5 elementos imprescindibles en el lugar de trabajo digital

La tecnología en el lugar de trabajo es hoy un festín móvil. Dispositivos de todo tipo, desde relojes hasta servidores. Cientos de procesos semiautomatizados, con cada interacción como punto de datos. Y miles de aplicaciones, desde la productividad personal hasta la infraestructura empresarial. La pregunta que surge es la siguiente: con el Covid-19 pasando de pandémico a endémico, y la cultura empresarial probablemente cambiada para siempre, ¿cuáles son las que realmente importan? 

En respuesta, Stephen Homer, de Getronics, sugiere fragmentar un poco. Alejarse de los proveedores y de las aplicaciones y centrarse en las funcionalidades y metodologías más avanzadas que el puesto de trabajo digital necesita ahora para seguir siendo productivo. Cree que en los próximos uno o dos años, cinco tecnologías clave -algunas conocidas, otras emergentes- no serán sólo buenas para tener, sino imprescindibles para el puesto de trabajo digital. 

Algunas personas estarán de acuerdo. Otras, quizá ni siquiera se den cuenta de que son necesarias. Y al menos uno es en gran medida un concepto nuevo, que aún está definiendo su espacio en el mercado. Lo que está claro es que no es la misma lista que hace diez (o incluso dos) años. 

Empecemos por uno que está fuera de toda discusión.

Las conexiones en la nube se convierten en espacios de trabajo en la nube

Todo trabajador necesita estar conectado, y ese trabajo está en gran medida hecho. La banda ancha doméstica aguantó bien dos años de Zooms empresariales durante el día y Netflix por la noche; el WiFi generalizado permitió a la gente trabajar desde la mesa de la cocina con la misma facilidad que desde la habitación de invitados. Pero a medida que avanzamos hacia un mundo post-pandémico, la nube se está convirtiendo en algo más que conectividad.

Hasta ahora, la evidencia es que sólo un tercio de los trabajadores de oficina han vuelto a sus escritorios a tiempo completo. Otro tercio sólo pasa allí algún que otro día. Y hasta un tercio puede no volver nunca. Pero todas estas personas necesitan -y merecen- el mismo acceso a las aplicaciones, los datos y la asistencia. Lo que significa que un espacio de trabajo completo basado en la nube es nuestra primera necesidad para el nuevo mundo.

Un espacio de trabajo en la nube no es sólo un servicio global de "aplicaciones en la nube". Aunque ese es el comienzo, un verdadero espacio de trabajo en la nube ofrece una experiencia equivalente a la de una sede de ladrillo y cemento: un espacio compartido en el que las personas interactúan, intercambian información, forman equipos improvisados y realizan su trabajo. En otras palabras, el trabajo se siente como la empresa conjunta que es, con un entendimiento compartido en toda la compañía basado en las mismas ideas e información. Y no debería importar cómo se conecten a ella o qué dispositivo utilicen para hacerlo, al igual que no importa si llevas un traje gris o azul a la oficina "física".

Esa es nuestra primera necesidad: la evolución de los servicios en la nube hacia espacios de trabajo digitales compartidos, accesibles en cualquier dispositivo, en cualquier Hora. Pero para sacarle el máximo partido es necesario cambiar el enfoque de ese bien tan valioso: el trabajo en equipo.

Servicios de colaboración y comunicación a nivel de jefe

250 millones de personas están en Microsoft Teams, frente a los 17 millones de hace un par de años. WhatsApp se utiliza para los negocios, y el significado de "Zoom" ha cambiado. Todo el mundo está acostumbrado a las reuniones virtuales, aunque vengan con una ración de fatiga de pantalla.

Y ese es el punto crítico. Para ser eficaces durante la próxima década, las herramientas de colaboración y comunicación que utilizan el 80% de los empleados deben evolucionar. Porque la productividad es algo más que ver a las personas en una pantalla. Piensa en el esfuerzo adicional que supone transmitir lo que quieres decir en una videollamada, y en la energía que puede drenar cuando lo haces cuatro, cinco o incluso una docena de veces al día. (Los psicólogos lo llaman "trabajo emocional"). Eso no es sostenible para las empresas, ni es bueno para la salud de sus empleados.

Así pues, pasamos a nuestro siguiente chunking: la idea de que trabajar es algo más que comunicar. Se trata de la cocreación. La sensación de que algo útil está naciendo como resultado de tus esfuerzos. Las grandes ideas surgen de grandes relaciones y experiencias comunes.

Por eso, el equipo de la sala de reuniones parece rebosar de energía, mientras la gente garabatea en los caballetes y pega Post-Its por todas partes. Es el contexto de saber que todo el mundo se ha levantado a las 5 de la mañana, porque les importaba contribuir. Es incluso la pizza que comparten cuando se termina la última diapositiva. 

El próximo imprescindible no suministrará la pizza... todavía. Pero reproducirá en mayor medida el entendimiento compartido y la cultura común que tradicionalmente prosperaban en el entorno de la oficina. Significará más entornos de inmersión que reunirán a los que están en una sala de reuniones con los que trabajan desde lejos en un único espacio de colaboración, sin que los trabajadores remotos se sientan en desventaja. 

En resumen, significa aplicaciones más intuitivas, vídeo de mayor fidelidad, pizarras más inteligentes y uso compartido de documentos. Es posible que incluya la RV (realidad virtual) en toda regla. Y con más "pistas" de comunicación disponibles, será menos agotador para los trabajadores, lo que significa que serán más felices y productivos. Eso es el nivel del jefe.

