1 Introduction

1.1 Objectif

Ce document présente la politique de Getronics en matière d'environnement, de société et de gouvernance, telle que préconisée par la norme ISO 26000, Directives sur la responsabilité sociale. Getronics établit également des rapports selon les normes de rapport du Sustainability Accounting Standards Board (SASB).

L'ESG se définit comme la responsabilité environnementale, sociale et de gouvernance d'une organisation quant aux impacts de ses décisions et activités sur la société et l'environnement, par le biais d'un comportement transparent et éthique :

• Contribue au développement durable, y compris à la santé et au bien-être de la société.
• Tenir compte des attentes des parties prenantes
• est conforme au droit applicable et aux normes internationales de comportement
• est intégrée dans toute l'organisation et pratiquée dans ses relations
  

La norme SA8000, Responsabilité sociale (publiée par Social Accountability International) couvre également une grande partie du champ d'application de l'ISO 26000, en mettant l'accent sur les droits de l'homme et de l'emploi ainsi que sur la santé et la sécurité sur le lieu de travail. Cependant, Getronics a adopté l'ISO 26000 car elle se concentre également sur les intérêts de la communauté et les questions environnementales ISO14001, qui sont des aspects supplémentaires importants de ses opérations.

1.2 Cadre de responsabilité environnementale, sociale et de gouvernance

Comme défini dans la norme ISO 26000, un cadre de responsabilité sociale doit prendre en compte les éléments clés suivants :

• Parties prenantesLes personnes ou les groupes qui sont affectés par les actions de l'organisation, et qui peuvent inclure les travailleurs, les clients, les fournisseurs, les résidents de la communauté et les investisseurs.
• Sujets relatifs à la divulgation des informations environnementales, sociales et de gouvernanceIl s'agit de sujets essentiels sur lesquels l'organisation doit se concentrer pour assurer une stratégie socialement responsable - il s'agit notamment de la gouvernance de l'organisation, des droits de l'homme, des pratiques de travail, de l'environnement, des pratiques d'exploitation équitables, des questions relatives aux consommateurs, de la participation de la communauté, etc.
• ReportingCommuniquer aux parties prenantes le niveau de réalisation des politiques et initiatives de l'organisation en matière de responsabilité sociale, ainsi que le statut et les résultats des activités d'amélioration.

Getronics a adopté ce cadre pour son approche de la responsabilité sociale ; la page suivante contient une déclaration de politique de responsabilité sociale à l'appui.

2. Déclaration de politique environnementale, sociale et de gouvernance de Getronics

Getronics prend sa responsabilité sociale au sérieux et a adopté un certain nombre de principes qui constituent la base d'un comportement socialement responsable de l'entreprise :

• Responsabilité: Getronics est responsable de l'impact global de ses décisions et de ses activités vis-à-vis des personnes concernées et de la société en général.
• Transparence: Getronics divulguera aux parties intéressées les politiques dont elle est responsable et veillera à ce que ses décisions et activités ne soient pas préjudiciables à la société.
• Comportement éthique: Le comportement de Getronics est basé sur l'éthique de l'honnêteté, de l'égalité et de l'intégrité.
• Respect des intérêts des parties prenantes: Getronics tiendra compte des intérêts des parties internes et externes qui peuvent être affectées par ses décisions et ses activités.
• Respect de l'État de droit: Getronics se conformera aux lois et règlements applicables et veillera à ce que son personnel soit informé des exigences législatives appropriées.

• Respect des normes internationales de comportement: Getronics respecte les normes internationales de comportement et ne profitera pas d'actes déloyaux.
• Respect des droits de l'homme: Getronics respecte et encourage les droits énoncés dans la Charte internationale des droits de l'homme.

Pour soutenir ces principes, Getronics a établi un certain nombre de politiques et de procédures qui sont publiées dans ses systèmes de gestion afin de garantir des pratiques de travail éthiques, socialement acceptables, écologiquement responsables et conformes à la loi.

