L'IA dans le Digital Workplace : des opportunités pour les RH

Équipe de rédaction de Getronics

Dans cet article :

L'IA générative (Gen AI) est une technologie puissante et largement accessible qui modifie notre façon de travailler. Depuis le lancement de ChatGPT 3.5 à la fin de l'année 2022, elle a fait l'objet d'un énorme engouement. Plus d'un million d'utilisateurs l'ont adoptée en l'espace de cinq jours et elle a fait la une des journaux du monde entier.  

Cela a naturellement donné lieu à de nombreuses discussions sur l'IA générative et l'IA en général, la plupart des gens se situant à un extrême ou à l'autre de l'échelle d'opinion - soit émerveillés par ses capacités impressionnantes, soit effrayés par les risques potentiels.  

Malgré les craintes de certains, le potentiel de transformation de l'IA générative est indéniable. C'est particulièrement vrai dans les entreprises, où l'IA gagne du terrain dans des domaines tels que les ressources humaines (RH), où elle est utilisée pour tout, du recrutement et de l'intégration à la gestion des performances et à l'évolution professionnelle.  

L'IA au service des RH

L'impact de l'IA générative sur les RH 

La Génération IA transforme rapidement les RH en une fonction plus stratégique de diverses manières.  

Tout d'abord, elle permet aux équipes RH de fournir un service "toujours disponible". Les outils RH basés sur l'IA générative, par exemple, peuvent guider les employés en temps réel en intervenant pour les aider à répondre aux questions et tâches de routine, comme la mise à jour des informations personnelles. La technologie aide également les équipes RH à mieux connaître les employés : comment ils travaillent, comment ils apprennent, comment ils s'engagent, et plus encore.  

De nombreuses organisations ont investi dans l'IA générative pour mieux comprendre les compétences de leurs employés et permettre une montée en compétences. Cela est possible grâce à une approche axée sur les données qui réunit diverses sources de données et permet des cas d'utilisation interconnectés, tels que l'évaluation des talents, l'élaboration de parcours de carrière et le sourcing de candidats. Nous examinerons ce point plus en détail ultérieurement.  

L'IA générative permettra également d'atteindre de nouveaux niveaux de productivité dans la fonction RH tout en révisant le modèle de service. Avec la bonne combinaison de technologie, d'objectifs et de temps, un déploiement robuste d'IA générative pourrait améliorer de manière significative la productivité des RH.  

L'IA générative dans le processus de recrutement 

L'IA générative a le potentiel de révolutionner le processus de recrutement, principalement grâce à sa capacité à analyser et à filtrer les CV. Cette technologie peut traiter un grand nombre de candidatures rapidement et efficacement, dépassant de loin les capacités humaines en termes de rapidité et de volume.  

À l'aide d'algorithmes avancés, l'IA générative peut parcourir les CV et en extraire des informations clés telles que les compétences, les expériences et les formations. Elle peut ensuite faire correspondre ces informations aux exigences du poste, garantissant ainsi un degré élevé d'adéquation entre le profil d'un candidat et les besoins du poste. 

L'un des principaux avantages de l'IA générative dans ce contexte est sa capacité à identifier les candidats les mieux adaptés avec un minimum de préjugés. Des préjugés inconscients peuvent influencer la sélection traditionnelle des CV, mais l'IA peut offrir une évaluation plus objective si elle est programmée et contrôlée correctement. Elle peut être entraînée à ignorer les facteurs démographiques tels que l'âge, le sexe ou l'origine ethnique, en se concentrant uniquement sur les compétences et les qualifications pertinentes pour le poste. 

L'IA générative peut également analyser des aspects plus nuancés du profil d'un candidat, tels que la compatibilité de ses valeurs et de son style de travail avec la culture de l'entreprise, en évaluant les subtilités de langage et de formulation de son CV. Cet aspect est particulièrement important pour garantir une bonne adéquation, qui est un facteur essentiel de rétention et de satisfaction des employés à long terme. 

L'IA générative et l'accueil des nouveaux employés 

L'intégration des employés est l'une des fonctions les plus cruciales et les plus chronophages des ressources humaines. Il est important de le faire correctement si l'on veut fidéliser les employés à long terme et faire la meilleure première impression.  

L'IA générative peut jouer un rôle important à bien des égards. D'emblée, elle peut être utilisée pour automatiser les profils d'accès et de mot de passe dans toutes les applications et tous les systèmes d'une entreprise en générant et en gérant des identifiants d'accès sécurisés pour les nouveaux employés. Ce faisant, il garantit que les nouveaux employés ont un accès immédiat et sans problème à tous les outils et plateformes nécessaires dès leur premier jour, éliminant ainsi les retards qui peuvent souvent entraver les premières étapes de l'onboarding 

Au-delà des tâches administratives, l'IA générative peut améliorer de manière significative l'aspect formation et intégration de l'onboarding. Elle peut créer des programmes de formation personnalisés adaptés aux besoins individuels et aux styles d'apprentissage de chaque nouvel employé. Sur la base des évaluations initiales ou des données relatives au rôle, à l'expérience et aux compétences de l'employé, l'IA peut sélectionner et recommander des supports d'apprentissage, programmer des sessions de formation et même ajuster le rythme d'apprentissage en fonction des progrès de l'employé. Cette approche personnalisée aide les nouveaux employés à se sentir plus engagés et soutenus pendant qu'ils s'adaptent à leurs nouvelles fonctions. 

