5 maneiras de eliminar o atrito e otimizar seu local de trabalho digital

O Digital Workplace já existe há algum tempo, mas não foi durante a pandemia do coronavírus que ele se tornou popular. Como as organizações foram abruptamente mergulhadas no trabalho remoto, elas foram forçadas a aceitar o que foi então chamado de "novo" normal.  

Esses Digital Workplaces foram implantados, em sua maioria, como uma solução urgente para um desafio novo e inesperado, e é seguro dizer que a maioria das organizações não estavapreparadas para isso. Consequentemente, a maioria desses Digital Workplaces foi implantada sem o apoio de um planejamento de longo prazo ou de uma estratégia bem pensada.  

Na época, isso era compreensível. A maioria dos executivos nível C simplesmente não tinha tempo para elaborar planos completos para o trabalho híbrido diante de uma pandemia emergente. Afinal, muitos pensavam que os lockdowns pandêmicos durariam apenas algumas semanas - os trabalhadores poderiam então retornar ao escritório. Ou não. 

Os Digital Workplaces vieram para ficar 

Embora as abordagens híbridas repentinas e os Digital Workplace que as organizações adotaram na época fossem bons, eles estavam - e, em muitos casos, ainda estão - longe de serem otimizados. Elas nunca foram planejadas para serem soluções permanentes, apenas temporárias.  

No entanto, as atitudes mudaram. O consenso é que o trabalho remoto e híbrido não está desaparecendo. 48% dos gerentes acreditam que o trabalho remoto/híbrido tornou sua equipe mais produtiva, e 20% dos trabalhadores estariam dispostos a abrir mão de 10% de seu salário para ter uma semana de trabalho de quatro dias, de acordo com a Owl Labs.  

Se você é uma das muitas organizações que pretendem manter políticas de trabalho remoto e/ou híbrido a longo prazo, precisa pensar seriamente se sua configuração atual está otimizada o suficiente.  

Sim, pode funcionar, mas será que funciona de forma eficiente e produtiva? Caso contrário, você precisa considerar a otimização do Digital Workplace.  

Otimização do local de trabalho digital 

Um Digital Workplaceé um ambiente em que a tecnologia é amplamente aproveitada para facilitar e otimizar os processos de trabalho, a comunicação, a colaboração e o compartilhamento de informações entre os funcionários. Ele usa várias ferramentas, plataformas e soluções digitais para criar um ecossistema coeso que transcende os limites físicos. 

A otimização do Digital Workplace, portanto, analisa como os processos digitais podem ser aprimorados e melhorados para reduzir os custos operacionais, simplificar os fluxos de trabalho dos funcionários, aumentar a produtividade, permitir a coesão e a comunicação e muito mais. Fundamentalmente, ela envolve o aproveitamento de várias soluções digitais para criar um ambiente de trabalho integrado, fácil de usar e eficiente. 

Há várias perguntas que você deve fazer a si mesmo ao tentar decidir se o seu Digital Workplace está otimizado, como, por exemplo 

• Nosso Digital Workplace foi projetado com base nos resultados comerciais? 
• Entendemos as opiniões e o feedback dos funcionários antes da implementação? 
• Avaliamos os desejos e as necessidades da força de trabalho antes da implementação? 
• Criamos diferentes personas para avaliar como os grupos poderiam ser afetados? 

• O que essas personas precisam? 
• Quais são seus requisitos específicos? 

• Os funcionários adotaram nosso Digital Workplace ou há resistência? 
• Coletamos dados e análises para avaliar as estatísticas de uso do local de trabalho?  
• Criamos um local de trabalho centrado no ser humano? 

• Seus serviços são projetados em torno de nosso equipe? 
• Isso ajuda na forma como eles colaboram? 
• Fornece apoio e capacita? 

Se a sua resposta a essas perguntas for "não", é provável que o seu Digital Workplace tenha sido um produto da pressa induzida pela pandemia e precise de um pouco de cuidado.  

Como abordar a otimização do Digital Workplace 

A otimização é fundamentalmente uma operação de dimensionamento correto que fornece a cada funcionário e função de trabalho as ferramentas e os serviços de que eles precisam, nada mais. Você não precisa pensar demais nas coisas.  

Dito isso, é mais do que uma situação do tipo "se isso, então aquilo ". A otimização também precisa abordar a forma como essas ferramentas e serviços são consumidos e procurar promover o acesso ininterrupto a partir dos dispositivos e locais necessários. Ao fazer isso, ela ajuda a apresentar o nível certo de dados e informações baseados nas funções, melhorar as experiências dos funcionários, reduzir o atrito e aumentar a produtividade organizacional geral.  

Em essência, um Digital Workplace otimizado oferece aos funcionários um ecossistema de ferramentas colaborativas para trabalhar remotamente, seja de forma totalmente remota ou por meio de um modelo híbrido. Ao fazer isso, ele permite o seguinte: 

• Comunicação e colaboração ininterruptas entre funcionários dispersos. 
• Aumento da eficiência e da produtividade impulsionado pela tecnologia digital. 
• Transformação digital e inovação em todas as operações. 

