Junta de Castilla y León : Optimiser les processus administratifs pour améliorer le service public

L'administration des services sociaux de la Junta de Castilla y León, en Espagne, est un organisme public autonome chargé de gérer un large éventail de services sociaux dans la région. Ces services comprennent, entre autres, l'aide financière, les soins à domicile, les programmes de conciliation entre vie professionnelle et vie privée, l'aide aux femmes, la prévention des abus et des violences sexuelles, la prévention de la toxicomanie, l'aide aux familles et les initiatives en faveur de l'égalité.

Le défi

L'organisation était confrontée à plusieurs défis liés à la gestion des procédures administratives internes et de celles destinées aux citoyens. Le personnel devait accéder à plusieurs systèmes pour vérifier, valider et mettre à jour les données figurant dans les rapports et la documentation, et devait gérer manuellement un grand nombre d'interactions avec les citoyens. Ces tâches répétitives et de faible valeur ne prenaient pas seulement du temps, mais s'intensifiaient également pendant les périodes de forte demande, entraînant des retards dans le traitement des demandes et l'apport de solutions.

Castilla y León présente également des facteurs régionaux uniques qui compliquent encore la prestation de services : sa vaste étendue géographique, sa faible densité de population et le vieillissement de sa population exigent des services plus agiles et plus accessibles. Les systèmes existants et les applications obsolètes ont ajouté une couche supplémentaire de complexité, limitant la capacité de l'organisation à servir les citoyens de manière efficace et en temps voulu.

La solution Getronics

Getronics a proposé une solution complète pour rationaliser les processus administratifs de l'organisation. Grâce à une analyse approfondie, nous avons identifié les tâches répétitives et de faible valeur, en les séparant de celles qui nécessitent une supervision experte. Nous avons conçu des systèmes d'interaction hybrides qui automatisent la classification, l'extraction et la saisie des données, tout en préservant l'implication des spécialistes dans la prise de décision.

En outre, nous avons mis en œuvre des processus automatisés de communication et de suivi afin d'accélérer la notification et la confirmation des résolutions aux citoyens. L'un des principaux défis consistait à aligner ces changements sur une stratégie d'automatisation viable, en garantissant l'intégrité des processus et un retour sur investissement à court terme. Pour réussir, il était essentiel d'obtenir l'adhésion des principales parties prenantes, de comprendre leurs responsabilités et de communiquer clairement les avantages de ces changements.

Les résultats

Grâce à la solution de Getronics, l'administration des services sociaux de la Junta de Castilla y León a réalisé des améliorations tangibles :

• Réduction des tâches répétitives et de faible valeur pour les équipes internes
• Délais plus courts pour l'envoi des résolutions aux citoyens
• Supervision automatisée des notifications, améliorant l'efficacité
• Moins d'heures de travail manuel consacrées à la classification et au traitement des données
• Diminution des erreurs humaines dans les processus de routine

Conclusion

Cette collaboration a permis d'améliorer considérablement l'efficacité et la qualité des services publics dans la région. En rationalisant les processus administratifs, l'administration des services sociaux offre désormais un soutien plus rapide et plus efficace aux citoyens, renforçant ainsi son engagement en faveur de la protection sociale en Castille-et-León.