3. Valeurs de responsabilité environnementale, sociale et de gouvernance de Getronics

Getronics a adopté le cadre de responsabilité environnementale, sociale et de gouvernance indiqué précédemment, avec des valeurs qui sont décrites dans les sections ci-dessous qui comprennent des exemples pour illustrer comment Getronics aborde ses valeurs de responsabilité sociale.

Des références à d'autres informations, politiques ou processus contenus dans ses systèmes de gestion sont également incluses. Le principal d'entre eux est le portail Politiques et procédures, accessible à tous les collègues, qui contient les politiques et processus opérationnels des systèmes de gestion et fournit des liens vers d'autres portails, tels que Politiques RH.

3.1 Parties prenantes

Les principales parties prenantes de Getronics qui peuvent être affectées par les actions de l'organisation sont :

3.1.1 Collègues ayant un contrat de travail

Tout au long de leur contrat de travail avec Getronics, tous les collègues qui ont un contrat de travail avec Getronics et les contractants sont soumis à un ensemble de politiques et de processus visant à garantir qu'ils sont traités équitablement, qu'ils traitent les autres équitablement et qu'ils comprennent les politiques et les attentes de l'entreprise dans leur conduite et ses responsabilités légales et sociales.

Cela commence par le processus d'accueil des nouveaux arrivants, qui couvre le recrutement, la vérification préalable à l'embauche, le contrat de travail, y compris les conditions générales, et l'accueil officiel dans l'entreprise. Au cours de l'emploi, des évaluations régulières des performances et la fixation d'objectifs sont effectuées.

Certaines des politiques et des processus qui s'appliquent aux collègues sont les suivants :

• Processus d'intégration, de déménagement et de départ

• Politique en matière d'intimidation et de harcèlement
• Politique et procédure disciplinaires
• Politique de travail flexible
• Politique et procédure de règlement des griefs
• Politique de maternité

• Politique en matière de congé parental
• Politique de congé de paternité
• Politique d'amélioration des performances
• Politique de gestion des présences
• Règlement sur le temps de travail

• Politique d'égalité des chances et de diversité.

3.1.2 Clients

Getronics fournit des services gérés à ses clients, qui peuvent inclure la fourniture gérée de cloud , des services d'hébergement de centres de données, la fourniture de bureaux de service, le dépannage mobile, le soutien de l'infrastructure informatique, le soutien des ordinateurs de bureau et la gestion de la prestation de services. Chaque compte client dispose d'un gestionnaire/directeur de clientèle et d'un gestionnaire de réussite de la clientèle (CSM) qui sont chargés de veiller à ce que les exigences du contrat soient pleinement respectées et que la satisfaction du client et l'amélioration du service soient des considérations essentielles.

Les processus qui s'appliquent à la fourniture de services aux clients sont mis en œuvre dans le cadre des systèmes de gestion de la société enregistrés selon les normes ISO 9001 (gestion de la qualité) et ISO 20000 (gestion des services informatiques) :

• Processus de traitement des plaintes des clients
• Plan de gestion des services Getronics
• Processus de gestion des relations commerciales
• Processus du programme d'amélioration continue des services
• Processus de satisfaction de la clientèle
• Processus d'escalade opérationnelle
• Processus de gestion des niveaux de service.

3.1.3 Partenaires et fournisseurs

Ce groupe comprend principalement les membres de Getronics Workspace Alliance (GWA), qui est une alliance d'un certain nombre de fournisseurs de services informatiques mondiaux. La GWA est conçue pour combiner la valeur de fournisseurs nationaux expérimentés avec une méthodologie de service internationale cohérente, avec un accent particulier sur l'externalisation de l'espace de travail.

Cela inclut également les fournisseurs de services directement à Getronics, qui sont tenus de se conformer à un code de conduite des fournisseurs afin d'opérer de manière socialement responsable ; ceci est soutenu par des examens de performance effectués par l'équipe d'achat comme défini dans :

• Politique de passation de marchés.
  
  

3.1.4 Résidents de la communauté

Getronics opère depuis plusieurs sites dans le monde, principalement dans des environnements de bureaux ; dans de nombreux cas, ils sont situés dans des parcs d'affaires.

