5 Wege zur Beseitigung von Reibungsverlusten und zur Optimierung Ihres digitalen Arbeitsplatzes

Den digitalen Arbeitsplatz gibt es schon seit geraumer Zeit, aber erst seit der Coronavirus-Pandemie ist er in der Öffentlichkeit angekommen. Als die Unternehmen plötzlich mit der Telearbeit konfrontiert wurden, waren sie gezwungen, das zu akzeptieren, was man damals als neue Normalität bezeichnete.  

Diese digitalen Arbeitsplätze wurden überwiegend als dringende Lösung für eine neue und unerwartete Herausforderung eingesetzt, und es ist sicher, dass die meisten Unternehmen nicht bereit dafür waren. Folglich wurden die meisten dieser digitalen Arbeitsplätze ohne langfristige Planung oder gut durchdachte Strategie eingeführt.  

Damals war dies verständlich. Die meisten C-Suiten hatten einfach nicht die Zeit, gründliche Pläne für hybrides Arbeiten angesichts einer aufkommenden Pandemie auszuarbeiten. Schließlich dachten viele, dass eine Pandemie nur einige Wochen andauern würde und die Mitarbeiter dann ins Büro zurückkehren könnten. Oder auch nicht. 

Digitale Arbeitsplätze sind hier, um zu bleiben  

Obwohl die plötzlichen hybriden Ansätze und digitalen Arbeitsplätze, die Unternehmen damals einführten, in Ordnung waren, waren sie - und sind es in vielen Fällen immer noch - alles andere als optimal. Sie waren nie als dauerhafte Lösungen gedacht, sondern nur als Übergangslösungen.  

Die Einstellung hat sich jedoch geändert. Es herrscht Einigkeit darüber, dass Tele- und Hybridarbeit nicht verschwinden wird. 48 % der Manager sind der Meinung, dass Remote-/Hybridarbeit ihr Team produktiver gemacht hat, und 20 % der Arbeitnehmer wären bereit, für eine 4-Tage-Woche auf 10 % ihres Gehalts zu verzichten, so die Studie Eule Labs.  

Wenn Sie zu den vielen Unternehmen gehören, die langfristig an ihrer Politik der Telearbeit und/oder des hybriden Arbeitens festhalten wollen, müssen Sie ernsthaft darüber nachdenken, ob Ihre derzeitige Einrichtung optimal ist.  

Ja, es mag funktionieren, aber funktioniert es auch effizient und produktiv? Wenn nicht, sollten Sie über eine Optimierung des digitalen Arbeitsplatzes nachdenken.  

Optimierung des digitalen Arbeitsplatzes 

Ein digitaler Arbeitsplatz ist eine Umgebung, in der Technologie umfassend genutzt wird, um Arbeitsprozesse, Kommunikation, Zusammenarbeit und Informationsaustausch zwischen Mitarbeitern zu erleichtern und zu rationalisieren. Dabei werden verschiedene digitale Tools, Plattformen und Lösungen eingesetzt, um ein zusammenhängendes Ökosystem zu schaffen, das über physische Grenzen hinausgeht. 

Die Optimierung des digitalen Arbeitsplatzes befasst sich daher mit der Frage, wie digitale Prozesse verbessert und erweitert werden können, um die Betriebskosten zu senken, die Arbeitsabläufe der Mitarbeiter zu rationalisieren, die Produktivität zu steigern, den Zusammenhalt und die Kommunikation zu fördern und vieles mehr. Im Grunde geht es darum, verschiedene digitale Lösungen zu nutzen, um eine integrierte, benutzerfreundliche und effiziente Arbeitsumgebung zu schaffen. 

Es gibt verschiedene Fragen, die Sie sich stellen sollten, um zu entscheiden, ob Ihr digitaler Arbeitsplatz optimiert ist, z. B: 

• Ist unser digitaler Arbeitsplatz auf Geschäftsergebnisse ausgerichtet? 
• Haben wir vor der Einführung die Gedanken und das Feedback der Mitarbeiter eingeholt? 
• Haben wir die Wünsche und Bedürfnisse der Arbeitskräfte vor der Einführung bewertet? 
• Haben wir verschiedene Personas erstellt, um zu beurteilen, welche Gruppen davon betroffen sein könnten? 

• Was brauchen diese Personas? 
• Was sind ihre spezifischen Anforderungen? 

