Equipe editorial da Getronics
Neste artigo:
A Administração de Serviços Sociais da Junta de Castilla y León, na Espanha, é um órgão público autônomo responsável pela gestão de uma ampla gama de serviços sociais na região. Esses serviços incluem assistência financeira, assistência domiciliar, programas de equilíbrio entre trabalho e vida pessoal, apoio às mulheres, prevenção de abuso e violência sexual, prevenção de dependência de drogas, apoio familiar e iniciativas de igualdade, entre outros.
O desafio
A organização estava enfrentando vários desafios relacionados ao gerenciamento de procedimentos administrativos internos e voltados para o cidadão. A equipe precisava acessar vários sistemas para verificar, validar e atualizar dados em relatórios e documentação, além de ter de gerenciar manualmente grandes volumes de interações com os cidadãos. Essas tarefas repetitivas e de baixo valor não só consumiam muito tempo, como também se intensificavam durante os períodos de pico de demanda, levando a atrasos no processamento de solicitações e na entrega de resoluções.
Castilla y León também apresenta fatores regionais únicos que complicam ainda mais a prestação de serviços: seu vasto tamanho geográfico, baixa densidade populacional e envelhecimento da população exigem serviços mais ágeis e acessíveis. Os sistemas legados e as aplicações desatualizadas acrescentaram uma camada adicional de complexidade, limitando a capacidade da organização de atender aos cidadãos de forma eficiente e em tempo hábil.
A solução Getronics
A Getronics propôs uma solução abrangente para otimizar os processos administrativos da organização. Por meio de uma análise aprofundada, identificamos tarefas repetitivas e de baixo valor, separando-as daquelas que exigiam supervisão especializada. Projetamos sistemas de interação híbridos que automatizaram a classificação, a recuperação e a entrada de dados, preservando o envolvimento de especialistas na tomada de decisões.
Além disso, implementamos processos automatizados de comunicação e acompanhamento para acelerar a notificação e a confirmação das resoluções aos cidadãos. Um dos principais desafios foi alinhar essas mudanças a uma estratégia de automação viável, garantindo a integridade do processo e um retorno do investimento em curto prazo. Obter a adesão das principais partes interessadas, entender suas responsabilidades e comunicar claramente os benefícios dessas mudanças foi fundamental para o sucesso.
Os resultados
Graças à solução da Getronics, a Administração de Serviços Sociais da Junta de Castilla y León obteve melhorias tangíveis:
- Redução de tarefas repetitivas e de baixo valor para as equipes internas
- Tempos de resposta mais curtos para a emissão de resoluções aos cidadãos
- Supervisão automatizada de notificações, melhorando a eficiência
- Menos horas manuais gastas na classificação e no processamento de dados
- Diminuição de erros humanos nos processos de rotina
Conclusão
Essa colaboração levou a melhorias significativas na eficiência e na qualidade dos serviços públicos da região. Ao simplificar os processos administrativos, a Administração de Serviços Sociais agora oferece um suporte mais rápido e eficaz aos cidadãos, reforçando seu compromisso com o bem-estar social em Castilla y León.
Soluções Getronics: Possibilitando a transformação digital dos serviços públicos
