5 elementos imprescindibles en el puesto de trabajo digital

La tecnología en el lugar de trabajo es hoy un festín móvil. Dispositivos de todo tipo, desde relojes portátiles hasta bastidores de servidores. Cientos de procesos semiautomatizados, en los que cada interacción es un punto de datos. Y miles de aplicaciones, desde la productividad personal hasta la infraestructura empresarial. La pregunta que se plantea es la siguiente: ahora que Covid-19 está pasando de pandémico a endémico y que la cultura empresarial puede haber cambiado para siempre, ¿cuáles son las que realmente importan? 

En respuesta, Stephen Homer, de Getronics, sugiere fragmentar un poco. Alejarse de los proveedores y las aplicaciones y centrarse en las funcionalidades y metodologías más avanzadas que el puesto de trabajo digital necesita ahora para seguir siendo productivo. En su opinión, en los próximos uno o dos años, cinco tecnologías clave -algunas conocidas, otras emergentes- no serán simplemente "nice-to-haves", sino "digital workplace must-haves". 

Algunas personas estarán de acuerdo. Otros ni siquiera se darán cuenta de que son necesarios. Y al menos una es en gran medida un concepto nuevo, que aún está definiendo su espacio en el mercado. Lo que está claro: no es la misma lista que hace diez (o incluso dos) años. 

Empecemos por uno que no admite discusión.

Las conexiones a la nube se convierten en espacios de trabajo en la nube

Todo trabajador necesita estar conectado, y ese trabajo ya está hecho en gran medida. La banda ancha doméstica soportó bien dos años de Zooms empresariales durante el día y Netflix por la noche; el WiFi generalizado permitía trabajar desde la mesa de la cocina con la misma facilidad que desde la habitación de invitados. Pero a medida que avanzamos hacia un mundo pospandémico, la nube se está convirtiendo en algo más que conectividad.

De momento, sólo un tercio de los trabajadores de oficina ha vuelto a su puesto de trabajo a tiempo completo. Otro tercio sólo pasa allí algún que otro día. Y puede que hasta un tercio no vuelva nunca. Pero todas estas personas necesitan -y merecen- el mismo acceso a aplicaciones, datos y asistencia. Lo que significa que un espacio de trabajo totalmente basado en la nube es nuestra primera necesidad para el nuevo mundo.

Un espacio de trabajo en la nube no es sólo un servicio global de "aplicaciones en la nube". Aunque ese es el comienzo, un verdadero espacio de trabajo en la nube ofrece una experiencia equivalente a una sede de ladrillo y mortero: un espacio compartido donde la gente interactúa, intercambia información, forma equipos improvisados y realiza su trabajo. En otras palabras, el trabajo se siente como la empresa conjunta que es, con un entendimiento compartido en toda la empresa basado en las mismas ideas e información. Y no debería importar cómo se conecten a ella o qué dispositivo utilicen para hacerlo, como tampoco importa que lleves un traje gris o azul a la oficina "física".

Esa es nuestra primera necesidad: la evolución de los servicios en la nube hacia espacios de trabajo digitales compartidos, accesibles desde cualquier dispositivo y en cualquier momento. Pero para sacarle el máximo partido es necesario cambiar el enfoque de ese bien tan preciado: el trabajo en equipo.

Servicios de colaboración y comunicación a nivel de jefe

250 millones de personas están en Microsoft Teams, frente a los 17 millones de hace un par de años. WhatsApp se utiliza para los negocios y el significado de "Zoom" ha cambiado. Todo el mundo está acostumbrado a las reuniones virtuales, aunque vengan acompañadas de fatiga de pantalla.

Y ese es el punto crítico. Para ser eficaces durante la próxima década, las herramientas de colaboración y comunicación que utilizan el 80% de los empleados deben evolucionar. Porque la productividad es algo más que ver personas en una pantalla. Piensa en el esfuerzo adicional que supone transmitir lo que quieres decir en una videollamada, y en la energía que te puede restar cuando lo haces cuatro, cinco o incluso una docena de veces al día. (Esto no es sostenible para las empresas, ni bueno para la salud de sus empleados.

Así que pasamos a nuestro siguiente chunking-up: la idea de que trabajar es algo más que comunicar. Se trata de co-creación. La sensación de que algo útil está naciendo como resultado de tus esfuerzos. Las grandes ideas surgen de grandes relaciones y experiencias comunes.

Por eso ese equipo en la sala de reuniones parece rebosar energía, mientras la gente garabatea en los caballetes y pega Post-Its por todas partes. Es el contexto de saber que todos se levantaron a las 5 de la mañana porque les importaba contribuir. Es incluso la pizza que comparten cuando terminan la última diapositiva. 

El próximo "must-have" no suministrará la pizza... todavía. Pero reproducirá en mayor medida el entendimiento compartido y la cultura común que tradicionalmente prosperaban en el entorno de oficina. Significará más entornos inmersivos que reúnan a los que están en una sala de reuniones con los que trabajan desde lejos en un único espacio de colaboración, sin que los trabajadores remotos se sientan en desventaja. 

En resumen, aplicaciones más intuitivas, vídeo de mayor fidelidad, pizarras más inteligentes y documentos compartidos. Puede incluir la realidad virtual. Y con más "pistas" de comunicación disponibles, será menos agotador para los trabajadores, lo que significa que estarán más contentos y serán más productivos. Así son los jefes.

Del "toque ligero" al "toque cero" de la TI

El modelo de servicios en la nube ha mejorado enormemente las cosas, pero demasiada asistencia informática sigue siendo un bucle interminable de "¿Has probado a apagarlo y volverlo a encender?". Y eso tiene que cambiar, por lo que nuestro tercer requisito imprescindible para la próxima década es la TI sin contacto.

