Datenschutzerklärung

1. Einleitung

Getronics verwaltete IKT-Dienstleistungen und -Lösungen Getronics , die die Verarbeitung personenbezogener Daten in Bereichen wie der Unterstützung digitaler Arbeitsplätze, dem Service-Desk-Betrieb, dem Endpunkt- und Gerätemanagement, Infrastruktur- und Cloud-Diensten, der Überwachung der Cybersicherheit, Netzwerkdiensten, der Softwareentwicklung, dem Anwendungssupport, dem Kundenbeziehungsmanagement und damit verbundenen Fachdienstleistungen umfassen können. Die Art der verarbeiteten personenbezogenen Daten hängt von der jeweiligen Dienstleistung, der Kundenumgebung und dem bestehenden Vertrag ab.

Getronics seine verbundenen Unternehmen (Getronics, „wir“, „uns“ und „unser“) verpflichten sich, personenbezogene Daten zu schützen und die Datenschutzrechte von Personen zu wahren.

In dieser Datenschutzerklärung wird erläutert, wie Getronics personenbezogene Daten im Zusammenhang mit seinen Websites, verwalteten ICT-Diensten und -Lösungen, Kunden- und Lieferantenbeziehungen, Rekrutierungsmaßnahmen, Veranstaltungen und Marketingaktivitäten, Geschäftsabläufen, Digital-Workplace-Diensten, Cloud- und Infrastrukturdiensten, Cybersicherheitsdiensten, Software- und Anwendungsdiensten sowie den entsprechenden Technologieplattformen Getronics , nutzt, weitergibt, speichert und schützt.

Dieser Hinweis soll die Einhaltung der geltenden Datenschutzgesetze unterstützen, darunter die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die britische DSGVO, die geltenden nationalen Datenschutzgesetze sowie weitere Datenschutzgesetze, die für Getronics weltweiten Getronics gelten.

2. Wer wir sind

Getronics ein weltweit tätiger Anbieter von ICT-Dienstleistungen und -Lösungen, der über ein Netzwerk aus verbundenen Unternehmen, Geschäftsbereichen und Servicezentren auf der ganzen Welt agiert.

Die Getronics , mit der Sie zu tun haben, ist in der Regel der Verantwortliche für Ihre personenbezogenen Daten. Wenn mehrere Getronics gemeinsam die Zwecke und Mittel der Verarbeitung festlegen, können sie als gemeinsam Verantwortliche auftreten.

Informationen zu den Unternehmen Getronics finden Sie unter: Getronics und Compliance-Informationen

Bei Fragen an den Verantwortlichen oder bei Datenschutzanfragen wenden Sie sich bitte an den Datenschutzbeauftragten untergetronics.

3. Personen, die unter diese Mitteilung fallen

Wenn Getronics im Rahmen vertraglich vereinbarter Dienstleistungen personenbezogene Daten im Auftrag eines Kunden Getronics , legt der Kunde in der Regel die Zwecke und Mittel dieser Verarbeitung fest, und Getronics gemäß dem geltenden Vertrag als Auftragsverarbeiter oder Dienstleister. Unter diesen Umständen enthält die Datenschutzerklärung des Kunden in der Regel die wichtigsten Transparenzinformationen für die jeweiligen Endnutzer, während diese Datenschutzerklärung die eigenen Verarbeitungsaktivitäten Getronicssowie den allgemeinen Datenschutzansatz des Unternehmens erläutert.

Diese Datenschutzerklärung gilt für die folgenden Personengruppen, sofern keine gesonderte Datenschutzerklärung vorliegt:

• Website-Besucher
• potenzielle Kunden und Kundenkontakte
• Kunden und Endnutzer, sofern zutreffend
• Ansprechpartner bei Lieferanten und Partnern
• Bewerbende und Kandidaten
• Veranstaltungsteilnehmer
• potenzielle Mitarbeiter
• ehemalige Mitarbeiter, sofern zutreffend
• Auftragnehmer und Leiharbeitnehmer
• Whistleblower und Ethik-Reporter
• Personen, die mit Getronics in Kontakt stehen.

Für Mitarbeiter, Meldungen von Missständen, kundenspezifische Dienstleistungen, Produkte oder Anwendungen sowie länderspezifische Verarbeitungsvorgänge können gesonderte oder ergänzende Hinweise gelten.

