Política de privacidad
1. Introducción
Getronics ofrece servicios y soluciones de TIC gestionados que pueden implicar el tratamiento de datos personales en ámbitos como el soporte para el entorno de trabajo digital, las operaciones del servicio de asistencia técnica, la gestión de terminales y dispositivos, los servicios de infraestructura y en la nube, la supervisión de la ciberseguridad, los servicios de red, el desarrollo de software, el soporte de aplicaciones, la gestión de las relaciones con los clientes y los servicios profesionales relacionados. El tipo de datos personales tratados dependerá del servicio específico, del entorno del cliente y del contrato vigente.
Getronics y sus empresas asociadas («Getronics», «nosotros», «nos» y «nuestro») se comprometen a proteger los datos personales y a respetar los derechos de privacidad de las personas.
El presente Aviso de privacidad explica cómo Getronics recopila, utiliza, comparte, almacena y protege los datos personales en relación con sus sitios web, los servicios y soluciones de TIC gestionados, las relaciones con clientes y proveedores, las actividades de selección de personal, los eventos y las actividades de marketing, las operaciones comerciales, los servicios de entorno de trabajo digital, los servicios en la nube y de infraestructura, los servicios de ciberseguridad, los servicios de software y aplicaciones, y las plataformas tecnológicas pertinentes.
El presente aviso tiene por objeto facilitar el cumplimiento de la legislación aplicable en materia de protección de datos, incluido el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la UE, el RGPD del Reino Unido, las leyes nacionales de protección de datos aplicables y demás normativas de privacidad aplicables a las operaciones de Getronics a nivel mundial.
2. Quiénes somos
Getronics es un proveedor global de servicios y soluciones de TIC que opera a través de una red de empresas afiliadas, unidades de negocio y centros de prestación de servicios en todo el mundo.
La entidad de Getronics con la que interactúes será, normalmente, la responsable del tratamiento de tus datos personales. En los casos en que varias empresas de Getronics determinen conjuntamente los fines y los medios del tratamiento, podrán actuar como responsables conjuntos del tratamiento.
Para obtener información sobre las entidades del grupo Getronics, consulta: Filiales de Getronics e información sobre cumplimiento normativo
Si tiene alguna pregunta sobre el responsable del tratamiento o desea realizar alguna solicitud relacionada con la privacidad, póngase en contacto con el delegado de protección de datos en la dirección dpo@getronics.com.
3. Personas a las que se refiere este aviso
Cuando Getronics trate datos personales por cuenta de un cliente como parte de los servicios contratados, el cliente determinará normalmente los fines y los medios de dicho tratamiento, y Getronics actuará como encargado del tratamiento o proveedor de servicios en virtud del contrato aplicable. En tales circunstancias, la propia política de privacidad del cliente proporcionará, por lo general, la información principal en materia de transparencia a los usuarios finales correspondientes, mientras que la presente Política de privacidad explica las actividades de tratamiento propias de Getronics y su enfoque general en materia de privacidad.
El presente Aviso de privacidad se aplica a las siguientes categorías de personas, salvo que se aplique un aviso de privacidad independiente:
- visitantes del sitio web
- clientes potenciales y contactos de clientes
- los usuarios finales de los clientes, cuando proceda
- Datos de contacto de proveedores y socios
- solicitantes de empleo y candidatos
- asistentes al evento
- futuros empleados
- antiguos empleados, cuando proceda
- trabajadores autónomos y trabajadores de agencias
- denunciantes y periodistas especializados en ética
- las personas que se comunican con Getronics.
Es posible que se apliquen avisos independientes o complementarios a los empleados, a las denuncias de irregularidades, a servicios, productos o aplicaciones específicos para clientes, y a actividades de tratamiento específicas de cada país.
4. Datos personales que recopilamos
En función de su relación con Getronics, es posible que tratemos las siguientes categorías de datos personales:
- Datos de identidad: nombre, cargo, nombre de usuario, número de empleado, número de candidato y nacionalidad, cuando sea necesario.
- Datos de contacto: dirección de correo electrónico, número de teléfono, dirección de la empresa y dirección postal.
- Información profesional: datos laborales, cargo, titulación, certificaciones, experiencia profesional e información del currículum.
- Información técnica: dirección IP, identificadores de dispositivos, información del navegador, información del sistema operativo, registros de autenticación, incidentes de seguridad e información sobre el uso del sitio web.
- Datos de comunicación: correos electrónicos, actas de reuniones, tickets de asistencia, encuestas, comentarios y mensajes de chat.