Não existe uma estratégia única ou padrão para isso. Cada organização deve abordar a otimização de acordo com os méritos de seu próprio Digital Workplace. No entanto, um de seus princípios fundamentais é a eliminação do atrito digital que, entre outras coisas, evita a fadiga de decisões, as vulnerabilidades técnicas, o distanciamento dos funcionários e os riscos à privacidade.  

Aqui estão cinco maneiras de eliminar o atrito em seu Digital Workplace:

O atrito digital descreve o esforço desnecessário que os funcionários precisam fazer ao interagir com a tecnologia no local de trabalho. Esse atrito se manifesta de várias formas, como etapas extras necessárias para concluir tarefas rotineiras, a necessidade de alternar entre vários aplicativos para acessar informações e fluxos de trabalho complicados que prejudicam o trabalho significativo. 

1. Controles de identidade e acesso 

O principal objetivo do gerenciamento de identidade e acesso (IAM) é fornecer acesso contínuo ao seu Digital Workplace para pessoas autorizadas. Com ferramentas como o login único, os funcionários podem se conectar apenas uma vez e acessar tudo o que precisam para suas funções. Isso deve ser equilibrado com as necessidades de segurança e muitos serviços convergem para incluir o acesso condicional para atingir esse objetivo, ou seja, verificando itens como a localização do dispositivo.  

2. Privacidade e governança de dados 

A privacidade de dados dispensa apresentações. Ela nos foi ensinada nos últimos anos com o surgimento de iniciativas legislativas, como o GDPR da UE. Dito isso, a boa governança de dados se presta a eliminar atritos, removendo barreiras desnecessárias aos dados e às informações por meio de soluções como marcação de sensibilidade e regras de acesso condicional. Isso está associado aos controles de acesso baseados em funções e é essencial para um Digital Workplace otimizado.  

3. Bem-estar dos funcionários 

Os Digital Workplaces não devem se resumir a... , trabalho. Eles atuam como um ponto de contato central entre uma organização e seus funcionários e, como tal, há ferramentas disponíveis que podem ser usadas para coletar informações sobre o bem-estar dos funcionários. Elas não só permitem um melhor suporte gerencial para trabalhadores híbridos e remotos, mas também capacitam os funcionários a gerenciar e otimizar seus fluxos de trabalho.  

4. Gerenciamento de dispositivos de usuários 

Os líderes de TI devem ter uma supervisão completa dos dispositivos da empresa que os funcionários estão usando para trabalhar. Isso não é importante apenas do ponto de vista da segurança, para garantir que os protocolos, as atualizações e os patches estejam em ordem, mas também do ponto de vista dos insights.  

A análise de dispositivos pode lhe dizer muito sobre como os funcionários se envolvem com o Digital Workplace, permitindo que você otimize o desempenho, melhore a alocação de recursos e gerencie os custos. Além disso, considere a possibilidade de fornecer mais funcionalidades de autoatendimento e autocorreção de TI para permitir que os funcionários se apropriem de seu ambiente tecnológico, por exemplo, permitindo downloads de software para evitar processos de aprovação demorados.  

5. Treinamento e desenvolvimento 

Quando o mundo passou a trabalhar remotamente em 2020, muitas organizações presumiram que seus funcionários iriam se adaptar facilmente. Obviamente, esse nunca foi o caso. Nem todo mundo entende de tecnologia, e os locais de trabalho digitais podem ser excludentes para aqueles que não são. Encontre maneiras de incorporar treinamento e desenvolvimento com foco em seu local de trabalho digital para ajudar a nivelar o campo de atuação e garantir que todos os funcionários possam se envolver com ele em todo o seu potencial.  

Pronto para otimizar seu Digital Workplace?  

Quando você pensa em otimização do Digital Workplace, é natural que se concentre nos custos - que abordamos em um artigo recente -, mas otimizar seu Digital Workplace como um todo pode trazer uma série de benefícios de longo prazo.  

Otimizar seu Digital Workplace, garantindo que ele seja móvel e adaptável, atualizado regularmente para atender ao ritmo de mudança das metas organizacionais e acessível a todos, ajudará não apenas a obter economias de custo significativas, mas também a melhorar a experiência geral dos funcionários, o envolvimento, a produtividade e, por fim, a experiência do cliente.  

Se ainda não tiver certeza de por onde começar com a otimização, por que não fazer uma parceria com os especialistas da Getronics? Somos líderes globais em transformação digital e nossa missão é maximizar o potencial de seus negócios com nossas poderosas soluções tecnológicas. 

Com uma equipe de mais de 4.000 especialistas em 22 países, estamos em uma posição única para fornecer serviços digitais abrangentes de ponta a ponta que impulsionam o crescimento, reduzem os custos e proporcionam sucesso real e quantificável. 

Se chegou a hora de sua empresa evoluir, entre em contato com um especialista da Getronics hoje mesmo e dê início à sua transformação digital.