En el modelo "zero touch", la asistencia se presta sin que el usuario final lo sepa y sin la presencia del amable informático. Los dispositivos se aprovisionan de fábrica con todo el software y los servicios, y se ponen a disposición del usuario en el momento de encenderlos, de acuerdo con su función y sus permisos. Lo ideal es que el usuario inicie sesión una vez y tenga acceso instantáneo a todos los recursos que necesite. 

(Y si surge un problema, puede resolverse in situ, a veces incluso antes de que se produzca. Porque con el análisis a escala de red y la modelización predictiva, los problemas pueden preverse y resolverse mucho antes de que el usuario piense en plantear una incidencia).

En la tecnología "cero contacto", el usuario final no necesita hablar ni reunirse nunca con un técnico. Pero el técnico sigue ahí, manteniendo todo funcionando sin problemas desde la distancia.

Seguridad, privacidad y conformidad integradas

La necesidad de mantener seguras las aplicaciones y los datos ni siquiera es un argumento. Pero como la forma en que trabajamos ha cambiado, los modelos de seguridad tienen que hacer lo mismo. Y ese es nuestro cuarto imperativo: la seguridad de los datos, la privacidad personal y el cumplimiento legal combinados en un todo único e integrado.

La seguridad tradicional (como la mayoría de las VPN) encamina la autenticación y el inicio de sesión a través del centro de datos. Es como cuando los aldeanos acudían al castillo en la Europa medieval: un único lugar de autoridad al que acudir para todos. Pero, al igual que en la sociedad feudal, este modelo plantea problemas. No se escala bien, necesita recursos adicionales en el núcleo. Se basa más en la autenticación del dispositivo que en la de la persona, allanando el camino para que los malos actores utilicen claves y contraseñas. Sobre todo, es "una vez que estás dentro, estás dentro": un solo punto de brecha puede dejar que los sombreros negros campen a sus anchas por toda la red.

El enfoque moderno es ZTNA, o "Zero Trust Network Access". Y es nuestro cuarto elemento imprescindible. En lugar de la autenticación en el núcleo, ZTNA autentica en el borde: el perímetro del castillo, no la sala del trono. Es un modelo mucho más escalable y, lo que es aún más importante, se basa en roles y reglas, autorizando a la persona en lugar de a su dispositivo y concediendo acceso sólo a las aplicaciones y datos que necesita. Esto conlleva una serie de ventajas. El cumplimiento puede exigir que un trabajador vea este documento pero no aquel , o que pueda ver el documento pero solo dentro de la suite de oficina, no cuando trabaja desde casa. Esto puede establecerse como una política permanente para un determinado puesto de trabajo. Incluso si un hacker consigue entrar, su presa se limita a un pequeño subconjunto de recursos corporativos, a los que, accediendo a través de túneles cifrados, en su mayoría ni siquiera son visibles para su nefasto malware. Haciendo de ZTNA el futuro. Todo está ocurriendo en la valla perimetral.

Un nuevo nivel de experiencia y compromiso de los empleados

Nuestro último artículo imprescindible se refiere a una categoría de software tan nueva que la mayoría de las empresas ni siquiera han oído hablar de ella. Se está empezando a conocer como EXP: experiencia del empleado.

En pocas palabras, EXP devuelve lo que el trabajo a distancia quita: el bullicio de la oficina, las conversaciones improvisadas, los encuentros fortuitos en pasillos y ascensores. Se trata de encontrar una manera de recrear el bullicio de la vida de oficina en una experiencia digital sin nadie en la oficina. 

¿Por qué es útil? Porque la cultura no se inspira en las declaraciones de misión ni en los edictos de los consejos de administración. Está en lo tácito e implícito, en las sutiles señales sociales que los trabajadores captan de la gente que les rodea. El código de vestimenta puede ser informal, pero ¿alguien se lo ha dicho al nuevo que acaba de llegar con un traje de Savile Row? ¿Encajará un tipo ordenado en un departamento creativo lleno de mesas desordenadas?

Es en el ambiente de una oficina donde la gente aprende a llevarse bien, a saber cómo se hacen las cosas. Gran parte de ello está en las pequeñas cosas. Por eso el software EXP permite "pequeñas cosas" como el chat de los empleados, los manuales de instrucciones y lo que se cuece hoy en la cantina. Los pequeños detalles que convierten a un conjunto de individuos en un equipo que se siente cómodo entre sí. 

EXP tiene otra ventaja, a veces denominada "métrica social". Cuando los directivos pueden ver quién es productivo y quién tiene problemas, les ayuda a tomar decisiones, desde revisiones salariales hasta planes de formación. Comprobando el número de lectores de una nota del Director General, se puede comprobar el nivel de comprensión de una nueva norma. Por supuesto, esto requiere un equilibrio muy, muy cuidadoso: hay una delgada línea entre echar una mano y el Gran Hermano. Pero las oportunidades de EXP son enormes, por lo que es nuestra última herramienta imprescindible.

Conclusión: un futuro de oportunidades

Las herramientas y aplicaciones para este espacio de trabajo digital del futuro ya existen, y Getronics puede ayudarle a darles sentido. Porque éste es nuestro negocio: ayudarle a prosperar en un mundo y un lugar de trabajo que han cambiado para siempre. Y se trata tanto de fomentar las relaciones entre las personas como de permitirles comunicarse. Si está preparado, póngase en contacto con Getronics aquí.