5 façons d'éliminer les frictions et d'optimiser votre Digital Workplace

L'environnement de travail numérique existe depuis longtemps, mais ce n'est qu'avec la pandémie de coronavirus qu'il est entré dans les mœurs. Les organisations ont été brusquement plongées dans le travail à distance et ont dû accepter ce que l'on appelait alors la nouvelle normalité.  

Ces espaces de travail numériques ont été déployés en grande majorité comme une solution urgente à un défi nouveau et inattendu, et l'on peut dire que la plupart des organisations n'étaient pas prêtes. En conséquence, la majorité de ces espaces de travail numériques ont été déployés sans le soutien d'une planification à long terme ou d'une stratégie bien pensée.  

C'était compréhensible à l'époque. La plupart des directions générales n'avaient tout simplement pas le temps d'élaborer des plans détaillés pour le travail hybride face à une pandémie émergente. Après tout, beaucoup pensaient que les fermetures pour cause de pandémie ne dureraient que quelques semaines - les travailleurs pourraient alors retourner au bureau. Ou pas. 

Les environnements de travail numériques sont là pour durer 

Bien que les approches hybrides soudaines et les environnements de travail numériques que les organisations ont adoptés à l'époque étaient corrects, ils étaient - et dans de nombreux cas, ils sont encore - loin d'être optimisés. Elles n'ont jamais été conçues comme des solutions permanentes, mais seulement comme des solutions temporaires.  

Mais les mentalités ont changé. Le consensus est que le travail à distance et hybride n'est pas près de disparaître. 48 % des cadres estiment que le travail à distance/hybride a rendu leur équipe plus productive, et 20 % des travailleurs seraient prêts à renoncer à 10 % de leur salaire pour une semaine de travail de quatre jours, selon Owl Labs.  

Si vous êtes l'une des nombreuses organisations qui cherchent à maintenir des politiques de travail à distance et/ou hybride à long terme, vous devez réfléchir sérieusement à la question de savoir si votre configuration actuelle est optimisée.  

Oui, cela peut fonctionner, mais est-ce efficace et productif ? Si ce n'est pas le cas, vous devez envisager l'optimisation de votre Digital Workplace.  

Optimisation du Digital Workplace 

Un environnement de travail numérique est un environnement où la technologie est largement exploitée pour faciliter et rationaliser les processus de travail, la communication, la collaboration et le partage d'informations entre les employés. Il utilise divers outils, plateformes et solutions numériques pour créer un écosystème cohérent qui transcende les frontières physiques. 

L'optimisation du Digital Workplace s'intéresse donc à la manière dont les processus numériques peuvent être améliorés et renforcés pour réduire les coûts opérationnels, rationaliser les flux de travail des employés, augmenter la productivité, favoriser la cohésion et la communication, et bien plus encore. Fondamentalement, il s'agit de tirer parti de diverses solutions numériques pour créer un environnement de travail intégré, convivial et efficace. 

Plusieurs questions doivent être posées pour déterminer si votre Digital Workplace est optimisé : 

• Notre environnement de travail numérique est-il conçu en fonction des résultats de l'entreprise ? 
• Avons-nous recueilli les avis et les commentaires des employés avant le déploiement ? 
• Avons-nous évalué les souhaits et les besoins de la main-d'œuvre avant le déploiement ? 
• Avons-nous créé différents personas pour évaluer comment les groupes pourraient être touchés ? 

• Quels sont les besoins de ces personas ? 
• Quelles sont leurs exigences spécifiques ? 

• Les employés ont-ils adopté notre environnement de travail numérique, ou y a-t-il des résistances ? 
• Recueillons-nous des données et des analyses pour évaluer les statistiques d'utilisation de l'environnement de travail ?  
• Avons-nous conçu un environnement de travail centré sur l'humain ? 

• Ses services sont-ils conçus en fonction de nos collaborateurs ? 
• Cela facilite-t-il leur collaboration ? 
• Les soutient-il et les responsabilise-t-il ? 

Si vous répondez par la négative à ces questions, il y a de fortes chances que votre environnement de travail numérique soit le fruit d'une précipitation due à la pandémie et qu'il ait besoin d'un peu de remise à niveau.  

Approche de l'optimisation du Digital Workplace 

L'optimisation est fondamentalement une opération de "right-sizing" qui fournit à chaque employé et à chaque fonction les outils et les services dont ils ont besoin, rien de plus. Ce n'est pas si compliqué en fait.  

Cela dit, il ne s'agit pas seulement d'une situation " si ceci, alors cela" . L'optimisation doit également porter sur la manière dont ces outils et services sont utilisés et chercher à promouvoir un accès transparent à partir des appareils et des lieux nécessaires. Ce faisant, elle permet de faire apparaître le bon niveau de données et d'informations en fonction des rôles, d'améliorer l'expérience des employés, de réduire les frictions et d'augmenter la productivité globale de l'organisation.  