Cependant, Getronics s'efforce de minimiser son impact sur la communauté, en limitant l'utilisation de l'éclairage extérieur, en s'assurant que les systèmes de vidéosurveillance en fonctionnement ne dépassent pas les limites des locaux et en veillant à ce que les niveaux de bruit soient réduits au minimum.

3.1.5 Investisseurs

Getronics est détenue par le Kennic Trust et divers investisseurs et n'est pas une société cotée en bourse. Cependant, Getronics a besoin d'opérer d'une manière économiquement viable pour atteindre les objectifs d'EBITDA et satisfaire les attentes de ses parties prenantes. Getronics a investi dans le développement de services informatiques de nouvelle génération, tels que la fourniture de ses services gérés basés sur cloud, ainsi que la fourniture de services de gestion et d'hébergement de services informatiques.

3.2 Thèmes de divulgation

Getronics se concentre sur les principaux sujets de divulgation suivants dans le cadre de sa stratégie environnementale, sociale et de gouvernance. Les sujets de divulgation font l'objet d'un rapport public annuel et sont étroitement surveillés par le biais d'indicateurs clés de performance (KPI) spécifiques pendant la période de rapport.

3.2.1 Sujets de divulgation en matière d'environnement

3.2.1.1. Empreinte carbone

L'empreinte carbone fait référence à la quantité de dioxyde de carbone libérée dans l'atmosphère à la suite des activités d'une organisation donnée. Le sujet de la divulgation de l'empreinte carbone comprend les émissions des champs d'application 1, 2 et 3. Les émissions de portée 1 et 2 couvrent tout ce qui est sous le contrôle opérationnel direct de Getronics tel que :

• Portée 1, par exemple : Combustion de carburant, Transport propre, Émissions de processus, Émissions fugitives
• Champ d'application 2, par exemple : Achat d'électricité, de chaleur et de vapeur

Les émissions du champ d'application 3 couvrent les émissions en dehors de ses propres opérations, et ne résultent pas des activités des actifs détenus ou contrôlés par Getronics, mais de celles dont elle est indirectement responsable, en amont et en aval de sa chaîne de valeur.

Getronics s'engage à calculer une empreinte carbone raisonnable basée sur des données en temps réel telles que : les factures d'électricité, le kilométrage des transports en commun et la consommation de carburant, etc. Getronics opère également dans des bureaux de type service géré où il n'y a pas de visibilité ou de contrôle sur la consommation directe, néanmoins nous nous efforçons de minimiser notre empreinte carbone dans de tels environnements. Getronics s'engage à s'engager auprès de ses fournisseurs à fournir des données précises sur les émissions de niveau 3.

3.2.1.2. Déchets, y compris les déchets électroniques

Les déchets, y compris les déchets électroniques, font référence aux processus et aux actions nécessaires pour gérer, réduire et recycler les déchets depuis leur création jusqu'à leur élimination finale. Getronics surveille les points de données produits par les déchets tels que les déchets recyclés/envoyés, les déchets mis en décharge et les déchets dangereux lorsque ces points de données sont sous notre contrôle direct. Getronics s'efforce de s'engager avec des processeurs de déchets qui sont conscients de l'environnement et qui préservent les mêmes valeurs que Getronics concernant les opérations responsables.

3.2.1.3. Conservation de l'eau

La conservation de l'eau fait référence à la pratique de l'utilisation efficace de l'eau afin de réduire l'utilisation inutile de l'eau. Getronics surveille les données de consommation d'eau dans les endroits où des contrats de fournisseur direct pour l'approvisionnement en eau sont en place. Getronics s'engage à minimiser la consommation d'eau dans toutes les zones de stress hydrique où elle opère en engageant des discussions avec les propriétaires sur les mesures qui peuvent être mises en œuvre pour faciliter la réduction de la consommation d'eau et en formant son personnel à une consommation d'eau responsable.

3.2.2 Sujets relatifs à la divulgation sociale 

3.2.2.1. Confidentialité des données

La confidentialité des données fait référence au traitement approprié des données sensibles, notamment les données personnelles, mais aussi d'autres données confidentielles, telles que certaines données financières et de propriété intellectuelle, afin de répondre aux exigences réglementaires.