Une autre utilisation potentielle de l'IA générative dans l'onboarding est celle d'un assistant virtuel ou d'un mentor. Ce mentor alimenté par l'IA peut être disponible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 pour répondre aux questions, fournir des informations et guider les nouveaux employés au cours de leurs premiers jours et semaines au sein de l'entreprise. Ce soutien continu peut être particulièrement bénéfique pour réduire le sentiment de confusion qui accompagne souvent un nouvel emploi, rendant la transition plus douce et plus agréable. 

L'IA générative et la gestion des employés 

L'intégration de l'IA générative dans la gestion des employés peut permettre de relever plusieurs défis tout en débloquant simultanément de nouvelles opportunités.  

Dans les scénarios où les employés sont gérés par des superviseurs qu'ils voient rarement en personne, ou vice versa, l'IA peut jouer un rôle crucial en assurant la visibilité et la reconnaissance de leur travail. Le travail à distance peut parfois conduire à des situations où les contributions des employés qui ne sont pas physiquement présents au bureau risquent d'être négligées.  

L'IA générative peut atténuer ce problème en suivant et en analysant les performances et les contributions de tous les employés, quel que soit leur emplacement physique. En agrégeant les données relatives à l'achèvement des projets, aux contributions et aux réalisations, l'IA générative peut également fournir aux responsables une vue d'ensemble des performances de chaque membre de l'équipe, garantissant que les décisions relatives aux promotions et à la reconnaissance sont basées sur des données objectives plutôt que sur la visibilité au bureau. 

L'IA générative peut également changer la donne en matière de formation et de développement de carrière. Elle peut analyser l'ensemble des compétences d'un employé, ses évaluations de performance et ses aspirations professionnelles afin de recommander des programmes de formation personnalisés. 

Cette approche permet de s'assurer que chaque employé reçoit une formation pertinente et impactante, adaptée à sa trajectoire professionnelle spécifique. L'IA peut également surveiller les tendances sectorielles et les prévisions de compétences, suggérant des programmes de formation qui s'alignent non seulement sur les objectifs de carrière de l'individu, mais aussi sur les besoins futurs de l'entreprise. 

L'IA générative et les employés qui quittent l'entreprise 

L'intégration des employés est un processus souvent négligé et pourtant essentiel dans le domaine des ressources humaines. C'est particulièrement vrai dans les organisations où il est impératif de maintenir les connaissances, la sécurité et la conformité de l'organisation.  

Naturellement, l'une des applications clés de l'IA générative en matière de départs consiste à capturer et à sauvegarder les connaissances de l'employé qui quitte l'entreprise. Sans moyen de conserver les connaissances, les idées, les expériences et la compréhension uniques d'un employé concernant des workflows et des projets spécifiques peuvent partir avec lui, ce qui entraîne des lacunes en matière de connaissances.  

L'IA générative peut aider à documenter ces flux de travail et ces processus en interagissant avec l'employé sortant pour recueillir des informations détaillées sur ses tâches, ses responsabilités et ses projets. Ces données peuvent ensuite être utilisées pour créer des guides ou des manuels complets, qui peuvent s'avérer précieux pour l'intégration des nouveaux employés. Ces documents peuvent fournir aux nouveaux employés des informations sur les méthodes et les stratégies de leur prédécesseur, facilitant ainsi la transition et minimisant l'impact de ce turnover. 

Les processus de départ des employés doivent également garantir que l'accès aux systèmes de l'entreprise est révoqué et que tous les biens sont restitués. L'IA générative peut automatiser une grande partie de ce processus, par exemple en gérant une liste de contrôle des comptes et des accès qui doivent être désactivés et en assurant le suivi de la restitution des biens de l'entreprise tels que les ordinateurs portables, les badges d'identification ou d'autres équipements. Cette automatisation accélère le processus de désinsertion et aide à prévenir les failles de sécurité ou les problèmes de conformité qui peuvent résulter d'une révocation d'accès tardive ou incomplète. 

L'IA générative est l'avenir des RH 

L'intégration de l'IA générative dans les RH représente une évolution vers une gestion des ressources humaines plus efficace, axée sur les données et personnalisée. L'avantage primordial de l'IA dans les RH est sa capacité à réduire la charge administrative et les charges de travail manuelles, en accélérant considérablement les processus et en traitant de grandes quantités de données à une échelle sans précédent. 

Malgré tous les avantages qu'elle apporte, les dirigeants doivent communiquer avec les équipes RH et les rassurer sur le fait que l'objectif de l'IA n'est pas de les remplacer, mais d'augmenter et de compléter leur travail. Une communication transparente sur l'utilisation de l'IA peut apaiser les craintes et les idées fausses. 

L'éducation et le dialogue permanent sur l'évolution du rôle de l'IA sur le lieu de travail peuvent contribuer à instaurer une culture de confiance et d'acceptation. Les sessions de formation, les ateliers et les forums ouverts peuvent démontrer efficacement le fonctionnement de l'IA et ses avantages. Cette approche démystifie l'IA et encourage les employés à la considérer comme un ajout positif à leur environnement de travail, qui renforce leurs rôles plutôt que de les menacer. 

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