Politique de confidentialité

1. Introduction

Getronics fournit des services et des solutions TIC gérés pouvant impliquer le traitement de données à caractère personnel dans des domaines tels que environnement de travail numérique , la gestion du centre de services, la gestion des terminaux et des appareils, cloud d'infrastructure et cloud , la surveillance de la cybersécurité, les services réseau, le développement de logiciels, le support applicatif, la gestion de la relation client et les services professionnels associés. La nature des données à caractère personnel traitées dépendra du service spécifique, de l'environnement du client et du contrat en vigueur.

Getronics et ses sociétés affiliées (« Getronics », « nous », « notre » et « nos ») s'engagent à protéger les données à caractère personnel et à respecter le droit à la vie privée des personnes.

La présente déclaration de confidentialité explique comment Getronics collecte, utilise, partage, stocke et protège les données à caractère personnel dans le cadre de ses sites Web, de ses services et solutions TIC gérés, de ses relations avec ses clients et fournisseurs, de ses activités de recrutement, de ses événements et actions marketing, de ses opérations commerciales, de environnement de travail numérique , de ses services cloud d'infrastructure, de ses services de cybersécurité, de ses services logiciels et d'applications, ainsi que des plateformes technologiques concernées.

La présente note a pour objectif de faciliter le respect des lois applicables en matière de protection des données, notamment le Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'Union européenne, le RGPD britannique, les lois nationales applicables en matière de protection des données ainsi que toute autre législation relative à la vie privée applicable aux activités de Getronics à l'échelle mondiale.

2. Qui sommes-nous ?

Getronics est un fournisseur mondial de services et de solutions TIC qui opère à travers un réseau de sociétés affiliées, d'unités opérationnelles et de centres de prestation de services répartis dans le monde entier.

L'entité Getronics avec laquelle vous interagissez sera généralement le responsable du traitement de vos données à caractère personnel. Lorsque plusieurs sociétés Getronics déterminent conjointement les finalités et les moyens du traitement, elles peuvent agir en tant que responsables conjoints du traitement.

Pour plus d'informations sur les entités du groupe Getronics, consultez la rubrique : Filiales de Getronics et informations relatives à la conformité

Pour toute question relative au responsable du traitement ou pour toute demande concernant la protection de la vie privée, veuillez contacter le délégué à la protection des données à l'adresse dpo@getronics.com.

3. Personnes concernées par la présente notification

Lorsque Getronics traite des données à caractère personnel pour le compte d’un client dans le cadre de services contractuels, c’est généralement le client qui détermine les finalités et les moyens de ce traitement, et Getronics agit en tant que sous-traitant ou prestataire de services en vertu du contrat applicable. Dans ces circonstances, c’est généralement la politique de confidentialité du client qui fournit les principales informations de transparence aux utilisateurs finaux concernés, tandis que la présente Politique de confidentialité explique les activités de traitement propres à Getronics ainsi que son approche générale en matière de protection de la vie privée.

La présente déclaration de confidentialité s'applique aux catégories de personnes suivantes, sauf si une déclaration de confidentialité distincte s'applique :

• visiteurs du site web
• prospects et contacts clients
• les clients finaux, le cas échéant
• coordonnées des fournisseurs et des partenaires
• demandeurs d'emploi et candidats
• participants à l'événement
• candidats à l'embauche
• anciens salariés, le cas échéant
• les entrepreneurs et les travailleurs intérimaires
• les lanceurs d'alerte et les journalistes spécialisés dans les questions d'éthique
• les personnes qui communiquent avec Getronics.

Des avis distincts ou complémentaires peuvent s'appliquer aux salariés, aux signalements d'irrégularités, aux services, produits ou applications spécifiques à certains clients, ainsi qu'aux activités de traitement propres à chaque pays.