- Información sobre el proceso de selección: currículos, solicitudes, notas de entrevistas, evaluaciones, referencias, resultados de la verificación de antecedentes, documentación que acredite la autorización para trabajar e información sobre la habilitación de seguridad, cuando proceda.
- Información financiera: datos de pago, datos bancarios, información fiscal e información de facturación.
- Información sobre cumplimiento normativo, correspondencia regulatoria, registros de auditoría, registros de diligencia debida, declaraciones de conflictos de intereses e informes sobre ética o cumplimiento normativo.
- Datos de categorías especiales: información sobre salud, diversidad, discapacidad, antecedentes penales o datos biométricos, siempre que lo permita la ley y con sujeción a garantías adicionales.
5. Cómo recopilamos los datos personales
Recogemos datos personales directamente de ti, de forma automática mediante tecnología y a través de terceros.
- Directamente de ti: cuandote pones en contacto con nosotros, solicitas información, contratas servicios, te inscribes en eventos, envías solicitudes o rellenas cuestionarios.
- De forma automática: a través decookies, herramientas de análisis web, herramientas de supervisión de la seguridad, archivos de registro y datos de telemetría de los dispositivos.
- De terceros: entre ellos,agencias de selección de personal, plataformas de redes profesionales, registros públicos, referencias, proveedores de servicios de verificación de antecedentes, proveedores de tecnología, clientes y socios.
6. Finalidades y bases jurídicas del tratamiento
La tabla siguiente resume los principales fines para los que Getronics trata datos personales y las bases jurídicas en las que se fundamenta habitualmente. La base aplicable puede variar en función del país, la relación y la actividad de tratamiento concreta.
Finalidad del tratamiento
Ejemplos de datos personales
Fundamento jurídico
Relación con los clientes y prestación de servicios
Datos de contacto de la empresa, tickets de asistencia, información sobre proyectos, comunicaciones, registros contables
Cumplimiento contractual, intereses legítimos, obligaciones legales
Marketing y desarrollo empresarial
Datos de contacto, preferencias de marketing, asistencia a eventos, análisis de la web
Consentimiento y/o intereses legítimos, con derecho a darse de baja
Selección de personal y captación de talento
Currículos, solicitudes, notas de entrevistas, resultados de evaluaciones, datos sobre el permiso de trabajo, referencias
Intereses legítimos, medidas previas a la celebración del contrato, obligaciones legales, consentimiento cuando sea necesario
Gestión de proveedores y socios
Datos de contacto de los proveedores, registros de diligencia debida, información sobre contratos y pagos
Cumplimiento contractual, intereses legítimos, obligaciones legales
Seguridad, prevención del fraude y gestión de incidentes
Registros de autenticación, identificadores de dispositivos, registros de acceso, eventos de seguridad, registros de incidentes
Intereses legítimos, obligaciones legales
Gestión jurídica, normativa y de cumplimiento
Expedientes de auditoría, expedientes de solicitudes de acceso a datos personales (DSAR), correspondencia sobre cumplimiento normativo, expedientes de investigación
Obligaciones legales e intereses legítimos
Servicios basados en la inteligencia artificial y de productividad
Entradas, salidas, mensajes al usuario, metadatos o registros operativos que incluyan datos personales
Intereses legítimos, cumplimiento del contrato, obligaciones legales y/o consentimiento, cuando sea necesario
7. Selección de personal y tramitación de candidaturas
Getronics trata los datos de los candidatos para gestionar el proceso de selección, evaluar su idoneidad, comprobar que cumplen los requisitos, comunicarse con ellos y mantener los registros de selección.
La información sobre los candidatos puede incluir currículos, solicitudes, historial laboral, datos académicos, titulaciones, notas de entrevistas, resultados de evaluaciones, resultados de pruebas psicométricas (cuando se hayan utilizado), documentación relativa al derecho a trabajar, expectativas salariales, resultados de la verificación de antecedentes, referencias, información de perfiles profesionales en LinkedIn u otras plataformas, y correspondencia relacionada con el proceso de selección.
Podemos recibir datos de los candidatos directamente de estos o a través de agencias de selección de personal, personas que los recomiendan, personas que dan referencias, plataformas de redes profesionales, proveedores de verificación de antecedentes y otras fuentes permitidas por la ley.
Tratamos los datos de selección de personal con fines de búsqueda de candidatos, gestión de solicitudes, procesos de entrevista y evaluación, creación de una base de datos de talentos, asignación a futuras vacantes, planificación de la plantilla, comprobación de antecedentes de seguridad, cumplimiento de la legislación y la normativa, selección específica para cada cliente cuando sea necesario en función de sus entornos, seguimiento de la diversidad y prevención del fraude.
