Optimisation des coûts opérationnels - Commencez par votre Digital Workplace

Nous avons récemment étudié la manière dont les organisations se sont empressées de mettre en œuvre une stratégie de Digital Workplace lors de l'émergence de la pandémie de coronavirus au début de l'année 2020, et comment cela a impliqué que la majorité de ces environnements de travail ont été déployés sans aucune planification ou stratégie à long terme.  

En d'autres termes, ils n'étaient pas - et dans de nombreux cas, ne sont toujours pas - optimisés, ce qui peut créer des défis importants pour les organisations qui dépendent désormais d'eux au quotidien comme partie intégrante de leurs opérations.  

Non seulement ces environnements de travail numériques de l'ère pandémique n'étaient pas optimisés en général, mais ils ne l'étaient également - et ne le sont encore souvent pas - du point de vue des coûts. Les organisations étant aujourd'hui confrontées à d'importantes pressions inflationnistes, à une crise énergétique et à l'augmentation du coût des biens et des services, la nécessité de réaliser des économies n'a jamais été aussi grande. 

Optimisation des coûts du Digital Workplace 

Le succès de l'environnement de travail numérique dépend fortement de l'optimisation de la technologie et des processus pour répondre aux besoins de l'organisation, mais aussi de l'assurance que l'argent n'est pas gaspillé.  

Selon le rapport 2022 State of the Cloud de Flexera, jusqu'à 32 % des dépenses cloud sont gaspillées parce que les équipes manquent souvent de visibilité sur ce qui est nécessaire pour s'assurer que l'organisation obtient de la valeur pour chaque centime dépensé - en d'autres termes, elles n'ont ni pensé ni mis en œuvre de stratégie FinOps et ne peuvent donc pas prendre de décisions éclairées sur l'affectation des coûts.  

Nos propres données tirées de 4 millions d'abonnements d'utilisateurs finaux à Microsoft 365 révèlent la même chose : Entre 17% et 37% des dépenses de licences des utilisateurs finaux sont gaspillées. Il ne s'agit pas de licences non attribuées, mais plutôt d'utilisateurs qui n'utilisent pas certains éléments de leur licence, ce qui signifie qu'ils pourraient être déclassés vers des alternatives plus rentables.  

Toute stratégie FinOps commence par l'analyse de l'état de votre déploiement d'environnement de travail numérique afin de recueillir des données et d'établir des KPI pour réaliser des économies. En tant qu'expert mondial du Future of Work et du Digital Workplace, Getronics peut vous aider à y parvenir.  

5 opportunités clés d'optimisation des coûts 

Évaluation des licences 

Les responsables informatiques ne peuvent pas optimiser les coûts de l'environnement de travail numérique et réaliser des économies sans une compréhension claire des actifs déployés dans l'organisation et de la manière dont ils sont utilisés par les employés pour atteindre les objectifs à long terme de l'entreprise.  

L'un des moyens d'obtenir cette visibilité est de procéder à une évaluation des licences afin de faire le point sur les logiciels déployés au sein de l'entreprise. Plus de 80 % des entreprises avec lesquelles nous discutons disposent de trop de licences et paient inutilement pour des licences qui ne sont pas utilisées.  

En revanche, une évaluation des licences permet aux responsables informatiques de supprimer toutes les licences redondantes et de mettre en place un système de licences basé sur les personas, qui prend en compte les licences nécessaires à chaque personne et les attribue en fonction de leurs besoins réels.  

Device as a Service 

Le modèle "Device as a Service" (DaaS) permet aux organisations d'acquérir du matériel tel que des PC, des smartphones et des tablettes sous la forme d'un service payant qui peut être augmenté ou réduit en fonction des besoins de l'organisation. Plutôt que de payer pour un nombre X d'appareils, les organisations paient simplement un montant mensuel fixe pour les appareils dont elles ont besoin.   

Le DaaS est devenu un élément essentiel de nombreux modèles de Digital Workplace avec l'augmentation du travail à distance et hybride, en raison du besoin de flexibilité inérent. Comprenant souvent les sauvegardes, le suivi des actifs, la sécurité et l'élimination en fin de vie, le DaaS allège le fardeau de la gestion des ressources informatiques tout en offrant une meilleure visibilité sur la stature informatique d'une organisation, ce qui peut aider les décideurs à mieux planifier les investissements.  

