Equipo editorial de Getronics
En este artículo:
Recientemente hemos analizado cómo las organizaciones se apresuraron a implantar una estrategia digital en el puesto de trabajo durante la aparición de la pandemia de coronavirus a principios de 2020, y cómo esto supuso que la mayoría de estos lugares de trabajo se desplegaran sin ninguna planificación ni estrategia a largo plazo.
En otras palabras, no estaban -y, en muchos casos, siguen sin estar- optimizados, lo que puede plantear importantes retos a las organizaciones que ahora dependen de ellos a diario como parte integrante de sus operaciones.
Estos puestos de trabajo digitales de la era de la pandemia no sólo no estaban optimizados en general, sino que tampoco lo estaban -y, de nuevo, en muchos casos siguen sin estarlo- desde el punto de vista de los costes. Ahora que las organizaciones se enfrentan a importantes presiones inflacionistas, a una crisis energética y al aumento de los costes de bienes y servicios, la necesidad de ahorrar costes nunca ha sido mayor.
Optimización de costes del puesto de trabajo digital
El éxito del lugar de trabajo digital depende en gran medida no sólo de la optimización de la tecnología y los procesos para satisfacer las necesidades de la organización, sino también de garantizar que no se despilfarra el dinero.
Según el Informe sobre el Estado de la Nube 2022 de Flexera, hasta el 32% del gasto en la nube se desperdicia porque los equipos a menudo carecen de visibilidad sobre lo que se necesita para garantizar que la organización obtenga valor por cada céntimo gastado; en otras palabras, no han pensado ni implementado FinOps y, como tales, no pueden tomar decisiones informadas sobre la asignación de costes.
Nuestros propios datos extraídos de 4 millones de suscripciones de usuario final a Microsoft 365 cuentan una historia similar: Entre el 17% y el 37% del gasto en licencias de usuario final se desperdicia. No se trata de licencias sin asignar, sino de usuarios que simplemente no utilizan determinados elementos de su licencia, lo que significa que podrían cambiarse a alternativas más rentables.
Todo viaje FinOps comienza con el análisis del estado de la implementación de tu puesto de trabajo digital para recopilar datos y establecer KPIs para ahorrar costes. Como experto en el futuro del trabajo y puesto de trabajo digital, Getronics puede ayudarte a conseguirlo.
5 principales oportunidades de optimización de costes
Evaluación de licencias
Los responsables de TI no pueden optimizar los costes del puesto de trabajo digital y conseguir ahorros sin una comprensión clara de qué activos se despliegan en la organización y cómo los utilizan los empleados para alcanzar los objetivos a largo plazo de la empresa.
Una forma de obtener esta visibilidad es mediante una evaluación de licencias que haga balance de los activos de software desplegados en la organización. Más del 80% de las empresas con las que hablamos tienen un exceso de licencias y están pagando innecesariamente por licencias que no se utilizan.
Por otro lado, una evaluación de licencias permite a los responsables de TI eliminar cualquier licencia redundante e implantar una configuración de licencias basada en personas que tenga en cuenta qué licencias necesita quién y las asigne en función de las necesidades.
Dispositivo como servicio
El modelo Device as a Service (DaaS) permite a las organizaciones adquirir hardware, como ordenadores, teléfonos inteligentes y tabletas, como un servicio de pago que puede ampliarse o reducirse en función de las necesidades de la organización. En lugar de pagar directamente por X cantidad de dispositivos, las organizaciones simplemente pagan una cuota mensual fija por los dispositivos que necesitan.
DaaS se ha convertido en una parte esencial de muchos modelos de puesto de trabajo digital con el aumento del trabajo remoto e híbrido debido a la necesidad de flexibilidad. El DaaS, que a menudo incluye copias de seguridad, seguimiento de activos, seguridad y eliminación al final de la vida útil, alivia la carga de gestionar los recursos informáticos al tiempo que proporciona más visibilidad de la situación informática de una organización, lo que puede ayudar a los responsables de la toma de decisiones a planificar mejor las inversiones.
