Gen AI in der digitalen Arbeitswelt: Die Chancen für HR

Getronics Redaktionsteam

In diesem Artikel:

Generative KI (Gen AI) ist eine leistungsstarke und weithin zugängliche Technologie, die die Art und Weise, wie wir arbeiten, verändern wird. Seit der Einführung von ChatGPT 3.5 Ende 2022 ist die Begeisterung darüber groß. Mehr als eine Million Nutzer haben sie innerhalb von fünf Tagen angenommen, und sie hat weltweit für Schlagzeilen gesorgt.  

Dies führte natürlich zu vielen Diskussionen über generative KI und KI im Allgemeinen, wobei sich die meisten Menschen in dem einen oder anderen Extrem der Meinungsskala befanden - entweder staunten sie über die großartigen Möglichkeiten oder hatten Angst vor den potenziellen Risiken.  

Trotz der Befürchtungen mancher Menschen lässt sich das transformative Potenzial der generativen KI nicht leugnen. Dies gilt vor allem für die Wirtschaft, wo KI in Bereichen wie dem Personalwesen (HR) zunehmend an Bedeutung gewinnt und für alle Bereiche von der Rekrutierung und dem Onboarding bis hin zum Leistungsmanagement und der beruflichen Weiterentwicklung eingesetzt wird.  

KI für HR

Wie sich generative KI auf HR auswirkt 

Die KI-Generation verwandelt die Personalabteilung schnell und auf verschiedene Weise in eine strategischere Funktion.  

In erster Linie ermöglicht sie es den HR-Teams, einen "always on"-Service anzubieten. Generative KI-basierte HR-Tools können Mitarbeiter beispielsweise in Echtzeit bei Routineanfragen und -aufgaben unterstützen, etwa bei der Aktualisierung persönlicher Daten. Die Technologie hilft den HR-Teams auch dabei, die Mitarbeiter besser kennenzulernen: wie sie arbeiten, wie sie lernen, wie sie sich engagieren und vieles mehr.  

Viele Unternehmen haben in generative KI investiert, um die Fähigkeiten ihrer Mitarbeiter besser zu verstehen und eine Höherqualifizierung zu ermöglichen. Dies wird durch einen datengesteuerten Ansatz erreicht, der verschiedene Datenquellen zusammenführt und miteinander verbundene Anwendungsfälle ermöglicht, wie z. B. Talentbeurteilung, Entwicklung von Karrierewegen und Suche nach Kandidaten. Wir werden dies später noch genauer untersuchen.  

Generative KI wird auch neue Produktivitätsniveaus in der Personalabteilung erschließen und gleichzeitig das Dienstleistungsmodell überarbeiten. Mit der richtigen Mischung aus Technologie, Zielen und Zeit könnte eine robuste generative KI-Implementierung die Produktivität der Personalabteilung erheblich verbessern.  

Generative KI im Einstellungsprozess 

Generative KI hat das Potenzial, den Einstellungsprozess zu revolutionieren, vor allem durch ihre Fähigkeit, Lebensläufe zu analysieren und zu filtern. Diese Technologie kann eine große Anzahl von Bewerbungen schnell und effizient verarbeiten und übertrifft die menschlichen Fähigkeiten in Bezug auf Geschwindigkeit und Umfang bei weitem.  

Mithilfe fortschrittlicher Algorithmen kann die generative KI Lebensläufe durchsuchen und Schlüsselinformationen wie Fähigkeiten, Erfahrungen und Bildungshintergrund herausfiltern. Anschließend kann sie diese Details mit den Stellenanforderungen abgleichen und so ein hohes Maß an Übereinstimmung zwischen dem Profil eines Bewerbers und den Anforderungen der Stelle gewährleisten. 

Ein wesentlicher Vorteil der generativen KI in diesem Zusammenhang ist ihre Fähigkeit, die am besten geeigneten Kandidaten mit minimaler Voreingenommenheit zu identifizieren. Unbewusste Voreingenommenheit kann das herkömmliche Lebenslaufscreening beeinflussen, aber KI kann eine objektivere Bewertung bieten, wenn sie richtig programmiert und überwacht wird. Sie kann so trainiert werden, dass sie demografische Faktoren wie Alter, Geschlecht oder ethnische Zugehörigkeit ignoriert und sich ausschließlich auf die für die Stelle relevanten Kompetenzen und Qualifikationen konzentriert. 

