Equipo editorial de Getronics
En este artículo:
El puesto de trabajo digital existe desde hace tiempo, pero no fue hasta la pandemia de coronavirus cuando se generalizó. Cuando las organizaciones se vieron abocadas bruscamente al trabajo a distancia, se vieron obligadas a aceptar lo que entonces se denominó la nueva normalidad.
En su inmensa mayoría, estos lugares de trabajo digitales se implantaron como solución urgente a un reto nuevo e inesperado, y cabe afirmar que la mayoría de las organizaciones no estaban preparadas para ello. En consecuencia, la mayoría de estos puestos de trabajo digitales se implantaron sin el respaldo de una planificación a largo plazo o una estrategia bien pensada.
Esto era comprensible en aquel momento. La mayoría de las C suites simplemente no tenían tiempo para elaborar planes exhaustivos de trabajo híbrido ante una pandemia emergente. Después de todo, muchos pensaban que los cierres por pandemia sólo durarían unas semanas y que los trabajadores podrían volver a la oficina. O no.
El puesto de trabajo digital ha llegado para quedarse
Aunque los repentinos enfoques híbridos y los puestos de trabajo digitales que las organizaciones adoptaron en su momento estaban bien, estaban -y en muchos casos, siguen estando- lejos de estar optimizados. Nunca se pretendió que fueran soluciones permanentes, solo temporales.
Sin embargo, la situación ha cambiado. El consenso es que el trabajo a distancia e híbrido no va a desaparecer. El 48% de los directivos cree que el trabajo remoto/híbrido ha hecho que su equipo sea más productivo, y el 20% de los trabajadores estaría dispuesto a renunciar al 10% de su salario por una semana laboral de 4 días, según Owl Labs.
Si usted es una de las muchas organizaciones que desean mantener políticas de trabajo remoto y/o híbrido a largo plazo, debe pensar seriamente si tu configuración actual está optimizada.
Sí, puede que funcione, pero ¿lo hace de forma eficaz y productiva? Si no es así, debes plantearte la optimización del puesto de trabajo digital.
Optimización digital del puesto de trabajo
Un puesto de trabajo digital es un entorno en el que la tecnología se aprovecha al máximo para facilitar y agilizar los procesos de trabajo, la comunicación, la colaboración y el intercambio de información entre los empleados. Utiliza diversas herramientas, plataformas y soluciones digitales para crear un ecosistema cohesionado que trasciende las fronteras físicas.
Por lo tanto, la optimización del puesto de trabajo digital examina las formas de mejorar y potenciar los procesos digitales para reducir los costes operativos, agilizar los flujos de trabajo de los empleados, aumentar la productividad, permitir la cohesión y la comunicación, etc. Fundamentalmente, implica aprovechar diversas soluciones digitales para crear un entorno de trabajo integrado, fácil de usar y eficiente.
A la hora de decidir si tu puesto de trabajo digital está optimizado, debes plantearte varias preguntas:
- ¿Está nuestro puesto de trabajo digital diseñado en torno a los resultados de negocio?
- ¿Hemos recabado las opiniones y comentarios de los empleados antes de la implantación?
- ¿Hemos evaluado los deseos y necesidades de los trabajadores antes del despliegue?
- ¿Creamos diferentes personas para evaluar cómo podrían verse afectados los grupos?
- ¿Qué necesitan estas personas?
- ¿Cuáles son sus requisitos específicos?
- ¿Han adoptado los empleados nuestro puesto de trabajo digital, o hay resistencia?
- ¿Recogemos datos y análisis para evaluar las estadísticas de uso del lugar de trabajo?
- ¿Hemos diseñado un puesto de trabajo centrado en el ser humano?
- ¿Están tus servicios diseñados en torno a las personas?
- ¿Ayuda la forma en que colaboran?
- ¿Les apoya y les capacita?
Si tu respuesta a estas preguntas es negativa, lo más probable es que tu puesto de trabajo digital sea producto de la prisa inducida por la pandemia y necesite un poco de cariño.
Cómo abordar la optimización digital del puesto de trabajo
La optimización es fundamentalmente una operación de dimensionamiento que proporciona a cada empleado y función laboral las herramientas y servicios que necesita, nada más. No hay que darle demasiadas vueltas a las cosas.
Dicho esto, se trata de algo más que una situación de "si esto, entonces aquello ". La optimización también debe tener en cuenta cómo se consumen estas herramientas y servicios y tratar de promover un acceso sin fisuras desde los dispositivos y ubicaciones necesarios. De este modo, se ayuda a obtener el nivel adecuado de datos e información en función de las funciones, se mejora la experiencia de los empleados, se reduce la fricción y se aumenta la productividad general de la organización.
En esencia, un puesto de trabajo digital optimizado proporciona a los empleados un ecosistema de herramientas de colaboración para trabajar a distancia, ya sea de forma totalmente remota o mediante un modelo híbrido. Al hacerlo, permite lo siguiente:
- Comunicación y colaboración sin fisuras entre empleados separados.