4. Données à caractère personnel que nous collectons

En fonction de votre relation avec Getronics, nous pouvons être amenés à traiter les catégories de données à caractère personnel suivantes :

• Données d'identité : nom, fonction, nom d'utilisateur, numéro d'employé, numéro de candidat, nationalité (le cas échéant).
• Coordonnées :adresse e-mail, numéro de téléphone, adresse professionnelle et adresse postale.
• Informations professionnelles: détails relatifs à l'emploi, intitulé du poste, diplômes, certifications, expérience professionnelle et informations figurant sur le CV.
• Informations techniques: adresse IP, identifiants d'appareil, informations relatives au navigateur, informations relatives au système d'exploitation, journaux d'authentification, événements de sécurité et informations relatives à l'utilisation du site web.
• Données de communication : e-mails, comptes-rendus de réunions, tickets d'assistance, enquêtes, commentaires et messages de chat.
• Informations relatives au recrutement : CV, candidatures, comptes rendus d'entretien, évaluations, références, résultats de la vérification des antécédents, documents attestant de l'autorisation de travail et informations relatives à l'habilitation de sécurité, le cas échéant.
• Informations financières: modalités de paiement, coordonnées bancaires, informations fiscales et informations relatives à la facturation.
• Informations relatives à la conformité: correspondance réglementaire, dossiers d'audit, dossiers de diligence raisonnable, déclarations de conflits d'intérêts et rapports en matière d'éthique ou de conformité.
• Données relevant de catégories particulières : santé, diversité, handicap, casier judiciaire ou informations biométriques, dans la mesure où la loi l'autorise et sous réserve de garanties supplémentaires.

5. Comment nous collectons les données à caractère personnel

Nous collectons des données à caractère personnel directement auprès de vous, de manière automatique grâce à des technologies, ainsi qu'auprès de tiers.

• Directement de votre part : lorsquevous nous contactez, demandez des informations, achetez des services, vous inscrivez à des événements, soumettez des demandes ou remplissez des questionnaires.
• De manière automatique : par le biais decookies, d'outils d'analyse de sites Web, d'outils de surveillance de la sécurité, defichiers journaux et de données télémétriques des appareils.
• Auprès de tiers : notammentdes agences de recrutement, des plateformes de réseautage professionnel, des registres publics, des références, des prestataires de vérification des antécédents, des prestataires de services technologiques, des clients et des partenaires.

6. Finalités et bases juridiques du traitement

Le tableau ci-dessous présente les principales finalités pour lesquelles Getronics traite des données à caractère personnel, ainsi que les bases juridiques généralement invoquées. La base juridique applicable peut varier en fonction du pays, de la relation et de l'activité de traitement spécifique.

Finalité du traitement

Exemples de données à caractère personnel

Base juridique

Relations clients et prestation de services

Coordonnées professionnelles, tickets d'assistance, informations sur les projets, communications, historique des comptes

Exécution du contrat, intérêts légitimes, obligations légales

Marketing et développement commercial

Coordonnées, préférences marketing, participation à des événements, statistiques d'audience du site web

Consentement et/ou intérêts légitimes, avec droit de refus

Recrutement et acquisition de talents

CV, candidatures, comptes rendus d'entretien, résultats d'évaluation, informations relatives au droit au travail, références

Intérêts légitimes, mesures préalables à la conclusion d'un contrat, obligations légales, consentement lorsque cela est requis

Gestion des fournisseurs et des partenaires

Coordonnées des fournisseurs, dossiers de vérification préalable, informations relatives aux contrats et aux paiements

Exécution du contrat, intérêts légitimes, obligations légales

Sécurité, prévention de la fraude et gestion des incidents

Journaux d'authentification, identifiants d'appareils, enregistrements d'accès, événements de sécurité, rapports d'incidents

Intérêts légitimes, obligations légales

Gestion des aspects juridiques, réglementaires et de conformité

Dossiers d'audit, dossiers relatifs aux demandes d'accès aux données (DSAR), correspondance relative à la conformité, dossiers d'enquête

Obligations légales et intérêts légitimes

Services basés sur l'IA et services de productivité

Données d'entrée, données de sortie, messages d'invite à l'utilisateur, métadonnées ou registres opérationnels contenant des données à caractère personnel

Intérêts légitimes, exécution du contrat, obligations légales et/ou consentement lorsque cela est nécessaire

7. Recrutement et traitement des candidatures

Getronics traite les informations relatives aux candidats afin de gérer le recrutement, d'évaluer leur adéquation au poste, de vérifier leur éligibilité, de communiquer avec eux et de tenir à jour les dossiers de recrutement.