4. Von uns erhobene personenbezogene Daten

Je nach Art Ihrer Beziehung zu Getronics verarbeiten wir möglicherweise die folgenden Kategorien personenbezogener Daten:

• Identitätsdaten: Name, Anrede, Benutzername, Mitarbeiter-ID, Bewerber-ID, Staatsangehörigkeit (sofern erforderlich).
• Kontaktdaten: E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Geschäftsadresse und Postanschrift.
• Berufliche Angaben: Angaben zum Beschäftigungsverhältnis, Berufsbezeichnung, Qualifikationen, Zertifizierungen, Berufserfahrung und Angaben im Lebenslauf.
• Technische Informationen: IP-Adresse, Gerätekennungen, Browserdaten, Betriebssystemdaten, Authentifizierungsprotokolle, Sicherheitsereignisse und Informationen zur Nutzung der Website.
• Kommunikationsdaten: E-Mails, Besprechungsprotokolle, Support-Tickets, Umfragen, Rückmeldungen und Chat-Nachrichten.
• Informationen zur Personalbeschaffung: Lebensläufe, Bewerbungen, Notizen zu Vorstellungsgesprächen, Bewertungen, Referenzen, Ergebnisse der Hintergrundüberprüfung, Unterlagen zur Arbeitserlaubnis sowie gegebenenfalls Informationen zur Sicherheitsüberprüfung.
• Finanzdaten: Zahlungsangaben, Bankverbindung, Steuerdaten und Rechnungsdaten.
• Compliance-Informationen, Korrespondenz mit Aufsichtsbehörden, Prüfungsunterlagen, Due-Diligence-Unterlagen, Interessenskonflikterklärungen sowie Ethik- oder Compliance-Berichte.
• Daten besonderer Kategorien: Gesundheitsdaten, Angaben zu ethnischer Herkunft, Behinderung, Vorstrafen oder biometrische Daten, sofern dies gesetzlich zulässig ist und zusätzliche Schutzmaßnahmen gelten.

5. Wie wir personenbezogene Daten erheben

Wir erheben personenbezogene Daten direkt von Ihnen, automatisch mithilfe von Technologien sowie von Dritten.

• Direkt von Ihnen: wennSie uns kontaktieren, Informationen anfordern, Dienstleistungen erwerben, sich für Veranstaltungen anmelden, Anträge einreichen oder Fragebögen ausfüllen.
• Automatisch: überCookies, Website-Analysen, Sicherheitsüberwachungstools, Protokolldateien und Gerätetelemetrie.
• Von Dritten: darunterPersonalvermittlungsagenturen, berufliche Netzwerkplattformen, öffentliche Register, Referenzgeber, Anbieter von Hintergrundüberprüfungen, Technologieanbieter, Kunden und Partner.

6. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die nachstehende Tabelle fasst die wichtigsten Zwecke zusammen, für die Getronics personenbezogene Daten Getronics , sowie die Rechtsgrundlagen, auf die sich das Unternehmen in der Regel stützt. Die jeweils geltende Rechtsgrundlage kann je nach Land, Geschäftsbeziehung und konkreter Verarbeitungsmaßnahme variieren.

Zweck der Verarbeitung

Beispiele für personenbezogene Daten

Rechtsgrundlage

Kundenbeziehungen und Dienstleistungserbringung

Geschäftskontaktdaten, Service-Tickets, Projektinformationen, Korrespondenz, Kontodaten

Vertrags Erfüllung, berechtigte Interessen, gesetzliche Verpflichtungen

Marketing und Geschäftsentwicklung

Kontaktdaten, Marketingpräferenzen, Teilnahme an Veranstaltungen, Website-Analysen

Einwilligung und/oder berechtigte Interessen mit Widerspruchsrecht

Personalbeschaffung und Talentakquise

Lebensläufe, Bewerbungen, Notizen zu Vorstellungsgesprächen, Ergebnisse von Eignungstests, Angaben zur Arbeitserlaubnis, Referenzen

Berechtigte Interessen, Maßnahmen im Vorfeld eines Vertragsabschlusses, gesetzliche Verpflichtungen, Einwilligung, sofern erforderlich

Lieferanten- und Partnermanagement

Kontaktdaten der Lieferanten, Unterlagen zur Sorgfaltsprüfung, Vertrags- und Zahlungsinformationen

Vertrags Erfüllung, berechtigte Interessen, gesetzliche Verpflichtungen

Sicherheit, Betrugsbekämpfung und Vorfallmanagement

Authentifizierungsprotokolle, Gerätekennungen, Zugriffsaufzeichnungen, Sicherheitsereignisse, Vorfallaufzeichnungen