Getronics reconnaît que le traitement correct et légal des données personnelles maintiendra la confiance dans l'organisation et permettra des opérations commerciales réussies - une responsabilité critique que nous prenons toujours au sérieux.

La politique de protection des données de Getronics fait l'objet d'une révision régulière et n'annule pas les lois et réglementations nationales applicables en matière de confidentialité des données dans les pays où la société opère.

Le Groupe traite 3 grands types de données personnelles et confidentielles :

• Les collègues qui ont un contrat de travail avec Getronics et les données personnelles des contractants.
• Les données personnelles des clients (i) sont collectées pour notre propre usage, par exemple pour les contrats et la facturation, et (ii) pour le traitement des données dans le cadre de la fourniture des services du Portefeuille.
• Autres parties prenantes (i) données marketing des clients potentiels (ii) données des fournisseurs.

3.2.2.2. Sécurité des données

La sécurité des données consiste à protéger les informations numériques contre les accès non autorisés, la corruption ou le vol tout au long de leur cycle de vie.

Getronics applique la politique du système de gestion de la sécurité de l'information (ISMS) au niveau du groupe dans le cadre de la norme ISO 27001:2013 2013.

La politique du système de gestion de la sécurité de l'information (SGSI) exige que le SGSI de Getronics fournisse de manière fiable les services informatiques appropriés, en établissant les directives et les procédures nécessaires pour garantir la sécurité, la confidentialité, l'intégrité, la disponibilité et le caractère privé des informations et des données.

Getronics s'engage à suivre les meilleures pratiques et normes de l'industrie. À cette fin, diverses certifications sont maintenues. Vous pouvez les trouver sur https://www.getronics.com/policy-pages/iso-itil/. Les partenaires commerciaux et la description peuvent être trouvés ici : https://www.getronics.com/partners/

3.2.2.3. Inclusion, diversité et égalité des chances

L'inclusion, la diversité et l'égalité des chances font référence à l'égalité de traitement et de chances pour tous les collègues, tout en éradiquant les préjugés et la discrimination fondés sur le sexe, la race, l'orientation sexuelle ou les croyances religieuses d'un individu ou d'un groupe d'individus.l'égalité de traitement et de chances pour tous les collègues, tout en éradiquant les préjugés et la discrimination fondés sur le sexe, la race, l'orientation sexuelle ou les croyances religieuses d'un individu ou d'un groupe d'individus, et la pratique consistant à veiller à ce que les personnes aient un sentiment d'appartenance et de soutien de la part de l'organisation.

Chez Getronics, nous voulons célébrer la diversité dans toutes les parties de l'entreprise.Notre objectif est de construire un endroit "sûr" pour notre personnel en créant un lieu de travail ouvert, respectueux, empathique, juste et inclusif.Lorsque nous examinons ce sujet, nous surveillons de près des aspects tels que : le recrutement, le salaire, la progression de carrière, les systèmes de récompense, le comportement de la direction, et bien plus encore. 

3.2.2.4. Bien-être et engagement des employés

Le bien-être et l'engagement des employés font référence au bien-être des collègues, y compris la santé physique, le bien-être émotionnel ou psychologique, les relations communautaires ou sociales et la stabilité financière, ainsi qu'à la capacité des collègues à être présents, concentrés et énergisés, tout en se sentant liés à l'objectif de leur organisation. Nous suivons de près les initiatives que nous mettons en œuvre pour assurer le bien-être de nos collègues et nous nous engageons régulièrement auprès d'eux pour comprendre leur niveau d'engagement au sein de l'organisation, par le biais d'exercices tels que les enquêtes sur l'engagement des employés.

3.2.2.5. Attraction, rétention et développement des talents

Attraction, rétention et développement des talents désigne la capacité d'une organisation à se présenter comme un employeur de choix et à retenir les meilleurs talents grâce à des possibilités d'évolution de carrière et à des systèmes de reconnaissance et de récompense équitables, compétitifs et transparents.. Nous surveillons de près les indicateurs clés de performance (KPI) qui sont pertinents pour notre capacité à attirer et à retenir les talents au sein de l'organisation, tels que : le taux d'acceptation des offres, l'attrition, le nombre d'heures de formation, etc.