- Mayor eficiencia y productividad gracias a la tecnología digital.
- Transformación digital e innovación en todas las operaciones.
No existe una estrategia única o estándar para ello. Cada organización debe enfocar la optimización en función de los méritos de su propio puesto de trabajo digital. Sin embargo, uno de sus principios clave es la eliminación de la fricción digital que, entre otras cosas, evita la fatiga en la toma de decisiones, las vulnerabilidades técnicas, el desapego de los empleados y los riesgos para la privacidad.
Aquí tienes cinco formas de eliminar la fricción en tu puesto de trabajo digital:
La fricción digital describe el esfuerzo innecesario que deben realizar los empleados al interactuar con la tecnología en el puesto de trabajo. Esta fricción se manifiesta de varias formas, como los pasos adicionales necesarios para completar tareas rutinarias, la necesidad de cambiar entre varias aplicaciones para acceder a la información y los flujos de trabajo complicados que restan sentido al trabajo.
1. Controles de identidad y acceso
El objetivo principal de la gestión de identidades y accesos (IAM) es proporcionar a las personas autorizadas un acceso sin fisuras a su puesto de trabajo digital. Con herramientas como el inicio de sesión único, los empleados pueden registrarse una sola vez y acceder a todo lo que necesitan para su función. Esto debe equilibrarse con las necesidades de seguridad, y muchos servicios convergen para incluir el acceso condicional a fin de lograrlo, es decir, comprobando aspectos como la ubicación del dispositivo.
2. Protección de datos y gobierno
La privacidad de los datos no necesita presentación. Se nos ha inculcado en los últimos años con la aparición de iniciativas legislativas como el GDPR de la UE. Dicho esto, un buen gobierno de los datos se presta a eliminar fricciones suprimiendo barreras innecesarias a los datos y la información mediante soluciones como el etiquetado de sensibilidad y las reglas de acceso condicional. Esto, unido a los controles de acceso basados en funciones, es imprescindible para optimizar el entorno de trabajo digital.
3. Bienestar de los empleados
El puesto de trabajo digital no debería ser sólo... bueno, trabajo. Actúan como punto de contacto principal entre una organización y sus empleados y, como tales, existen herramientas que pueden utilizarse para recopilar información sobre el bienestar de los empleados. Estas herramientas no solo permiten mejorar el apoyo a la gestión de los trabajadores híbridos y remotos, sino que también permiten a los empleados gestionar y optimizar sus flujos de trabajo.
4. Gestión de dispositivos de usuario final
Los responsables de TI deben tener una supervisión completa de los dispositivos de la empresa que los empleados utilizan para trabajar. Esto no solo es importante desde el punto de vista de la seguridad para garantizar que los protocolos, las actualizaciones y los parches están en orden, sino también desde el punto de vista de la información.
El análisis de dispositivos puede decirte mucho sobre cómo los empleados interactúan con el puesto de trabajo digital, permitiéndote optimizar el rendimiento, mejorar la asignación de recursos y gestionar los costes. Asimismo, considera la posibilidad de ofrecer más funciones de autoservicio y autorrecuperación de TI para que los empleados se hagan cargo de su entorno tecnológico, por ejemplo, permitiendo la descarga de software para evitar largos procesos de aprobación.
5. 5. Formación y desarrollo
Cuando el mundo pasó al trabajo a distancia en 2020, muchas organizaciones supusieron que sus empleados se lanzarían como patos al agua. Obviamente, esto nunca podría haber sido así. No todo el mundo es experto en tecnología, y los puestos de trabajo digitales pueden ser excluyentes para quienes no lo son. Busca formas de incorporar la formación y el desarrollo centrados en tu puesto de trabajo digital para ayudar a nivelar el terreno de juego y garantizar que todos los empleados puedan aprovechar todo su potencial.
¿Listo para optimizar tu puesto de trabajo digital?
Cuando se piensa en la optimización del puesto de trabajo digital, es natural centrarse en el dinero -de lo que hablamos en un artículo reciente-, pero optimizar el puesto de trabajo digital en su conjunto puede reportar toda una serie de beneficios a largo plazo.
Optimizar tu puesto de trabajo digital garantizando que sea móvil y adaptable, que se actualice periódicamente para adaptarse al ritmo cambiante de los objetivos de la organización y que sea accesible para todos te ayudará no solo a conseguir un importante ahorro de costes, sino también a mejorar la experiencia general de los empleados, el compromiso, la productividad y, en última instancia, la experiencia del cliente.
Si aún no estás seguro de por dónde empezar con tu optimización, ¿por qué no te asocias con los expertos de Getronics? Somos líderes en transformación digital y nuestra misión es maximizar el potencial de su negocio con nuestras soluciones tecnológicas.
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