entourent. Votre code vestimentaire est peut-être décontracté, mais quelqu'un a-t-il prévenu le nouveau qui vient d'arriver en costume 3 points ? Quelqu'un de très organisé et un peu maniaque s'intègrera-t-il dans un département très créatif où les bureaux sont en désordre ?

C'est dans l'atmosphère d'un bureau que les gens apprennent à s'entendre, à découvrir comment les choses se font. Les petites choses comptent pour beaucoup. C'est pourquoi les logiciels d'EXP permettent d'accéder à des "petites choses" telles que les discussions entre employés, les manuels d'instructions et ce qui se prépare à la cantine aujourd'hui. Les petites choses qui transforment un ensemble d'individus en une équipe à l'aise les uns avec les autres. 

L'EXP présente un autre avantage, parfois appelé "métrique sociale". Lorsque les responsables peuvent voir qui est productif et qui a des difficultés, cela les aide à prendre des décisions allant de la révision des salaires aux plans de formation. En vérifiant le nombre de lecteurs d'une note du PDG, on peut vérifier le niveau de compréhension d'une nouvelle règle. Bien sûr, tout cela nécessite un équilibre très, très prudent : la frontière est mince entre l'aide et l'espionnage pur et simple. Mais les possibilités de l'EXP sont énormes, ce qui en fait notre dernier must-have.

Conclusion : un avenir plein d'opportunités

Les outils et les applications pour cet espace de travail numérique du futur existent aujourd'hui - et Getronics peut vous aider à leur donner un sens. Car c'est notre métier : vous permettre de prospérer dans un monde et un environnement de travail à jamais transformés. Et il s'agit tout autant de favoriser les relations entre les gens que de leur permettre de communiquer. Si vous êtes prêt, contactez Getronics ici.

Stephen Homer

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