Berechtigte Interessen, gesetzliche Verpflichtungen

Rechts-, Regulierungs- und Compliance-Management

Prüfungsunterlagen, DSAR-Unterlagen, Korrespondenz zur Einhaltung von Vorschriften, Untersuchungsunterlagen

Gesetzliche Verpflichtungen und berechtigte Interessen

KI-gestützte Dienste und Produktivitätsdienste

Eingaben, Ausgaben, Benutzeraufforderungen, Metadaten oder Betriebsprotokolle, die personenbezogene Daten enthalten

Berechtigte Interessen, Vertragserfüllung, gesetzliche Verpflichtungen und/oder Einwilligung, sofern erforderlich

7. Personalbeschaffung und Bearbeitung von Bewerbungen

Getronics Bewerberdaten, um den Einstellungsprozess zu verwalten, die Eignung zu beurteilen, die Teilnahmeberechtigung zu überprüfen, mit Bewerbern zu kommunizieren und die Unterlagen zum Einstellungsprozess zu führen.

Zu den Bewerberdaten können Lebensläufe, Bewerbungen, der berufliche Werdegang, Angaben zur Ausbildung, Qualifikationen, Notizen zu Vorstellungsgesprächen, Ergebnisse von Eignungstests, gegebenenfalls Ergebnisse psychometrischer Tests, Unterlagen zur Arbeitserlaubnis, Gehaltsvorstellungen, Ergebnisse von Hintergrundüberprüfungen, Referenzen, Informationen aus LinkedIn- oder anderen beruflichen Profilen sowie die Korrespondenz im Rahmen des Einstellungsverfahrens gehören.

Wir können Bewerberdaten direkt von Bewerbern oder von Personalvermittlungsagenturen, Empfehlern, Referenzgebern, beruflichen Netzwerkplattformen, Anbietern von Hintergrundüberprüfungen und anderen gesetzlich zulässigen Quellen erhalten.

Wir verarbeiten Personalbeschaffungsdaten für die Kandidatenakquise, die Bewerbungsbearbeitung, Vorstellungsgespräche und Assessment-Verfahren, den Aufbau eines Talentpools, die Zuordnung zu künftigen Stellenangeboten, die Personalplanung, Sicherheitsüberprüfungen, die Einhaltung gesetzlicher und behördlicher Vorschriften, kundenspezifische Überprüfungen, sofern diese für die Kundenumgebungen erforderlich sind, die Überwachung der Diversität sowie die Betrugsbekämpfung.

Sofern Getronics Personalvermittlungspartner, Bewerbermanagementsysteme, Interviewplattformen oder Anbieter von Hintergrundüberprüfungen Getronics , können diese Parteien Bewerberdaten im Auftrag von Getronics gemäß den Angaben in ihren eigenen geltenden Datenschutzerklärungen verarbeiten.

Sofern nicht gesetzlich eine längere Aufbewahrungsfrist vorgeschrieben ist oder diese zur Bearbeitung eines Anspruchs erforderlich ist, werden die Unterlagen nicht berücksichtigter Bewerber in der Regel bis zu 24 Monate lang aufbewahrt. Die Unterlagen erfolgreicher Bewerber werden in die entsprechende Personalakte übernommen und gemäß der geltenden Datenschutzerklärung für Mitarbeiter sowie dem Aufbewahrungsplan aufbewahrt.

8. Künstliche Intelligenz und automatisierte Verarbeitung

Getronics künstliche Intelligenz, Technologien auf Basis des maschinellen Lernens sowie KI-gestützte Produktivitätswerkzeuge einsetzen, um die Erbringung von Dienstleistungen, den Kundensupport, das Wissensmanagement, die Softwareentwicklung, den Betrieb im Bereich Cybersicherheit, die Personalbeschaffung, die Dokumentenprüfung, die interne Produktivität und den Geschäftsbetrieb zu unterstützen.

Wenn KI-Systeme personenbezogene Daten verarbeiten, Getronics Governance-, Sicherheits-, Zugriffskontroll-, vertragliche und Risikomanagementmaßnahmen Getronics , die der Art und dem Risiko der Verarbeitung angemessen sind.

Sofern nicht ausdrücklich in einem separaten Hinweis angegeben, Getronics ausschließlich automatisierten Entscheidungen, die rechtliche oder ähnlich schwerwiegende Auswirkungen auf Einzelpersonen haben, ohne dass eine angemessene menschliche Beteiligung stattfindet.

Sofern bestimmte KI-Systeme zusätzliche Transparenz erfordern, Getronics ergänzende Datenschutzhinweise oder systemspezifische Informationen bereitstellen.