Les informations relatives aux candidats peuvent inclure les CV, les candidatures, l'historique professionnel, les informations sur la formation, les diplômes, les notes d'entretien, les résultats d'évaluation, les résultats des tests psychométriques lorsqu'ils sont utilisés, les documents attestant du droit au travail, les prétentions salariales, les résultats de la vérification des antécédents, les références, les informations issues de LinkedIn ou d'autres profils professionnels, ainsi que la correspondance relative au recrutement.

Nous pouvons recevoir des données relatives aux candidats directement de ces derniers ou par l'intermédiaire d'agences de recrutement, de personnes les ayant recommandés, de personnes ayant fourni des références, de plateformes de réseautage professionnel, de prestataires de vérification des antécédents et d'autres sources autorisées par la loi.

Nous traitons les données de recrutement à des fins de recherche de candidats, de gestion des candidatures, de processus d'entretien et d'évaluation, de constitution de viviers de talents, de mise en correspondance avec de futurs postes vacants, de planification des effectifs, de vérification des antécédents, de conformité légale et réglementaire, de sélection spécifique aux clients lorsque cela est requis pour leurs environnements, de suivi de la diversité et de prévention de la fraude.

Lorsque Getronics fait appel à des partenaires de recrutement, à des systèmes de gestion des candidatures, à des plateformes d'entretien ou à des prestataires chargés de la vérification des antécédents, ces tiers peuvent traiter les données des candidats pour le compte de Getronics ou conformément à ce qui est indiqué dans leurs propres politiques de confidentialité applicables.

Sauf si une durée plus longue est prévue par la loi ou nécessaire au traitement d'une réclamation, les dossiers des candidats non retenus seront normalement conservés pendant une durée maximale de 24 mois. Les dossiers des candidats retenus seront transférés dans le dossier personnel correspondant et conservés conformément à la déclaration de confidentialité applicable aux salariés et au calendrier de conservation en vigueur.

8. Intelligence artificielle et traitement automatisé

Getronics peut recourir à l'intelligence artificielle, à des technologies basées sur l'apprentissage automatique et à des outils de productivité assistés par l'IA pour soutenir la prestation de services, le service client, la gestion des connaissances, le développement logiciel, les opérations de cybersécurité, la gestion du recrutement, l'examen de documents, la productivité interne et les opérations commerciales.

Lorsque des systèmes d'intelligence artificielle traitent des données à caractère personnel, Getronics met en œuvre des mesures de gouvernance, de sécurité, de contrôle d'accès, des dispositions contractuelles et des mesures de gestion des risques adaptées à la nature et aux risques liés au traitement.

Sauf mention contraire expresse dans une notification distincte, Getronics ne prend pas de décisions exclusivement automatisées ayant des effets juridiques ou d'une importance similaire pour les personnes physiques sans intervention humaine appropriée.

Lorsque certains systèmes d'IA nécessitent une transparence accrue, Getronics peut fournir des avis de confidentialité supplémentaires ou des informations spécifiques à ces systèmes.

9. environnement de travail numérique liés à la collaboration et à environnement de travail numérique

Getronics utilise environnement de travail numérique de collaboration et environnement de travail numérique , notamment Microsoft 365, Microsoft Teams, SharePoint, OneDrive, Exchange Online, Copilot, ainsi que des services de productivité basés sur l'IA, des plateformes de téléphonie et de communications unifiées.