3.2.2.6. Pratiques de travail équitables

Les pratiques équitables en matière de travail désignent l'engagement d'une organisation à respecter les conventions standard relatives aux travailleurs, en ce qui concerne les droits fondamentaux des travailleurs, les conditions de travail, les salaires à verser et la sécurité de l'emploi, dans toutes ses activités ainsi que dans ses relations avec différents partenaires ou fournisseurs.

Getronics s'engage à observer et à respecter des pratiques de travail équitables conformément aux exigences de la législation mondiale et locale dans tous les pays où nous opérons.

Afin d'assurer la transparence et l'égalité des différents rôles professionnels avec des niveaux d'ancienneté similaires, Getronics a adopté une structure de classification des emplois : Le manuel du système de la famille des emplois (JFS). Tous les postes créés au sein de l'organisation sont analysés et placés dans la classification spécifique des emplois et la rémunération et les compensations sont alignées sur la classification spécifique des emplois, tout en respectant les tendances du marché local et la législation sur le salaire minimum.

Getronics s'engage à éradiquer l'exploitation humaine de sa chaîne d'approvisionnement. Tous les fournisseurs de Getronics doivent se conformer au Code de conduite des affaires de Getronics ainsi qu'au Code de conduite des fournisseurs.

Getronics s'engage avec des sociétés locales de conseil en matière de travail ou des spécialistes internes pour s'assurer que toute la législation locale du travail est respectée et dans certains pays, selon la taille de l'organisation, nous travaillons également avec des comités d'entreprise, par exemple en France, en Allemagne, en Espagne, en Hongrie, en Belgique et au Luxembourg.

En termes de sécurité de l'emploi, Getronics engage généralement la collaboration avec son personnel sur des contrats de travail à durée indéterminée, avec quelques exceptions basées sur la nature du rôle et dictées par les exigences de la législation locale.

3.2.2.7. Santé et sécurité

La santé et la sécurité font référence aux règlements et procédures adoptés par une organisation dans le but de prévenir les accidents ou les blessures sur les lieux de travail ou de préserver et d'améliorer la santé mentale des collègues.

Getronics s'engage à respecter des normes élevées en matière de santé et de sécurité dans tous ses sites, couvrant tous nos collègues, et les régit par le biais de la politique de santé et de sécurité de Getronics. Getronics veille à ce que les collègues et autres personnes ne soient pas mis en danger et, dans la mesure du possible, à ce que l'environnement de travail soit sûr et ne présente pas de risque pour la santé. Getronics dispose également d'un comité de sécurité nommé pour veiller au respect de ces principes.

3.2.2.8. Dons de la communauté

Les dons à la communauté font référence au niveau d'implication d'une organisation dans la vie de la communauté par le biais de divers actes de charité, de bénévolat et de soutien à l'éducation.

Getronics encourage activement ses collègues à participer à des activités de volontariat et facilite régulièrement des actes de charité pour ses collègues.

3.2.2.9. Respecter les droits de l'homme

Le respect des droits de l'homme désigne le niveau auquel une organisation reconnaît la valeur de chaque personne, en garantissant sa dignité, sa sécurité et sa santé, l'égalité des conditions de travail et la promotion de la diversité.

Getronics s'efforce de traiter tous les individus avec respect et veille à se conformer à toutes les lois qui s'appliquent aux droits de l'homme, notamment :

• Égalité de rémunération
• Discrimination fondée sur le handicap
• Discrimination sexuelle
• Relations interraciales
• Égalité en matière d'emploi

L'adoption de pratiques d'emploi équitables, garantissant des environnements de travail sûrs pour les collègues et les clients, et offrant des salaires décents à ses collègues, est fondamentale pour le fonctionnement de Getronics. Nos politiques de soutien comprennent :

• Politique en matière d'intimidation et de harcèlement
• Politique de travail flexible
• Politique en matière de griefs
• Politique relative à la réglementation du temps de travail

La société dispose de comités d'entreprise ou de forums consultatifs des employés, selon le cas, dont les membres représentent un échantillon représentatif de la main-d'œuvre, afin de s'assurer que les préoccupations des collègues sont communiquées à la direction et que les changements de politique et les plans de la société sont discutés et examinés avant leur publication à grande échelle.

