Flexible IT-Dienstleistungsverträge für unvorhersehbare Budgets
Ihr IT-Budget hat ein Leck, und das liegt nicht an der Inflation.
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IT-Budgets stehen unter so großem Druck wie seit Jahren nicht mehr, und bei den meisten Gesprächen über Kosteneinsparungen greifen die Beteiligten auf dieselben wenigen Hebel zurück: Konsolidierung der Anbieter, Einstellungsstopp, verzögerte Erneuerungszyklen. Diese Maßnahmen bekämpfen lediglich die Symptome. Sie gehen selten auf den eigentlichen Grund für ungeplante IT-Kosten ein, der in den Verträgen selbst liegt – in den Annahmen, die in jeder Preisliste und jeder Änderungsklausel festgeschrieben sind. Vor der nächsten Budgetüberprüfung lohnt es sich zu verstehen, wo sich diese Kosten verbergen und warum die Lösung nicht in einem niedrigeren Preis, sondern in einer anderen Art von Vereinbarung liegt.
Jeder handelt den Preis im Vorfeld aus. Kaum jemand spricht darüber, was passiert, wenn der Vertrag geändert werden muss.
Die Inflation drückt auf die operativen Margen. Die Zinsen bleiben auf hohem Niveau. Die geopolitische Fragmentierung führt zu Unsicherheiten in den Lieferketten, die vor zwei Jahren noch kein Tabellenkalkulationsmodell vorhergesagt hat.
Jeder CIO hört von seinem CFO immer wieder dasselbe: Jede einzelne Ausgabenposition muss begründet werden.
Das ist die richtige Frage. Die meisten IT-Führungskräfte suchen die Antwort jedoch am falschen Ort.
Derzeit besteht der Reflex, die IT-Ausgaben als Posten zu betrachten, bei dem gekürzt werden muss. Anbieter konsolidieren. Personalbestand einfrieren. Erneuerung der Infrastruktur aufschieben.
Das ist verständlich. Aber der größte Kostenfaktor bleibt dabei unberücksichtigt: die Struktur der Verträge selbst.
Da nur 43 % der Unternehmen von einer lückenlosen Transparenz über ihre gesamte IT-Infrastruktur berichten, agiert die Mehrheit im Dunkeln – und genau unter diesen Umständen häufen sich die Vertragskosten ungehindert an. (Quelle:Flexera-Bericht „State of ITAM 2025“)
Der eigentliche Unterschied liegt nicht im Preis, sondern in der Steifigkeit.
Anbieter von Standardprodukten verkaufen Standardpakete – eine Preisklasse, ein Liefermodell, das unabhängig von Ihren individuellen Bedürfnissen gilt.
Die Diskrepanz zeigt sich erst später: Mehrkosten, Änderungsaufträge zu Projektsätzen, Eskalationsklauseln, die in Anhang 3 versteckt sind.
In einer Welt mit Nullzinsen war diese Abweichung noch vertretbar. Unter den aktuellen Rahmenbedingungen ist eine Überschreitung um 15 % kein Rundungsfehler mehr. Das ist ein Thema für den Vorstand.
Flexibilität ist fest integriert, nicht nur nachträglich angefügt
Bei „ Getronics “ ist Flexibilität nicht etwas, das wir erst dann anbieten, wenn sich ein Kunde beschwert. Sie ist strukturell verankert. Eine übergeordnete Vereinbarung, dieGWA-Charta, enthält die Bedingungen, die nicht von Auftrag zu Auftrag geändert werden müssen. Darauf aufbauend legt ein kurzer Arbeitsauftrag – oft nur zwei Seiten – ausschließlich die spezifischen Details fest: Liefermodell, Abrechnungsmodell, Leistungsumfang. Komplexere Dienstleistungen erhalten einen detaillierteren Arbeitsauftrag, doch die zugrunde liegende Struktur bleibt dieselbe.
Die Hauptarbeit wird einmalig auf Charter-Ebene geleistet. Jede Zusammenarbeit lässt sich anschließend flexibel anpassen – Personalaufstockung, Managed Services, variable oder feste Preise –, ohne dass die gesamte Geschäftsbeziehung neu verhandelt werden muss. Im Gegensatz dazu steht das Commodity-Modell, bei dem „Flexibilität“ in der Regel lediglich eine Änderungsanforderung zu einem neuen Tarif bedeutet.
Das ist der eigentliche Unterschied zwischen „ Getronics “ und den großen Massenanbietern: Diese betrachten jede Änderung als neue Verhandlung – zu einem neuen Tarif und nach ihrem eigenen Zeitplan. Da die Liefer- und Abrechnungsbedingungen bereits im Rahmen des Chartervertrags vereinbart sind, können wir schnell handeln – neue Aufträge werden innerhalb von Tagen statt Wochen zu den bereits festgelegten Tarifen vereinbart, anstatt die gesamte Geschäftsbeziehung neu zu verhandeln.
Praxisbeispiel: Indra Group
Die Indra-Gruppe ist ein weltweit führendes Unternehmen in den Bereichen Verteidigung, Verkehr und digitale Transformation und in über 140 Ländern tätig. Indra ist Partner der „ Getronics Global Workspace Alliance“ (GWA); gemeinsam erbringen „ Getronics “ und Indra Dienstleistungen für die Kunden von Indra.
Für jedes über Indra abgewickelte Projekt wird das Bereitstellungs- und Abrechnungsmodell von Fall zu Fall festgelegt und an die Bedürfnisse des jeweiligen Indra-Kunden angepasst. Dies ist nur dank der dahinterstehenden Größe möglich: Global Services Delivery, das GWA-Netzwerk und die eigene globale Finanzstruktur von „ Getronics “.
Zwei Momente verdeutlichen, was das wert ist:
Als sich die Pläne änderten: Ein Kunde von Indra benötigte innerhalb eines engen Zeitrahmens eine Netzwerkmodernisierung an allen Produktionsstandorten in Deutschland. Dank etablierter Governance-Strukturen und lokaler Kapazitäten vor Ort gelang es „ Getronics “, die Arbeiten in den bestehenden Vertrag zu integrieren und innerhalb des geforderten Zeitrahmens abzuschließen, wodurch die Komplexität einer neuen Projektvereinbarung vermieden wurde.
Als der Termin nicht verschoben werden konnte: Im Jahr 2024 gelang es „ Getronics “, innerhalb von sechs Wochen für den Geschäftsbereich „Indra Elections“ in 28 Ländern den Weg vom unterzeichneten Vertrag bis zur Live-Bereitstellung zu beschreiten. Der Termin für eine Bundestagswahl lässt sich nicht verschieben. Das war auch nicht nötig.
Beides ist bei einem Vertrag nicht möglich, der bei jeder Änderung des Leistungsumfangs eine vollständige Neuverhandlung vorschreibt.
Die Frage, die Sie Ihrem derzeitigen Anbieter stellen sollten
Nicht: „Können Sie diesen Preis unterbieten?“
Fragen Sie: „Was wäre eigentlich erforderlich, um Ihr Erbringungsmodell oder Ihre Abrechnungsstruktur während der Vertragslaufzeit zu ändern?“
Wenn die Antwort eine Auftragsänderung, eine neue Preisliste und mehrwöchige Verhandlungen beinhaltet, dann sind das die versteckten Kosten, die in diesem Prozess stecken. Die Auswirkungen sind nicht nur finanzieller Natur – es geht auch um den Zeitaufwand und die Reibungsverluste, die entstehen, wenn sich die Anforderungen Ihres Unternehmens ändern und Sie sich darauf einstellen müssen.