Cuando Getronics recurre a socios de selección de personal, sistemas de gestión de candidatos, plataformas de entrevistas o proveedores de verificación de antecedentes, dichas entidades podrán tratar los datos de los candidatos en nombre de Getronics o según se describa en sus propios avisos de privacidad aplicables.
A menos que la ley exija un plazo más largo o que sea necesario para gestionar una reclamación, los expedientes de los candidatos no seleccionados se conservarán normalmente durante un máximo de 24 meses. Los expedientes de los candidatos seleccionados se transferirán al expediente de empleado correspondiente y se conservarán de conformidad con el aviso de privacidad para empleados y el calendario de conservación aplicables.
8. Inteligencia artificial y tratamiento automatizado
Getronics puede utilizar inteligencia artificial, tecnologías basadas en el aprendizaje automático y herramientas de productividad asistidas por IA para facilitar la prestación de servicios, la atención al cliente, la gestión del conocimiento, el desarrollo de software, las operaciones de ciberseguridad, la gestión de la contratación, la revisión de documentos, la productividad interna y las operaciones empresariales.
Cuando los sistemas de inteligencia artificial tratan datos personales, Getronics aplica medidas de gobernanza, seguridad, control de acceso, contractuales y de gestión de riesgos adecuadas a la naturaleza y al riesgo del tratamiento.
Salvo que se indique expresamente en un aviso independiente, Getronics no toma decisiones basadas exclusivamente en la automatización que tengan efectos jurídicos o de importancia similar para las personas sin la intervención humana adecuada.
En los casos en que determinados sistemas de inteligencia artificial requieran una mayor transparencia, Getronics podrá facilitar avisos de privacidad complementarios o información específica sobre dichos sistemas.
9. Servicios de colaboración y de entorno de trabajo digital
Getronics utiliza tecnologías de colaboración y de entorno de trabajo digital, entre las que se incluyen Microsoft 365, Microsoft Teams, SharePoint, OneDrive, Exchange Online, Copilot y servicios de productividad basados en inteligencia artificial, así como plataformas de telefonía y comunicaciones unificadas.
Los datos personales tratados a través de estos servicios pueden incluir registros de comunicaciones, grabaciones de reuniones, transcripciones de reuniones, contenido compartido, perfiles de usuario, datos sobre el uso del servicio, información de diagnóstico y registros de seguridad.
El tratamiento de datos se lleva a cabo con el fin de prestar servicios de comunicación, facilitar la colaboración, mejorar la fiabilidad de los servicios, garantizar la seguridad, gestionar incidentes, cumplir con las obligaciones legales y gestionar los procesos empresariales de Getronics.
Referencias relevantes de Microsoft: Declaración de privacidad de Microsoft; Centro de confianza de Microsoft
10. Cesión de datos personales
Getronics podrá compartir datos personales con las siguientes categorías de destinatarios cuando sea necesario y esté permitido por la ley:
- Empresas del grupo Getronics: confines operativos, de gestión, de presentación de informes, de prestación de servicios y administrativos.
- Proveedores de servicios: entre ellos,proveedores de servicios en la nube, proveedores de alojamiento web, empresas de selección de personal, asesores profesionales, proveedores de tecnología, proveedores de servicios de seguridad, procesadores de pagos y proveedores de asistencia técnica.
- Clientes: cuando seanecesario para prestar los servicios contratados o para cumplir con los requisitos de seguridad, de alta o de servicio de los clientes.
- Organismos reguladores, autoridades y tribunales: cuandoasí lo exija la ley o sea necesario para proteger los derechos legales.
- Partes en operaciones societarias: enel marco de fusiones, adquisiciones, inversiones, reestructuraciones u operaciones societarias similares.
Getronics no vende datos personales.
11. Transferencias internacionales
Getronics opera a nivel mundial y los datos personales pueden ser objeto de transferencias internacionales, incluso entre entidades del grupo Getronics y a proveedores de servicios en otras jurisdicciones.
Cuando los datos personales se transfieran fuera del Espacio Económico Europeo, del Reino Unido o de otra jurisdicción con restricciones de transferencia, Getronics aplicará las garantías adecuadas cuando sea necesario, tales como decisiones de adecuación, las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea, el Acuerdo de Transferencia Internacional de Datos del Reino Unido, el anexo del Reino Unido a las cláusulas contractuales tipo, evaluaciones de riesgos de transferencia y medidas técnicas y organizativas complementarias, según proceda.
Referencias pertinentes en materia de transferencias: Cláusulas contractuales tipo de la UE; Directrices de la ICO sobre transferencias internacionales
Se pueden solicitar copias de las medidas de seguridad pertinentes al responsable de protección de datos, siempre que se respeten las garantías de confidencialidad adecuadas.