3.2.2.10. Approvisionnement responsable

L'approvisionnement responsable est un engagement volontaire des entreprises à tenir compte des considérations sociales et environnementales dans la gestion de leurs relations avec les fournisseurs.

Getronics La sélection des fournisseurs est régie par notre Politique d'approvisionnement et est menée par l'Organisation de gestion des fournisseurs, dans le cadre d'une discussion commune avec le demandeur.

3.2.3 Sujets de divulgation relatifs à la gouvernance

3.2.3.1. Éthique et intégrité

L'éthique et l'intégrité font référence aux règles et règlements mis en place par une organisation pour garantir que l'entreprise et les individus qui la composent travaillent dans le respect des principes moraux, de l'honnêteté et de l'équité. Ce thème fait également référence à la propriété intellectuelle et au comportement concurrentiel, ainsi qu'au respect de la législation et de la réglementation.

Getronics Code de conduite des affaires (COBC) prévient les occurrences de violence, de discrimination ou de harcèlement sur le lieu de travail en sensibilisant, en partageant des stratégies de prévention et en identifiant quand une action est requise et quelles sont les actions à entreprendre pour maintenir un environnement de travail inclusif. Notre COBC comprend :

• L'évasion fiscale et le blanchiment d'argent ; 
• Pots-de-vin et corruption ;
• Violations des droits de l'homme ;
• Discrimination, intimidation ou harcèlement ;
• Les représailles et la prise de parole en toute sécurité.
• Atténuation de la corruption, de la subornation et du blanchiment d'argent

Chez Getronics, nous nous engageons à gérer et à contrecarrer le risque potentiel de crime financier, y compris les pots-de-vin, l'évasion fiscale, la corruption, le blanchiment d'argent, l'extorsion et les dessous de table, par le déploiement de nos politiques, systèmes, contrôles financiers et autres, la formation et la sensibilisation de nos collègues, que nous estimons appropriés pour notre industrie et qui répondent aux exigences légales et réglementaires.

3.2.3.2. Favoriser la durabilité des clients

Favoriser la durabilité des clients fait référence aux initiatives clés en matière de durabilité et aux améliorations prévues, afin de réduire l'impact environnemental des clients découlant de nos services.

Pour s'assurer que Getronics aide ses clients sur les questions de durabilité, nous surveillons de près plusieurs indicateurs clés de performance tels que : Normes environnementales mises en œuvre ; Certifications environnementales obtenues ; Nombre de clients ayant des objectifs de durabilité dans le contrat ou le SLA ; Nombre de clients ayant des rapports de durabilité en place.

3.2.3.3. Transparence et rapports

La transparence et le reporting font référence à la manière dont une organisation crée un accès à la divulgation appropriée de diverses informations financières et non financières, à la cohérence des sources de données utilisées pour la divulgation ainsi qu'à la fiabilité des données.

En tant qu'entreprise citoyenne responsable, Getronics estime qu'un engagement ouvert et honnête avec ses collègues, investisseurs, clients, fournisseurs et autres parties prenantes est en corrélation avec le succès et la durabilité à long terme du Groupe et s'aligne fortement sur nos valeurs d'authenticité, incorporant l'intégrité, la confiance et l'honnêteté comme principes fondamentaux dans toutes nos activités.

Notre direction adopte un état d'esprit d'amélioration continue dans sa recherche de l'excellence et, par conséquent, continue d'améliorer et d'affiner ses systèmes, ses processus et ses capacités de reporting afin de développer des données solides et des informations commerciales, qui sont soutenues par des normes élevées de gouvernance et de contrôle interne. Le Groupe maintient des registres de risques complets au niveau du groupe consolidé et des régions, y compris, mais sans s'y limiter, les risques commerciaux, juridiques, financiers, fiscaux et humains.