En substance, un environnement de travail numérique optimisé fournit aux employés un écosystème d'outils de collaboration pour travailler à distance - que ce soit entièrement à distance ou par le biais d'un modèle hybride. Ce faisant, il permet ce qui suit : 

• Une communication et une collaboration sans faille entre des employés dispersés. 
• Efficacité et productivité accrues grâce à la technologie digitale. 
• La transformation digitale et l'innovation dans l'ensemble des opérations. 

Il n'existe pas de stratégie unique ou de référence en la matière. Chaque organisation doit aborder l'optimisation en fonction des spécificités de son propre environnement de travail numérique. L'un de ses principes clés est toutefois l'élimination des frictions numériques ce qui prévient, entre autres, la fatigue décisionnelle, les vulnérabilités techniques, le détachement des employés et les risques liés à la protection de la vie privée.  

Voici cinq façons d'éliminer les frictions dans votre environnement de travail numérique :

Les frictions numériques décrivent les efforts inutiles que les employés doivent déployer lorsqu'ils interagissent avec la technologie dans l'environnement de travail. Ces frictions se manifestent sous diverses formes, telles que les étapes supplémentaires nécessaires à l'accomplissement de tâches routinières, la nécessité de passer d'une application à l'autre pour accéder à l'information et les workflows compliqués qui nuisent à l'accomplissement d'un travail utile. 

1. Contrôles d'identité et d'accès 

L'objectif premier de la gestion des identités et des accès (IAM) est de permettre aux personnes autorisées d'accéder en toute transparence à votre environnement de travail numérique. Grâce à des outils tels que l'authentification unique, les employés peuvent se connecter une seule fois et accéder à tout ce dont ils ont besoin dans le cadre de leur fonction. Cet objectif doit être concilié avec les besoins en matière de sécurité, et de nombreux services convergent pour inclure un accès conditionnel afin d'y parvenir, par exemple en vérifiant des éléments tels que l'emplacement de l'appareil.  

2. Confidentialité des données et gouvernance 

La protection des données n'a plus besoin d'être présentée. Elle nous a été inculquée ces dernières années avec l'émergence d'efforts législatifs tels que la RGPD de l'UE. Cela dit, une bonne gouvernance des données se prête à l'élimination des frictions en supprimant les obstacles inutiles lors de l'accès aux données et aux informations grâce à des solutions telles que le marquage de la sensibilité et les règles d'accès conditionnel. Ceci est lié aux contrôles d'accès basés sur les rôles et est un must pour un environnement de travail numérique optimisé.  

3. Bien-être des employés 

Les environnements de travail numériques ne devraient pas se limiter au... travail. Ils constituent un point de contact essentiel entre une organisation et ses employés et, à ce titre, il existe des outils qui peuvent être utilisés pour recueillir des informations sur le bien-être des employés. Ces outils permettent non seulement d'apporter un meilleur soutien managérial aux travailleurs hybrides et à distance, mais aussi de donner aux employés les moyens de gérer et d'optimiser leurs flux de travail.  

4. Gestion des appareils de l'utilisateur final 

Les responsables informatiques doivent avoir une vue d'ensemble des appareils de l'entreprise que les employés utilisent dans le cadre de leur travail. Cela est important non seulement du point de vue de la sécurité, pour s'assurer que les protocoles, les mises à jour et les correctifs sont en ordre, mais aussi du point de vue de la compréhension des usages.  

L'analyse des appareils peut vous en apprendre beaucoup sur la façon dont les employés utilisent l'environnement de travail numérique, ce qui vous permet d'optimiser les performances, d'améliorer l'allocation des ressources et de gérer les coûts. Envisagez également de proposer davantage de fonctionnalités informatiques en libre-service et d'auto-réparation pour permettre aux employés de s'approprier leur environnement technologique, par exemple en autorisant le téléchargement de logiciels afin d'éviter les longs processus d'approbation.  

5. Formation et développement 

Lorsque le monde est passé au travail à distance en 2020, de nombreuses organisations ont supposé que leurs employés allaient s'y faire comme des poissons dans l'eau. Il est évident que cela n'aurait jamais pu être le cas. Tout le monde n'est pas doué pour la technologie, et les environnements de travail numériques peuvent exclure ceux qui ne le sont pas. Trouvez des moyens d'intégrer une formation et un développement axés sur votre environnement de travail numérique afin d'uniformiser les règles du jeu et de veiller à ce que tous les employés puissent en tirer le meilleur parti.  

Prêt à optimiser votre Digital Workplace?  

Lorsque vous pensez à l'optimisation de l'environnement de travail numérique, il est naturel de se concentrer sur les coûts - que nous avons abordé dans un article récent - mais l'optimisation de votre environnement de travail numérique dans son ensemble peut apporter toute une série d'avantages à long terme.  

L'optimisation de votre environnement de travail numérique en veillant à ce qu'il soit mobile et adaptatif, régulièrement mis à jour pour répondre à l'évolution des objectifs de l'organisation et accessible à tous, permettra non seulement de réaliser d'importantes économies, mais aussi d'améliorer l'expérience globale des employés, leur engagement, leur productivité et, en fin de compte, l'expérience utilisateur et client.  

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