Junta de Castilla y León: Optimierung der Verwaltungsprozesse für einen besseren öffentlichen Dienst

Die Verwaltung der Sozialdienste der Junta de Castilla y León in Spanien ist eine autonome öffentliche Einrichtung, die für die Verwaltung einer breiten Palette von Sozialdiensten in der Region zuständig ist. Dazu gehören u. a. finanzielle Unterstützung, häusliche Pflege, Programme zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie, Unterstützung für Frauen, Prävention von Missbrauch und sexueller Gewalt, Suchtprävention, Familienhilfe und Gleichstellungsinitiativen.

Die Herausforderung

Die Organisation stand vor mehreren Herausforderungen im Zusammenhang mit der Verwaltung interner und bürgerorientierter Verwaltungsverfahren. Die Mitarbeiter mussten auf mehrere Systeme zugreifen, um Daten in Berichten und Unterlagen zu überprüfen, zu validieren und zu aktualisieren, und sie mussten eine große Anzahl von Bürgerinteraktionen manuell verwalten. Diese sich wiederholenden, geringwertigen Aufgaben waren nicht nur zeitaufwändig, sondern verstärkten sich auch in Zeiten mit hoher Nachfrage, was zu Verzögerungen bei der Bearbeitung von Anfragen und der Bereitstellung von Lösungen führte.

Castilla y León weist zudem einzigartige regionale Faktoren auf, die die Erbringung von Dienstleistungen weiter erschweren: Die enorme geografische Ausdehnung, die geringe Bevölkerungsdichte und die alternde Bevölkerung erfordern flexiblere und leichter zugängliche Dienstleistungen. Altsysteme und veraltete Anwendungen erhöhten die Komplexität zusätzlich und schränkten die Fähigkeit der Organisation ein, den Bürgern effizient und zeitnah zu dienen.

Die Getronics Lösung

Getronics schlug eine umfassende Lösung zur Rationalisierung der Verwaltungsprozesse des Unternehmens vor. Durch eine gründliche Analyse identifizierten wir geringwertige und sich wiederholende Aufgaben und trennten sie von denjenigen, die eine fachliche Aufsicht erfordern. Wir entwarfen hybride Interaktionssysteme, die die Klassifizierung, den Abruf und die Eingabe von Daten automatisierten und gleichzeitig die Beteiligung von Fachleuten an der Entscheidungsfindung beibehielten.

Darüber hinaus haben wir automatisierte Kommunikations- und Follow-up-Prozesse eingeführt, um die Benachrichtigung und Bestätigung von Beschlüssen an die Bürger zu beschleunigen. Eine zentrale Herausforderung bestand darin, diese Änderungen mit einer praktikablen Automatisierungsstrategie in Einklang zu bringen und dabei die Integrität der Prozesse und eine kurzfristige Rentabilität der Investitionen zu gewährleisten. Entscheidend für den Erfolg war es, die Zustimmung der wichtigsten Beteiligten zu gewinnen, ihre Verantwortlichkeiten zu verstehen und die Vorteile dieser Änderungen klar zu kommunizieren.

Die Ergebnisse

Dank der Lösung von Getronicshat die Sozialverwaltung der Junta de Castilla y León spürbare Verbesserungen erzielt:

• Verringerung der sich wiederholenden, geringwertigen Aufgaben für interne Teams
• Kürzere Bearbeitungszeiten für die Herausgabe von Entschließungen an die Bürger
• Automatisierte Überwachung der Notifizierungen, Verbesserung der Effizienz
• Weniger manuelle Arbeitsstunden für die Klassifizierung und Verarbeitung von Daten
• Verringerung menschlicher Fehler bei Routineprozessen

Fazit

Diese Zusammenarbeit hat zu einer erheblichen Verbesserung der Effizienz und Qualität der öffentlichen Dienstleistungen in der Region geführt. Durch die Straffung der Verwaltungsabläufe bietet die Sozialverwaltung den Bürgerinnen und Bürgern nun eine schnellere und wirksamere Unterstützung und unterstreicht damit ihr Engagement für die soziale Wohlfahrt in Kastilien und León.