La mise en place du conseil d'administration, du comité exécutif (ExCo), du conseil d'exploitation et du comité d'investissement garantit qu'une culture de gouvernance, de responsabilité et de contrôles internes solides non seulement existe mais est ancrée dans toute l'organisation.

Cette culture et cette attitude à l'égard du contrôle interne font partie intégrante de la manière dont nous compilons, contrôlons et communiquons les données et autres informations financières et non financières, tant en interne qu'en externe.

Ces contrôles comprennent :

• Les directeurs financiers régionaux, soutenus par des contrôleurs financiers qualifiés, assument la responsabilité de leur entité juridique respective sur une base mensuelle ;
• La majorité des entités juridiques du groupe Getronics tiennent leurs registres financiers sur le système ERP SAP ;
• L'équipe de contrôle financier du Groupe fournit un calendrier de clôture mensuel et une liste de contrôle à toutes les équipes financières régionales ;
• L'utilisation du système de consolidation Hyperion sert à contrôler l'intégrité du processus de consolidation financière par le biais d'un fichier de téléchargement automatique qui garantit l'intégrité des informations dans le système ;
• L'équipe de contrôle financier du Groupe procède à un examen approfondi du bilan et du compte de résultat de chaque région à la fin du mois ;

• Tous les comptes du bilan sont rapprochés mensuellement des sous-systèmes sous-jacents ;
• Une fois l'examen mensuel terminé, les équipes de direction régionales (directeurs généraux, directeurs financiers et contrôleurs) remplissent une certification mensuelle déclarant l'achèvement des contrôles de fin de mois.
• L'équipe de direction organise des réunions mensuelles d'examen des activités avec chaque directeur général régional, le directeur financier et les membres concernés des unités commerciales régionales afin d'analyser et de remettre en question les performances commerciales et financières, la gestion des risques et les prévisions commerciales futures.

Notre approche de la gestion de nos affaires fiscales est totalement alignée sur les pratiques commerciales, de réputation et d'affaires plus larges du groupe.

Il s'agit des éléments suivants :

• Gérer nos affaires fiscales de manière à protéger la valeur pour les actionnaires ;
• Respecter les lois fiscales, les règles, les règlements et les exigences de divulgation applicables partout où nous opérons ;

• Payer le bon montant d'impôt, au bon moment et au bon endroit dans le monde entier ;
• N'utilisez les incitations et les allégements qu'aux fins prévues ;
• Ne prendre que des décisions fiscales qui vont dans le sens des objectifs généraux du groupe ;
• Être constructif et transparent avec les autorités fiscales, sur la base des concepts d'intégrité, de collaboration et de confiance mutuelle.

Compte tenu de l'ampleur et des différents aspects de notre activité, des risques surviendront inévitablement de temps à autre. Cependant, nous gérons efficacement ces risques de plusieurs manières distinctes :

• Le Groupe a nommé des conseillers fiscaux tiers qualifiés au niveau du Groupe et des juridictions pour s'assurer qu'il respecte les dernières règles et réglementations fiscales.
• Dans chaque région commerciale, nous disposons de contrôleurs financiers et de directeurs financiers qualifiés qui veillent au respect de nos principes fiscaux.
• Getronics adopte une approche de tolérance zéro à l'égard de la facilitation de l'évasion fiscale sous quelque forme que ce soit par ses collègues, agents ou associés de toute sorte.
• Nous veillons à ce que les membres clés de l'organisation financière et nos conseillers fiscaux soient impliqués dans toutes les étapes des transactions importantes et/ou fiscalement sensibles.
• Les problèmes fiscaux importants sont inclus dans le registre des risques du groupe.

3.2.3.4. Gestion du GNE

La gestion ESG fait référence à la manière dont une organisation régit le processus ESG, éduque son personnel, l'intègre à travers des pratiques de gestion et renforce son cadre ESG dans l'activité quotidienne de l'entreprise.