• Haben die Mitarbeiter unseren digitalen Arbeitsplatz angenommen, oder gibt es Widerstände? 
• Sammeln wir Daten und Analysen, um Statistiken über die Nutzung des Arbeitsplatzes auszuwerten?  
• Haben wir einen menschenzentrierten Arbeitsplatz geschaffen? 

• Sind die Dienstleistungen auf unsere Mitarbeiter ausgerichtet? 
• Hilft es, wie sie zusammenarbeiten? 
• Unterstützt und befähigt er sie? 

Wenn Sie diese Fragen mit "Nein" beantworten können, ist es wahrscheinlich, dass Ihr digitaler Arbeitsplatz ein Produkt der pandemiebedingten Eile war und etwas TLC gebrauchen könnte.  

Ansatz zur Optimierung des digitalen Arbeitsplatzes 

Bei der Optimierung geht es im Wesentlichen darum, jedem Mitarbeiter und jeder Arbeitsaufgabe die Werkzeuge und Dienste zur Verfügung zu stellen, die er/sie braucht, und nicht mehr. Man muss nicht alles überdenken.  

Es geht also um mehr als ein "wenn dies, dann das" . Bei der Optimierung muss auch berücksichtigt werden, wie diese Tools und Dienste genutzt werden, und es muss versucht werden, den nahtlosen Zugriff von den benötigten Geräten und Standorten aus zu fördern. Auf diese Weise werden die richtigen Daten und Informationen auf einer Rollenbasis angezeigt, die Erfahrungen der Mitarbeiter verbessert, Reibungsverluste verringert und die Produktivität des Unternehmens insgesamt gesteigert.  

Im Wesentlichen bietet ein optimierter digitaler Arbeitsplatz den Mitarbeitern ein Ökosystem an kollaborativen Tools für die Arbeit aus der Ferne - sei es vollständig aus der Ferne oder über ein hybrides Modell. Auf diese Weise wird Folgendes ermöglicht: 

• Nahtlose Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen verstreuten Mitarbeitern. 
• Höhere Effizienz und Produktivität durch digitale Technologie. 
• Digitale Transformation und Innovation im gesamten Betrieb. 

Dafür gibt es keine einheitliche Strategie oder einen Standard. Jedes Unternehmen muss die Optimierung auf der Grundlage der Vorzüge seines eigenen digitalen Arbeitsplatzes angehen. Einer der wichtigsten Grundsätze ist jedoch die Beseitigung digitaler Reibungsverluste, die unter anderem Entscheidungsmüdigkeit, technische Schwachstellen, die Loslösung der Mitarbeiter und Risiken für den Datenschutz verhindern.  

Hier sind fünf Möglichkeiten, wie Sie Reibungsverluste an Ihrem digitalen Arbeitsplatz vermeiden können:

Digitale Reibung beschreibt den unnötigen Aufwand, den Mitarbeiter bei der Interaktion mit der Technologie am Arbeitsplatz betreiben müssen. Diese Reibung äußert sich in verschiedenen Formen, z. B. in zusätzlichen Schritten, die zur Erledigung von Routineaufgaben erforderlich sind, in der Notwendigkeit, zwischen mehreren Anwendungen zu wechseln, um auf Informationen zuzugreifen, und in komplizierten Arbeitsabläufen, die von einer sinnvollen Arbeit ablenken. 

1. Identitäts- und Zugangskontrollen 

Das Hauptziel des Identitäts- und Zugriffsmanagements (IAM) besteht darin, berechtigten Personen einen nahtlosen Zugang zu Ihrem digitalen Arbeitsplatz zu ermöglichen. Mit Tools wie Single Sign-On können sich Mitarbeiter nur einmal anmelden und auf alles zugreifen, was sie für ihre Rolle benötigen. Dies muss mit den Sicherheitsanforderungen in Einklang gebracht werden, und viele Dienste sind so konzipiert, dass sie einen bedingten Zugriff ermöglichen, z. B. durch die Überprüfung des Gerätestandorts.  

2. Datenschutz und Governance 

Datenschutz braucht keine Einführung. Er wurde uns in den letzten Jahren mit dem Aufkommen von Rechtsvorschriften wie der EU-Grundverordnung eingebläut. Dennoch eignet sich eine gute Data Governance dazu, Reibungsverluste zu beseitigen, indem unnötige Hindernisse für Daten und Informationen durch Lösungen wie Sensitivitätskennzeichnung und bedingte Zugriffsregeln beseitigt werden. Dies steht in Verbindung mit rollenbasierten Zugriffskontrollen und ist ein Muss für einen optimierten digitalen Arbeitsplatz.  

