Junta de Castilla y León: optimizar los procesos administrativos para ofrecer un mejor servicio público

La Administración de Servicios Sociales de la Junta de Castilla y León en España es un organismo público autónomo responsable de gestionar una amplia gama de servicios sociales en toda la región. Entre ellos se incluyen ayudas económicas, atención domiciliaria, programas de conciliación de la vida laboral y familiar, apoyo a la mujer, prevención del maltrato y la violencia sexual, prevención de drogodependencias, apoyo a la familia e iniciativas de igualdad, entre otros.

El reto

La organización se enfrentaba a varios retos relacionados con la gestión de los procedimientos administrativos internos y de cara al ciudadano. El personal debía acceder a varios sistemas para verificar, validar y actualizar datos en informes y documentación, y tenía que gestionar manualmente grandes volúmenes de interacciones con los ciudadanos. Estas tareas repetitivas y de escaso valor no sólo consumían mucho tiempo, sino que además se intensificaban en los periodos de máxima demanda, lo que provocaba retrasos en la tramitación de las solicitudes y la resolución de los trámites.

Castilla y León también presenta factores regionales únicos que complican aún más la prestación de servicios: su gran extensión geográfica, la baja densidad de población y el envejecimiento de la población exigen servicios más ágiles y accesibles. Los sistemas heredados y las aplicaciones obsoletas añadían una capa adicional de complejidad, limitando la capacidad de la organización para atender a los ciudadanos de manera eficiente y oportuna.

La solución Getronics

Getronics propuso una solución integral para agilizar los procesos administrativos de la organización. Mediante un análisis en profundidad, identificamos las tareas repetitivas y de bajo valor, separándolas de las que requerían la supervisión de expertos. Diseñamos sistemas de interacción híbridos que automatizaban la clasificación, recuperación e introducción de datos, al tiempo que conservaban la participación de especialistas para la toma de decisiones.

Además, implantamos procesos automatizados de comunicación y seguimiento para acelerar la notificación y confirmación de las resoluciones a los ciudadanos. Un reto clave fue alinear estos cambios con una estrategia de automatización viable, garantizando la integridad del proceso y un retorno de la inversión a corto plazo. Conseguir la aceptación de los principales interesados, comprender sus responsabilidades y comunicar claramente las ventajas de estos cambios fue fundamental para el éxito.

Resultados

Gracias a la solución de Getronics, la Administración de Servicios Sociales de la Junta de Castilla y León ha conseguido mejoras tangibles:

• Reducción de las tareas repetitivas y de escaso valor para los equipos internos
• Plazos más breves para la emisión de resoluciones a los ciudadanos
• Supervisión automatizada de las notificaciones, lo que mejora la eficacia
• Menos horas manuales dedicadas a clasificar y procesar datos
• Reducción de los errores humanos en los procesos rutinarios

Conclusión

Esta colaboración ha dado lugar a mejoras significativas en la eficiencia y la calidad de los servicios públicos de la región. Al agilizar los procesos administrativos, la Administración de Servicios Sociales ofrece ahora un apoyo más rápido y eficaz a los ciudadanos, reforzando su compromiso con el bienestar social en Castilla y León.