Generative KI kann auch nuanciertere Aspekte des Profils eines Bewerbers analysieren, z. B. die Kompatibilität seiner Werte und seines Arbeitsstils mit der Unternehmenskultur, indem sie die Feinheiten der Sprache und der Formulierung in seinem Lebenslauf auswertet. Dies ist besonders wichtig, um eine gute Passung zu gewährleisten, die ein entscheidender Faktor für die langfristige Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit ist. 

Generative KI und Mitarbeiter-Onboarding 

Das Onboarding von Mitarbeitern ist eine der wichtigsten und zeitaufwändigsten Aufgaben der Personalabteilung. Es ist wichtig, es richtig zu machen, wenn Sie Mitarbeiter langfristig an sich binden und den besten ersten Eindruck hinterlassen wollen.  

Generative KI kann hier in vielerlei Hinsicht eine wichtige Rolle spielen. Gleich zu Beginn kann sie zur Automatisierung von Zugangs- und Passwortprofilen für alle Anwendungen und Systeme eines Unternehmens eingesetzt werden, indem sie sichere Zugangsdaten für neue Mitarbeiter generiert und verwaltet. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass neue Mitarbeiter vom ersten Tag an sofortigen und problemlosen Zugang zu allen erforderlichen Tools und Plattformen haben, wodurch Verzögerungen vermieden werden, die in der Anfangsphase des Onboardings oft hinderlich sind. 

Über die Verwaltungsaufgaben hinaus kann generative KI den Schulungs- und Integrationsaspekt des Onboarding erheblich verbessern. KI kann personalisierte Schulungsprogramme erstellen, die auf die individuellen Bedürfnisse und Lernstile jedes neuen Mitarbeiters zugeschnitten sind. Auf der Grundlage anfänglicher Bewertungen oder Eingaben zu Rolle, Erfahrung und Fähigkeiten des Mitarbeiters kann die künstliche Intelligenz Lernmaterialien zusammenstellen und empfehlen, Schulungen planen und sogar das Lerntempo an den Fortschritt des Mitarbeiters anpassen. Dieser personalisierte Ansatz trägt dazu bei, dass sich neue Mitarbeiter bei der Eingewöhnung in ihre neue Rolle engagierter und besser unterstützt fühlen.  

Ein weiterer möglicher Einsatz von generativer KI beim Onboarding ist die Verwendung eines virtuellen Assistenten oder Mentors. Dieser KI-gestützte Mentor kann rund um die Uhr zur Verfügung stehen, um Fragen zu beantworten, Informationen bereitzustellen und neue Mitarbeiter durch ihre ersten Tage und Wochen im Unternehmen zu begleiten. Diese kontinuierliche Unterstützung kann besonders hilfreich sein, um das Gefühl der Überforderung zu verringern, das oft mit einem neuen Job einhergeht, und den Übergang reibungsloser und angenehmer zu gestalten. 

Generative KI und Mitarbeitermanagement 

Die Integration von generativer KI in die Mitarbeiterverwaltung kann mehrere Herausforderungen bewältigen und gleichzeitig neue Möglichkeiten eröffnen.  

In Szenarien, in denen Mitarbeiter von Vorgesetzten geführt werden, die sie nur selten persönlich sehen, oder umgekehrt, kann KI eine entscheidende Rolle dabei spielen, die Sichtbarkeit und Anerkennung ihrer Arbeit zu gewährleisten. Fernarbeit kann manchmal zu Situationen führen, in denen die Beiträge von Mitarbeitern, die nicht physisch im Büro anwesend sind, übersehen werden.  

Generative KI kann dieses Problem entschärfen, indem sie die Leistung und die Beiträge aller Mitarbeiter verfolgt und analysiert, unabhängig von ihrem physischen Standort. Durch die Aggregation von Daten zu Projektabschlüssen, Beiträgen und Erfolgen kann generative KI auch Managern einen umfassenden Überblick über die Leistung jedes Teammitglieds verschaffen und sicherstellen, dass Entscheidungen über Beförderungen und Anerkennung auf objektiven Daten und nicht auf der Sichtbarkeit im Büro beruhen. 