3. Wohlbefinden der Mitarbeiter 

An digitalen Arbeitsplätzen sollte es nicht nur um... nun ja, Arbeit gehen. Sie sind ein zentraler Berührungspunkt zwischen einem Unternehmen und seinen Mitarbeitern, und als solcher gibt es Tools, mit denen sich Informationen über das Wohlbefinden der Mitarbeiter sammeln lassen. Diese ermöglichen nicht nur eine bessere Unterstützung der Führungskräfte für Hybrid- und Fernarbeitskräfte, sondern versetzen die Mitarbeiter auch in die Lage, ihre Arbeitsabläufe zu verwalten und zu optimieren.  

4. Endbenutzer Device Verwaltung 

IT-Führungskräfte sollten die Geräte des Unternehmens, die die Mitarbeiter für ihre Arbeit nutzen, vollständig überwachen. Dies ist nicht nur aus der Sicherheitsperspektive wichtig, um sicherzustellen, dass Protokolle, Aktualisierungen und Patches in Ordnung sind, sondern auch aus der Perspektive der Erkenntnisse.  

Device Analysen können Ihnen viel darüber verraten, wie die Mitarbeiter mit dem digitalen Arbeitsplatz umgehen. So können Sie die Leistung optimieren, die Ressourcenzuweisung verbessern und die Kosten verwalten. Ziehen Sie auch in Betracht, mehr IT-Selbstbedienungs- und Selbstheilungsfunktionen bereitzustellen, damit die Mitarbeiter ihre technische Umgebung selbst in die Hand nehmen können, z. B. indem sie Software-Downloads ermöglichen, um langwierige Genehmigungsprozesse zu vermeiden.  

5. Ausbildung und Entwicklung 

Als die Welt im Jahr 2020 zur Telearbeit überging, gingen viele Unternehmen davon aus, dass ihre Mitarbeiter wie die Enten zum Wasser laufen würden. Das kann natürlich nicht der Fall gewesen sein. Nicht jeder ist technisch versiert, und digitale Arbeitsplätze können für diejenigen, die es nicht sind, ausgrenzend wirken. Suchen Sie nach Möglichkeiten, Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen für Ihren digitalen Arbeitsplatz einzubauen, um das Spielfeld zu ebnen und sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter das volle Potenzial ausschöpfen können.  

Sind Sie bereit, Ihren digitalen Arbeitsplatz zu optimieren?  

Wenn man an die Optimierung des digitalen Arbeitsplatzes denkt, liegt der Fokus natürlich auf dem Geld - was wir in einem kürzlich erschienenen Artikel behandelt haben -, aber die Optimierung Ihres digitalen Arbeitsplatzes insgesamt kann eine ganze Reihe von langfristigen Vorteilen bringen.  

Die Optimierung Ihres digitalen Arbeitsplatzes, indem sichergestellt wird, dass er mobil und anpassungsfähig ist, regelmäßig aktualisiert wird, um den sich ändernden Unternehmenszielen gerecht zu werden, und für alle zugänglich ist, trägt nicht nur zu erheblichen Kosteneinsparungen bei, sondern verbessert auch das Gesamterlebnis der Mitarbeiter, das Engagement, die Produktivität und letztlich auch das Kundenerlebnis.  

Wenn Sie immer noch nicht wissen, wo Sie mit Ihrer Optimierung anfangen sollen, warum arbeiten Sie nicht mit den Experten von Getronics zusammen? Wir sind ein weltweit führendes Unternehmen im Bereich der digitalen Transformation und haben es uns zur Aufgabe gemacht, Ihr Geschäftspotenzial mit unseren leistungsstarken Technologielösungen zu maximieren. 

Mit einem Team von mehr als 4.000 Spezialisten in 22 Ländern sind wir einzigartig positioniert, um umfassende digitale End-to-End-Services anzubieten, die das Wachstum fördern, die Kosten senken und echte, quantifizierbare Erfolge liefern. 

Wenn es für Ihr Unternehmen an der Zeit ist, sich weiterzuentwickeln, setzen Sie sich noch heute mit einem Experten von Getronics in Verbindung und starten Sie Ihre digitale Transformation.