12. Conservación de datos
Getronics conserva los datos personales únicamente durante el tiempo necesario para los fines para los que se recopilaron, lo que incluye el cumplimiento de los requisitos legales, normativos, contractuales, contables, de presentación de informes, de auditoría y de resolución de litigios.
Categoría
Enfoque típico de retención
Fichas de clientes
La duración del contrato más los plazos de prescripción aplicables.
Registros de proveedores
La duración del contrato más los plazos de prescripción aplicables.
Registros de contratación
Normalmente, entre 12 y 24 meses después de la actividad de selección, salvo que la ley exija un plazo más largo o que el candidato pase a ser empleado.
Contactos de marketing
Hasta que se revoque el consentimiento, se ejerza el derecho de exclusión, se solicite la supresión o se proceda a la eliminación por inactividad.
Tickets de asistencia y registros de servicio
De conformidad con los calendarios de conservación operativos y los requisitos de los contratos con los clientes.
Registros de seguridad y registros de incidentes
De conformidad con los requisitos de conservación de datos por motivos de seguridad, legales y reglamentarios.
Documentación financiera
Plazos legales de conservación de la documentación contable y fiscal aplicables.
Reclamaciones legales, auditorías o investigaciones
Durante el tiempo que sea necesario para gestionar el asunto y cumplir cualquier plazo de prescripción, plazo reglamentario o plazo de conservación de pruebas relacionado con el mismo.
13. Seguridad de la información
Getronics aplica las medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger los datos personales frente al acceso no autorizado, el uso indebido o la divulgación, la modificación no autorizada, la destrucción ilícita y la pérdida accidental.
- cifrado y transmisión segura, cuando proceda
- controles de acceso basados en roles
- controles de autenticación y supervisión
- procesos de gestión de incidentes
- gestión de vulnerabilidades
- pruebas y garantía de seguridad
- garantía de calidad de los proveedores y controles contractuales
- obligaciones del personal en materia de confidencialidad y seguridad
El acceso a los datos personales está restringido al personal autorizado que tenga una necesidad empresarial legítima.
14. Tus derechos en materia de privacidad
Con sujeción a la legislación aplicable y a cualquier condición, exención o limitación pertinente, las personas pueden tener derecho a:
- solicitar el acceso a los datos personales
- solicitar la rectificación de datos personales inexactos
- solicitar la supresión de datos personales
- solicitar la limitación del tratamiento
- oponerse al tratamiento
- retirar el consentimiento cuando el tratamiento se base en el consentimiento
- solicitar la portabilidad de los datos
- oponerse al marketing directo
- cuestionar la toma de decisiones exclusivamente automatizada cuando proceda
- presentar una reclamación ante una autoridad de control competente
Las solicitudes deben enviarse a dpo@getronics.com. Getronics podrá solicitar una prueba de identidad adecuada antes de facilitar datos personales o dar curso a una solicitud.
Orientación sobre derechos externos: Orientaciones y recursos de la ICO del Reino Unido sobre el RGPD
15. Cookies y tecnologías similares
Getronics utiliza cookies y tecnologías similares para gestionar sus sitios web, mejorar su funcionalidad, analizar su uso, reforzar la seguridad y apoyar las actividades de marketing.
Las cookies pueden clasificarse en: estrictamente necesarias, funcionales, de rendimiento y analíticas, publicitarias y de segmentación. Las cookies no esenciales se utilizan cuando lo permite la ley y de acuerdo con las opciones de consentimiento seleccionadas a través del Centro de preferencias de cookies.
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16. Sitios web de terceros
Los sitios web de Getronics pueden contener enlaces a sitios web de terceros. Getronics no se hace responsable de las prácticas de privacidad, la seguridad ni el contenido de dichos sitios web. Se recomienda a los usuarios que consulten las políticas de privacidad de dichos terceros antes de facilitar sus datos personales.
17. Modificaciones de este aviso de privacidad
Getronics podrá actualizar este Aviso de privacidad para reflejar cambios en la legislación, los servicios, la tecnología, las operaciones comerciales o las actividades de tratamiento de datos. La última versión estará disponible en la página web de Getronics. Cuando así lo exija la ley, Getronics notificará a las personas afectadas los cambios sustanciales.
18. Ponte en contacto con nosotros
Si tiene alguna pregunta sobre este Aviso de privacidad o sobre cómo Getronics trata los datos personales, póngase en contacto con:
Delegado de Protección de Datos de Getronics: dpo@getronics.com