Les données à caractère personnel traitées dans le cadre de ces services peuvent inclure les historiques de communication, les enregistrements de réunions, les transcriptions de réunions, les contenus partagés, les profils d'utilisateurs, les données d'utilisation des services, les informations de diagnostic et les journaux de sécurité.

Le traitement des données est effectué dans le but de fournir des services de communication, de faciliter la collaboration, d'améliorer la fiabilité des services, d'assurer la sécurité, de gérer les incidents, de respecter les obligations légales et de mettre en œuvre les processus opérationnels de Getronics.

Références Microsoft pertinentes : Déclaration de confidentialité de Microsoft; Centre de confiance Microsoft

10. Partage des données à caractère personnel

Getronics peut partager des données à caractère personnel avec les catégories de destinataires suivantes, lorsque cela est nécessaire et conforme à la loi :

• Sociétés du groupe Getronics : àdes fins opérationnelles, de gestion, de reporting, de prestation de services et administratives.
• Prestataires de services : notamment cloud , les hébergeurs, les agences de recrutement, les conseillers professionnels, les fournisseurs de technologies, les prestataires de services de sécurité, les prestataires de services de paiement et les prestataires d'assistance.
• Clients : lorsquecela est nécessaire pour fournir les services prévus dans le contrat ou pour respecter les exigences des clients en matière de sécurité, d'intégration ou de service.
• Organismes de réglementation, autorités et tribunaux : lorsquela loi l'exige ou lorsque cela est nécessaire pour protéger des droits légaux.
• Parties à des opérations sur les sociétés : dansle cadre de fusions, d'acquisitions, d'investissements, de restructurations ou d'autres opérations similaires.

Getronics ne vend pas de données à caractère personnel.

11. Transferts internationaux

Getronics exerce ses activités à l'échelle mondiale et les données à caractère personnel peuvent faire l'objet de transferts internationaux, notamment entre les entités du groupe Getronics et vers des prestataires de services situés dans d'autres juridictions.

Lorsque des données à caractère personnel sont transférées en dehors de l'Espace économique européen, du Royaume-Uni ou d'une autre juridiction soumise à des restrictions en matière de transfert, Getronics mettra en œuvre les garanties appropriées lorsque cela s'avère nécessaire, telles que les décisions d'adéquation, les clauses contractuelles types de la Commission européenne, l'accord britannique sur les transferts internationaux de données, l'avenant britannique aux clauses contractuelles types, les évaluations des risques liés au transfert ainsi que des mesures techniques et organisationnelles supplémentaires, le cas échéant.

Références pertinentes en matière de transfert : clauses contractuelles types de l'UE; lignes directrices de l'ICO relatives aux transferts internationaux

Des copies des mesures de protection pertinentes peuvent être demandées au délégué à la protection des données, sous réserve du respect des garanties de confidentialité appropriées.

12. Conservation des données

Getronics ne conserve les données à caractère personnel que pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées, notamment pour se conformer aux exigences légales, réglementaires, contractuelles, comptables, de reporting, d'audit et de résolution des litiges.

Catégorie

Approche classique de fidélisation

Fiches clients

Durée du contrat, majorée des délais de prescription applicables.

Fiches fournisseurs

Durée du contrat, majorée des délais de prescription applicables.

Données relatives au recrutement

En règle générale, entre 12 et 24 mois après le processus de recrutement, sauf si la loi impose un délai plus long ou si le candidat est embauché.

Contacts marketing

Jusqu'au retrait du consentement, à la désinscription, à une demande de suppression ou à une suppression pour cause d'inactivité.

Demandes d'assistance et dossiers de service

Conformément aux calendriers de conservation opérationnels et aux exigences des contrats clients.

Journaux de sécurité et registres des incidents

Conformément aux exigences en matière de sécurité, ainsi qu'aux obligations légales et réglementaires relatives à la conservation des données.