9. Zusammenarbeit und digitale Arbeitsplatzdienste

Getronics Technologien für die Zusammenarbeit und den digitalen Arbeitsplatz, darunter Microsoft 365, Microsoft Teams, SharePoint, OneDrive, Exchange Online, Copilot sowie KI-gestützte Produktivitätsdienste, Telefonie- und unified communications .

Zu den über diese Dienste verarbeiteten personenbezogenen Daten können Kommunikationsprotokolle, Aufzeichnungen von Besprechungen, Besprechungsprotokolle, geteilte Inhalte, Nutzerprofile, Daten zur Nutzung der Dienste, Diagnoseinformationen und Sicherheitsprotokolle gehören.

Die Datenverarbeitung erfolgt zur Erbringung von Kommunikationsdiensten, zur Unterstützung der Zusammenarbeit, zur Verbesserung der Zuverlässigkeit der Dienste, zum Schutz der Sicherheit, zur Bewältigung von Vorfällen, zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen und zur Abwicklung Getronics .

Relevante Microsoft-Quellen: Microsoft-Datenschutzerklärung; Microsoft Trust Center

10. Weitergabe personenbezogener Daten

Getronics personenbezogene Daten an die folgenden Empfängergruppen weitergeben, sofern dies erforderlich und rechtmäßig ist:

• UnternehmenGetronics : fürbetriebliche, verwaltungstechnische, Berichts-, Dienstleistungs- und administrative Zwecke.
• Dienstleister: darunterCloud-Anbieter, Hosting-Anbieter, Personalvermittler, Fachberater, Technologieanbieter, Sicherheitsdienstleister, Zahlungsabwickler und Support-Anbieter.
• Kunden: soweitdies zur Erbringung vertraglich vereinbarter Dienstleistungen oder zur Einhaltung von Sicherheits-, Onboarding- oder Serviceanforderungen der Kunden erforderlich ist.
• Aufsichtsbehörden, Behörden und Gerichte: soweitdies gesetzlich vorgeschrieben oder zum Schutz rechtlicher Ansprüche erforderlich ist.
• Beteiligte an Unternehmenstransaktionen: imZusammenhang mit Fusionen, Übernahmen, Investitionen, Umstrukturierungen oder ähnlichen Unternehmensereignissen.

Getronics verkauft keine personenbezogenen Daten.

11. Internationale Überweisungen

Getronics weltweit Getronics , und personenbezogene Daten können international übermittelt werden, unter anderem zwischen Unternehmen Getronics und an Dienstleister in anderen Rechtsordnungen.

Werden personenbezogene Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, des Vereinigten Königreichs oder einer anderen Rechtsordnung mit Übermittlungsbeschränkungen übermittelt, Getronics bei Bedarf angemessene Schutzmaßnahmen ergreifen, wie beispielsweise Angemessenheitsbeschlüsse, die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission, das britische Abkommen über den internationalen Datentransfer, den britischen Nachtrag zu den Standardvertragsklauseln, Risikobewertungen hinsichtlich der Datenübermittlung sowie gegebenenfalls ergänzende technische und organisatorische Maßnahmen.

Relevante Hinweise zur Datenübermittlung: Standardvertragsklauseln der EU; Leitlinien der ICO zur internationalen Datenübermittlung

Kopien der entsprechenden Sicherheitsvorkehrungen können beim Datenschutzbeauftragten angefordert werden, sofern angemessene Vertraulichkeitsmaßnahmen gewährleistet sind.

12. Aufbewahrung von Daten

Getronics personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, erforderlich ist, einschließlich der Erfüllung gesetzlicher, aufsichtsrechtlicher, vertraglicher, buchhalterischer, berichtspflichtiger, prüfungsbezogener und streitbeilegungsbezogener Anforderungen.

Kategorie

Typischer Ansatz zur Kundenbindung

Kundendaten

Vertragslaufzeit zuzüglich der geltenden Verjährungsfristen.

Lieferantendaten

Vertragslaufzeit zuzüglich der geltenden Verjährungsfristen.

Einstellungsunterlagen

In der Regel zwischen 12 und 24 Monaten nach der Rekrutierungsmaßnahme, es sei denn, gesetzlich ist ein längerer Zeitraum vorgeschrieben oder der Bewerber wird zum Mitarbeiter.

Marketing-Ansprechpartner

Bis zum Widerruf der Einwilligung, zum Opt-out, zur Löschpflicht oder zur Löschung aufgrund von Inaktivität.

Support-Tickets und Serviceaufzeichnungen

In Übereinstimmung mit den betrieblichen Aufbewahrungsfristen und den Anforderungen der Kundenverträge.