BYOD - Utilisation des appareils personnels 

Les environnements de travail numériques optimisés sont plus propices aux systèmes de sécurité basés sur le persona, ce qui ouvre les portes à des possibilités plus sûres de BYOD (bring-your-own-device) - la tendance consistant à permettre aux employés d'utiliser leurs appareils personnels pour se connecter aux réseaux de l'organisation et accéder aux systèmes liés au travail.  

Le BYOD sécurisé peut permettre aux organisations de réaliser d'importantes économies, car il nécessite moins d'investissements dans les appareils et le matériel. Le BYOD nécessite toutefois des mesures de sécurité rigoureuses. En effet, l'accès d'un appareil personnel au réseau d'une organisation peut présenter de sérieux risques de sécurité si des mesures de protection et des politiques de sécurité ne sont pas mises en place. 

Gestion du cycle de vie pilotée par l'IA 

L'intelligence artificielle (IA) offre la possibilité de générer des mesures et données en temps réel sur la santé, la croissance et les facteurs de risque d'un produit. Cette visibilité conduit naturellement à une meilleure gestion du cycle de vie des produits, car l'IA prédit les défaillances, anticipe les correctifs et prévient des mises à jour logicielles. Ce niveau de visibilité peut également permettre de meilleures solutions de financement, car les décideurs peuvent voir quand et pourquoi les produits sont sur le point de tomber en panne.   

"Les entreprises utilisaient généralement un modèle de rafraîchissement quinquennal pour "mettre à jour" leur infrastructure numérique. Cela produisait un graphique en dents de scie lorsqu'il s'agissait de cartographier la maturité numérique au fil du temps. Les fournisseurs d'espaces de travail cloud, Google et Microsoft, fournissent constamment de nouvelles fonctionnalités et de nouvelles fidélités pour que les entreprises restent à la page. Lesentreprises doivent donc adopter une stratégie d'optimisation continue en s'appuyant sur des outils numériques d'analyse et de conseil en temps réel", déclare Stephen Homer, Digital Workplace Portfolio Manager chez Getronics.  

Smart Spaces et économie d'énergie  

Les organisations qui utilisent encore des bureaux physiques peuvent réaliser une optimisation significative des coûts grâce à une gestion des installations plus efficace sur le plan énergétique. Des solutions simples, telles que l'éclairage activé par le mouvement et l'utilisation des données FM pour déterminer quand les systèmes CVC doivent être activés, peuvent permettre de réaliser des économies considérables sur les coûts de l'énergie.  

Les smart spaces, ou bâtiments intelligents, peuvent également aider les organisations à économiser de l'argent en réduisant la quantité de immobilier nécessaire. Les salles de réunion, les bureaux, les casiers et les places de parking fonctionnent généralement mieux grâce aux systèmes de réservation, permettant aux organisations d'utiliser moins d'espace physique pour le même nombre d'employés.  

Lancez votre d'optimisation des coûts avec Getronics 

Ces cinq aspects peuvent bien sûr être optimisés séparément par votre équipe, mais il est beaucoup plus judicieux de les mettre en œuvre ensemble en collaborant avec un partenaire de confiance pour votre projet d'optimisation des coûts. Getronics est un leader mondial dans le domaine du Digital Workplace, et notre mission est de maximiser le potentiel de votre entreprise grâce à nos puissantes solutions technologiques. 

Avec une équipe de plus de 4 000 spécialistes répartis dans 22 pays, nous sommes particulièrement bien placés pour fournir des services numériques complets de bout en bout qui stimulent la croissance, réduisent les coûts et apportent des bénéfices réels et quantifiables. Depuis le lancement de notre service de Digital Workplace, nous avons aidé plus de 1,5 million d'utilisateurs dans plus de 1 000 organisations, et les chiffres ne cessent de croître.  

S'il est temps pour votre environnement de travail numérique d'évoluer, prenez contact avec un expert Getronics dès aujourd'hui et donnez le coup d'envoi à votre transformation digitale.