Documents comptables

Délais de conservation comptable et fiscale prévus par la loi.

Actions en justice, audits ou enquêtes

Pendant toute la durée nécessaire au traitement de ce dossier et au respect des délais de prescription, des obligations réglementaires ou des délais de conservation des preuves qui s'y rapportent.

13. Sécurité de l'information

Getronics met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données à caractère personnel contre tout accès non autorisé, toute utilisation ou divulgation abusive, toute modification non autorisée, toute destruction illicite et toute perte accidentelle.

• le chiffrement et la transmission sécurisée, le cas échéant
• contrôles d'accès basés sur les rôles
• contrôles d'authentification et de surveillance
• processus de gestion des incidents
• gestion des vulnérabilités
• tests et assurance de sécurité
• assurance qualité des fournisseurs et contrôles contractuels
• obligations du personnel en matière de confidentialité et de sécurité

L'accès aux données à caractère personnel est réservé au personnel autorisé ayant un besoin professionnel légitime.

14. Vos droits en matière de protection de la vie privée

Sous réserve de la législation applicable et de toute condition, exemption ou restriction pertinente, les personnes physiques peuvent avoir le droit de :

• demander l'accès à des données à caractère personnel
• demander la rectification de données à caractère personnel inexactes
• demander l'effacement de données à caractère personnel
• demander la limitation du traitement
• s'opposer au traitement
• retirer son consentement lorsque le traitement repose sur ce consentement
• demander la portabilité des données
• s'opposer au marketing direct
• remettre en cause la prise de décision entièrement automatisée, le cas échéant
• déposer une plainte auprès d'une autorité de contrôle compétente

Les demandes doivent être adressées à dpo@getronics.com. Getronics se réserve le droit de demander une pièce d'identité appropriée avant de communiquer des données à caractère personnel ou de donner suite à une demande.

Recommandations externes en matière de droits : recommandations et ressources de l'ICO (Royaume-Uni) relatives au RGPD

15. Cookies et technologies similaires

Getronics utilise des cookies et des technologies similaires pour assurer le bon fonctionnement de ses sites Web, améliorer leurs fonctionnalités, analyser leur utilisation, renforcer la sécurité et soutenir ses activités marketing.

Les cookies peuvent être classés en plusieurs catégories : cookies strictement nécessaires, fonctionnels, de performance et d'analyse, publicitaires et de ciblage. Les cookies non essentiels sont utilisés lorsque la loi l'autorise et conformément aux choix exprimés par l'utilisateur via le Centre de préférences en matière de cookies.

Les visiteurs peuvent gérer ou désactiver leurs préférences en matière de cookies via le Centre de préférences des cookies disponible sur les sites Web de Getronics. La désactivation de certains cookies peut affecter le fonctionnement du site Web. Si vous ne voyez pas le Centre de préférences des cookies sur le site Web, veuillez vider l'historique de votre navigateur et recharger le site Web de Getronics.

16. Sites web tiers

Les sites Web de Getronics peuvent contenir des liens vers des sites Web tiers. Getronics n'est pas responsable des pratiques en matière de confidentialité, de la sécurité ou du contenu de ces sites Web. Il est recommandé aux utilisateurs de consulter les politiques de confidentialité de ces tiers avant de fournir des données à caractère personnel.

17. Modifications apportées à la présente déclaration de confidentialité

Getronics se réserve le droit de mettre à jour la présente Déclaration de confidentialité afin de tenir compte des évolutions de la législation, des services, des technologies, des opérations commerciales ou des activités de traitement des données. La dernière version sera disponible sur le site Internet de Getronics. Lorsque la loi l'exige, Getronics informera les personnes concernées des modifications importantes.

18. Contactez-nous

Si vous avez des questions concernant la présente déclaration de confidentialité ou la manière dont Getronics traite les données à caractère personnel, veuillez contacter :

Délégué à la protection des données chez Getronics : dpo@getronics.com

Lien de contact général