Sicherheitsprotokolle und Vorfallberichte

In Übereinstimmung mit den sicherheitstechnischen, rechtlichen und aufsichtsrechtlichen Aufbewahrungsvorschriften.

Finanzunterlagen

Geltende gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Buchhaltungs- und Steuerunterlagen.

Rechtliche Ansprüche, Prüfungen oder Ermittlungen

So lange, wie es zur Bearbeitung der Angelegenheit und zur Einhaltung etwaiger damit verbundener Verjährungsfristen, behördlicher Vorschriften oder Aufbewahrungsfristen für Beweismittel erforderlich ist.

13. Informationssicherheit

Getronics geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff, missbräuchlicher Verwendung oder Offenlegung, unbefugter Änderung, unrechtmäßiger Vernichtung und versehentlichem Verlust zu schützen.

• Verschlüsselung und sichere Übertragung, soweit erforderlich
• rollenbasierte Zugriffskontrollen
• Kontrollen zur Authentifizierung und Überwachung
• Prozesse zum Vorfallmanagement
• Schwachstellenmanagement
• Sicherheitstests und -sicherung
• Lieferantensicherung und vertragliche Kontrollen
• Vertraulichkeits- und Sicherheitspflichten der Mitarbeiter

Der Zugriff auf personenbezogene Daten ist auf befugtes Personal beschränkt, das einen berechtigten geschäftlichen Grund dafür hat.

14. Ihre Datenschutzrechte

Vorbehaltlich geltender Gesetze sowie etwaiger einschlägiger Bedingungen, Ausnahmen oder Einschränkungen haben betroffene Personen möglicherweise das Recht auf:

• Zugriff auf personenbezogene Daten beantragen
• Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten beantragen
• Löschung personenbezogener Daten beantragen
• Antrag auf Einschränkung der Verarbeitung
• der Verarbeitung widersprechen
• die Einwilligung widerrufen, wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht
• Datenübertragbarkeit beantragen
• Widerspruch gegen Direktmarketing einlegen
• die ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung, soweit zutreffend, in Frage zu stellen
• bei einer zuständigen Aufsichtsbehörde eine Beschwerde einreichen

Anfragen sind angetronics zu richten. Getronics , vor der Offenlegung personenbezogener Daten oder der Bearbeitung einer Anfrage einen entsprechenden Identitätsnachweis zu verlangen.

Externe Leitfäden zu Rechten: Leitfäden und Ressourcen der britischen Datenschutzbehörde (ICO) zur DSGVO

15. Cookies und ähnliche Technologien

Getronics Cookies und ähnliche Technologien, um seine Websites zu betreiben, deren Funktionalität zu verbessern, die Nutzung zu analysieren, die Sicherheit zu erhöhen und Marketingaktivitäten zu unterstützen.

Cookies lassen sich in unbedingt erforderliche, funktionale, Leistungs- und Analyse-Cookies sowie Werbe- und Targeting-Cookies unterteilen. Nicht unbedingt erforderliche Cookies werden verwendet, sofern dies gesetzlich zulässig ist und im Einklang mit den im Center getroffenen Einwilligungsentscheidungen steht.

Besucher können ihre Cookie-Einstellungen über das Center Getronics verwalten oder zurücknehmen. Das Deaktivieren bestimmter Cookies kann die Funktionalität der Website beeinträchtigen. Sollten Sie das Center der Website nicht sehen können, löschen Sie bitte den Cache Ihres Browsers und laden Sie die Getronics erneut.

16. Websites von Drittanbietern

Getronics können Links zu Websites Dritter enthalten. Getronics keine Verantwortung für die Datenschutzpraktiken, die Sicherheit oder die Inhalte dieser Websites. Nutzer sollten die Datenschutzerklärungen Dritter lesen, bevor sie personenbezogene Daten bereitstellen.

17. Änderungen an dieser Datenschutzerklärung

Getronics diese Datenschutzerklärung zu aktualisieren, um Änderungen in der Gesetzgebung, bei den Dienstleistungen, der Technologie, den Geschäftsabläufen oder den Datenverarbeitungsaktivitäten Rechnung zu tragen. Die aktuellste Version wird auf der Getronics veröffentlicht. Soweit gesetzlich vorgeschrieben, Getronics die betroffenen Personen über wesentliche Änderungen informieren.

18. Kontaktieren Sie uns

Sollten Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zur Getronics personenbezogener Daten Getronics haben, wenden Sie sich bitte an:

Datenschutzbeauftragter Getronics :getronics

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