Le processus de gouvernance ESG de Getronics implique plusieurs types d'acteurs :

• Champions des unités de reporting : Des collègues sélectionnés, situés dans chacun de nos bureaux et centres de données, qui sont chargés d'établir des rapports sur les indicateurs clés de performance ESG contrôlés.
• Équipe ESG : Équipe désignée ESG dont l'objectif est de surveiller la réalisation des objectifs ESG et de mettre en œuvre le processus de gouvernance.
• Sponsors exécutifs : représentants de l'agenda ESG au sein du conseil d'administration.
• Propriétaires d'entreprise : Responsables sélectionnés de différents domaines d'activité, qui relèvent du cadre ESG, qui assument la responsabilité de la réalisation des objectifs approuvés par ESG dans leur propre domaine d'activité.

Outil de gestion des rapports ESG

Getronics a mis en place un outil de reporting automatisé qui facilite l'accès aux données relatives à la durabilité et à la conformité et permet un reporting régulier des indicateurs clés de performance ESG ainsi qu'une traçabilité vérifiable des données.

L'outil de reporting facilite :

• Collecte de données auprès des bureaux et des centres de données (60 unités de déclaration)
• Utilisateurs désignés dans chaque unité de rapport ou par fonction.
• Informations sur les indicateurs clés de performance (KPI) personnalisés de l'ESG, collectées régulièrement. régulière
• Extraction de rapports en temps réel (trimestriels/ semestriels/annuels)

• Évaluation des 250 premiers fournisseurs sur les sujets liés à l'ESG
• Réévaluation régulière des fournisseurs
• Mises à jour permanentes concernant les changements législatifs, les nouvelles tendances, les nouvelles exigences, les meilleures pratiques et les cadres d'établissement de rapports.

Getronics publiera un rapport ESG annuel régulier à l'intention de toutes ses parties prenantes, comprenant les résultats clés de chacun des sujets de divulgation présentés dans cette politique.

3.2.3.5. Gérer les risques systémiques liés aux perturbations technologiques

La gestion du risque systémique lié aux perturbations technologiques fait référence à la manière dont une organisation gère son infrastructure et aux politiques mises en place pour minimiser les perturbations des services dans le but d'être plus résiliente.

Getronics par le biais de son Système de gestion de la continuité des activités (BCMS) s'engage à minimiser le risque d'interruption des activités en mettant en œuvre des processus, des systèmes et des contrôles, selon les besoins, et en maintenant une réponse viable aux incidents, des plans de continuité des activités et une continuité de la sécurité des informations pour répondre aux interruptions potentielles des activités.

Ce système de gestion de la continuité des activités s'applique aux actifs de données du groupe commercial interne de Getronics, aux systèmes d'information, aux réseaux, aux applications, aux emplacements et aux personnes nécessaires à la prestation de ces services. Il s'applique également à la fourniture et au soutien des services offerts aux clients externes où la continuité des activités (BC) et la continuité des services informatiques (ITSCM) sont explicitement incluses dans le cadre de nos obligations contractuelles.

Le système de gestion de la continuité des activités de Getronics couvre :

• Getronics Global Sites & Locations ;
• Les actifs d'information ;
• Support d'infrastructure Client ;
• Provision DR pour les systèmes clients ;
• Gestion de la continuité des services informatiques ;
• Opération de soutien interne et au client.

3.3 Rapports

Nous nous engageons à être transparents avec nos investisseurs, actionnaires et autres parties prenantes concernant les initiatives, les succès et les objectifs ESG de Getronics. Notre rapport ESG fournit des mises à jour concernant notre programme ESG à l'échelle de l'entreprise sur une base annuelle. Nous apprécions un engagement régulier et fréquent avec nos parties prenantes sur les questions ESG.

Getronics surveille un large éventail d'indicateurs clés de performance (" KPI "), reflétant les principaux sujets de divulgation ESG décrits dans cette politique. En plus de notre rapport annuel ESG, des rapports internes réguliers seront fournis sur une base trimestrielle / semestrielle pour faciliter les décisions de gestion, permettre un débat sur les progrès de réalisation des objectifs et discuter de nouvelles initiatives dans le cadre ESG.