Generative KI kann auch für die Weiterbildung und die berufliche Entwicklung eine entscheidende Rolle spielen. Sie kann die Fähigkeiten, Leistungsbewertungen und Karrierewünsche eines Mitarbeiters analysieren und personalisierte Schulungsprogramme empfehlen. 

Dieser Ansatz stellt sicher, dass jeder Mitarbeiter eine relevante und wirkungsvolle Schulung erhält, die auf seine spezifische berufliche Laufbahn zugeschnitten ist. KI kann auch Branchentrends und Qualifikationsprognosen überwachen und Schulungsprogramme vorschlagen, die nicht nur auf die Karriereziele des Einzelnen, sondern auch auf den künftigen Bedarf des Unternehmens abgestimmt sind. 

Generative KI und ausscheidende Mitarbeiter 

Das Offboarding von Mitarbeitern ist ein oft übersehener, aber wichtiger Prozess im Personalwesen. Dies gilt vor allem in Unternehmen, in denen die Aufrechterhaltung des Wissensstandes, der Sicherheit und der Einhaltung von Vorschriften eine betriebliche Notwendigkeit darstellt.  

Eine der wichtigsten Anwendungen von generativer KI beim Deboarding ist daher die Erfassung und Speicherung des Wissens des ausscheidenden Mitarbeiters. Ohne eine Möglichkeit, das Wissen zu erhalten, können die einzigartigen Einblicke, Erfahrungen und das Verständnis eines Mitarbeiters für bestimmte Arbeitsabläufe und Projekte mit ihm gehen, was zu Wissenslücken führt.  

Generative KI kann bei der Dokumentation dieser Arbeitsabläufe und Prozesse helfen, indem sie mit dem ausscheidenden Mitarbeiter interagiert, um detaillierte Informationen über seine Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Projekte zu sammeln. Diese Daten können dann verwendet werden, um umfassende Leitfäden oder Handbücher zu erstellen, die für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter von unschätzbarem Wert sind. Diese Dokumente können den neuen Mitarbeitern einen Einblick in die Methoden und Strategien ihres Vorgängers geben, den Übergang erleichtern und die Auswirkungen des Wechsels minimieren. 

Bei der Ausgliederung von Mitarbeitern muss auch sichergestellt werden, dass der Zugriff auf die Unternehmenssysteme aufgehoben und sämtliches Eigentum zurückgegeben wird. Generative KI kann einen Großteil dieses Prozesses automatisieren, indem sie beispielsweise eine Checkliste der Konten und Zugänge verwaltet, die deaktiviert werden müssen, und die Rückgabe von Firmeneigentum wie Laptops, Ausweisen oder anderen Geräten verfolgt. Diese Automatisierung beschleunigt den Offboarding-Prozess und hilft, Sicherheitsverletzungen oder Compliance-Probleme zu vermeiden, die durch eine verzögerte oder unvollständige Entziehung des Zugangs entstehen können. 

Generative KI ist die Zukunft von HR 

Die Integration von generativer KI in die Personalabteilung bedeutet einen Wandel hin zu einem effizienteren, datengesteuerten und personalisierten Personalmanagement. Der übergreifende Vorteil von KI im Personalwesen liegt in ihrer Fähigkeit, den Verwaltungsaufwand und die manuelle Arbeit zu reduzieren, Prozesse erheblich zu beschleunigen und riesige Datenmengen in einem noch nie dagewesenen Umfang zu verarbeiten. 

Trotz aller Vorteile, die sie mit sich bringt, müssen Führungskräfte mit den HR-Teams kommunizieren und ihnen versichern, dass KI sie nicht ersetzen, sondern ihre Arbeit ergänzen soll. Eine transparente Kommunikation darüber, wie KI eingesetzt wird, kann Ängste und Missverständnisse abbauen. 

Aufklärung und ein kontinuierlicher Dialog über die sich entwickelnde Rolle der KI am Arbeitsplatz können dazu beitragen, eine Kultur des Vertrauens und der Akzeptanz aufzubauen. Schulungen, Workshops und offene Foren können die Funktionsweise und die Vorteile von KI wirkungsvoll demonstrieren. Dieser Ansatz entmystifiziert die KI und ermutigt die Mitarbeiter, sie als positive Ergänzung zu ihrem Arbeitsumfeld zu sehen, die ihre Aufgaben erweitert, anstatt sie zu bedrohen. 

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