Del "toque ligero" al "toque cero" de la TI

El modelo de servicios en la nube ha mejorado enormemente las cosas, pero demasiado soporte de TI sigue siendo un bucle interminable de "¿Has probado a apagarlo y volverlo a encender?". Y eso tiene que cambiar, por lo que nuestro tercer requisito para la próxima década es la TI sin contacto.

En el modelo "zero touch", la asistencia se presta sin que el usuario final lo sepa y sin la presencia del amable informático. Los dispositivos se aprovisionan de fábrica con todo el software y los servicios, y luego se ponen a disposición del usuario en el momento de encenderlos de acuerdo con su función y sus permisos. Lo ideal es que el usuario se registre una vez y tenga acceso instantáneo a todos los recursos que necesite. 

(Y si surge un problema, puede resolverse in situ, a veces incluso antes de que se produzca. Porque con la analítica a escala de red y la modelización predictiva, los problemas pueden preverse y solucionarse mucho antes de que el usuario piense en levantar un ticket de avería).

En la modalidad "zero touch", es posible que el usuario final no tenga que hablar ni reunirse con un técnico. Pero el técnico sigue estando ahí, manteniendo todo funcionando sin problemas desde la distancia.

Seguridad, privacidad y conformidad integradas

La necesidad de mantener la seguridad de las aplicaciones y los datos no es ni siquiera un argumento. Pero como la forma de trabajar ha cambiado, los modelos de seguridad tienen que hacer lo mismo. Y ese es nuestro cuarto requisito: la seguridad de los datos, la privacidad personal y el cumplimiento legal combinados en un todo único e integrado.

La seguridad tradicional (como la mayoría de las VPN) dirige la autenticación y el inicio de sesión a través del centro de datos. Es como si los aldeanos fueran al castillo en la Europa medieval: un lugar de autoridad al que acudir para todos. Pero, al igual que la sociedad feudal, este modelo presenta problemas. No se adapta bien, ya que necesita recursos adicionales en el centro. Se basa más en la autenticación del dispositivo que de la persona, lo que abre el camino para que los malos actores utilicen las claves y las contraseñas. Sobre todo, es un "una vez que estás dentro, estás dentro": un solo punto de violación puede dejar que los sombreros negros recorran toda tu red.

El enfoque moderno es ZTNA, o "Zero Trust Network Access". Y es nuestro cuarto elemento imprescindible. En lugar de la autenticación en el núcleo, ZTNA autentica en el borde: el perímetro del castillo, no la sala del trono. Es un modelo que se adapta mucho mejor y, lo que es más importante, se basa en funciones y reglas, autorizando a la persona en lugar de su dispositivo y concediendo acceso sólo a las aplicaciones y los datos que necesita. Esto conlleva una serie de ventajas. El cumplimiento puede exigir que un trabajador pueda ver este documento pero no aquel , o que pueda ver el documento pero solo dentro de la suite de la oficina, no cuando está trabajando desde casa. Esto puede establecerse como una política permanente para un determinado puesto de trabajo. Incluso si un pirata informático consigue entrar, su presa se limita a un pequeño subconjunto de recursos corporativos, a los que se accede a través de túneles encriptados y que, en su mayoría, ni siquiera son visibles para su nefasto malware. Haciendo de la ZTNA el futuro. Todo está ocurriendo en la valla del perímetro.

Un nuevo nivel de experiencia y compromiso de los empleados

Nuestro último artículo imprescindible se refiere a una categoría de software tan nueva que la mayoría de las empresas ni siquiera han oído hablar de ella. Se está conociendo como EXP: experiencia del empleado.

En pocas palabras, EXP devuelve lo que el trabajo a distancia quita: el bullicio de la oficina, las conversaciones improvisadas, los encuentros fortuitos en pasillos y ascensores. Se trata de encontrar una forma de recrear el bullicio de la vida en la oficina en una experiencia digital sin nadie en la oficina. 

¿Por qué es útil? Porque la cultura no se basa en las declaraciones de misión ni en los edictos de los consejos de administración. Está en lo tácito e implícito, en las sutiles señales sociales que los trabajadores captan de la gente que les rodea. El código de vestimenta puede ser informal, pero ¿alguien se lo ha dicho al nuevo que acaba de llegar con un traje de Savile Row? ¿Se adaptará un tipo ordenado a un departamento muy creativo lleno de escritorios desordenados?

Es en el ambiente de una oficina donde la gente aprende a llevarse bien con los demás, a saber cómo se hacen las cosas. Gran parte de ello está en los pequeños detalles. Por eso el software de EXP permite "pequeñas cosas" como el chat de los empleados, los manuales de instrucciones y lo que se está cocinando hoy en la cantina. Las piezas que convierten a un conjunto de individuos en un equipo que se siente cómodo entre sí. 

Hay otra ventaja de EXP, a veces llamada "métrica social". Cuando los directivos pueden ver quién es productivo y quién tiene problemas, les ayuda a tomar decisiones, desde las revisiones salariales hasta los planes de formación. Si se comprueba el número de lectores de una nota del director general, se puede comprobar el nivel de comprensión de una nueva norma. Por supuesto, esto requiere un equilibrio muy, muy cuidadoso: hay una línea muy fina entre echar una mano y el Gran Hermano. Pero las oportunidades de EXP son enormes, por lo que es nuestra última herramienta imprescindible.

Conclusión: un futuro de oportunidades

Las herramientas y aplicaciones para este espacio de trabajo digital del futuro ya existen, y Getronics puede ayudarle a darles sentido. Porque este es nuestro negocio: permitirle prosperar en un mundo y un lugar de trabajo que han cambiado para siempre. Y se trata tanto de fomentar las relaciones entre las personas como de permitirles comunicarse. Si está preparado, póngase en contacto con Getronics aquí.