Trae tu propio dispositivo
Los puestos de trabajo digitales optimizados son más propicios para los sistemas de seguridad basados en las personas, lo que abre las puertas a oportunidades más seguras de "trae tu propio dispositivo" (BYOD), la tendencia a permitir que los empleados utilicen sus dispositivos personales para conectarse a las redes de la organización y acceder a los sistemas relacionados con el trabajo.
Un BYOD seguro puede suponer un importante ahorro de costes para las organizaciones, ya que se requiere una menor inversión en dispositivos y hardware. Sin embargo, el BYOD requiere medidas de seguridad estrictas; el acceso de dispositivos personales a la red de una organización puede presentar graves riesgos de seguridad si no se aplican salvaguardias y políticas de seguridad.
Gestión del ciclo de vida basada en IA
La inteligencia artificial (IA) ofrece la posibilidad de generar métricas en tiempo real sobre la salud, el crecimiento y los factores de riesgo de un producto. Esta visibilidad conduce naturalmente a una mejor gestión del ciclo de vida del producto, ya que la IA predice fallos, anticipa parches y avisa de actualizaciones de software. Este nivel de visibilidad también puede permitir mejores soluciones de financiación, ya que los responsables de la toma de decisiones pueden ver cuándo y por qué los productos podrían estar a punto de fallar.
"Lasempresas solían utilizar un modelo de actualización quinquenal para "poner al día" su tecnología de infraestructura digital. Esto producía un gráfico en diente de sierra al trazar la madurez digital a lo largo del tiempo. Los proveedores de espacios de trabajo en la nube, Google y Microsoft, ofrecen constantemente nuevas funciones y fidelidades para mantener a las empresas al día. Por ello, las empresas deben adoptar una estrategia de optimización continua que aproveche las herramientas digitales de análisis y asesoramiento en tiempo real", afirma Stephen Homer, Director del Porfolio de Puesto de Trabajo Digital de Getronics.
Espacios inteligentes y ahorro de energía
Las organizaciones que siguen utilizando oficinas físicas pueden conseguir una importante optimización de costes mediante una gestión de las instalaciones mejor y más eficiente desde el punto de vista energético. Soluciones sencillas, como la iluminación activada por movimiento y la utilización de datos de FM para informar de cuándo deben activarse los sistemas de calefacción, ventilación y aire acondicionado, pueden suponer un enorme ahorro en costes energéticos.
Los espacios inteligentes también pueden ayudar a las organizaciones a ahorrar dinero reduciendo la cantidad de bienes inmuebles necesarios. Las salas de reuniones, los escritorios, las taquillas y las plazas de aparcamiento suelen funcionar mejor mediante sistemas de reserva, ya que las organizaciones utilizan menos espacio físico para el mismo número de empleados.
Emprende tu viaje hacia la optimización de costes con Getronics
Por supuesto, tu equipo puede optimizar estos cinco aspectos por separado, pero tiene mucho más sentido implementarlos todos juntos colaborando con un socio de confianza en tu viaje hacia la optimización de costes: Getronics es líder mundial en puestos de trabajo digitales, y nuestra misión es maximizar el potencial de tu empresa con nuestras potentes soluciones tecnológicas.
Con un equipo de más de 4.000 especialistas en 22 países, estamos en una posición única para ofrecer servicios digitales integrales que impulsen el crecimiento, reduzcan los costes y proporcionen un éxito real y cuantificable. Desde que lanzamos nuestro servicio de puesto de trabajo digital, hemos ayudado a más de 1,5 millones de usuarios de más de 1.000 organizaciones, y las cifras siguen creciendo.
Si ha llegado el momento de que tu lugar de trabajo digital evolucione, ponte en contacto con un experto de Getronics hoy mismo y da el pistoletazo de salida a tu transformación digital.
