Contratos flexibles de servicios informáticos para presupuestos impredecibles
Tu presupuesto de TI tiene una fuga, y no se debe a la inflación.
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Los presupuestos de TI están sometidos a más presión que nunca en los últimos años, y la mayoría de las conversaciones sobre recorte de gastos recurren a las mismas medidas de siempre: consolidación de proveedores, congelación de plantilla y retrasos en los ciclos de renovación. Esas medidas tratan el síntoma. Rara vez abordan la verdadera causa de los costes de TI no previstos, que se encuentra en los propios contratos, en las hipótesis incorporadas en cada lista de tarifas y en cada cláusula de modificación del contrato. Antes de la próxima revisión presupuestaria, conviene comprender dónde se esconde ese coste y por qué la solución no es un precio más bajo, sino un tipo de acuerdo diferente.
Todo el mundo negocia el precio desde el principio. Casi nadie negocia qué ocurre cuando hay que modificar el contrato.
La inflación está reduciendo los márgenes operativos. Los tipos de interés siguen siendo elevados. La fragmentación geopolítica está generando una incertidumbre en la cadena de suministro que ningún modelo de hoja de cálculo había previsto hace dos años.
Todos los directores de sistemas de información (CIO) oyen lo mismo de boca de sus directores financieros (CFO): que justifiquen cada partida de gasto.
Es la pregunta adecuada. La mayoría de los responsables de TI buscan la respuesta en el lugar equivocado.
En estos momentos, la tendencia es considerar el gasto en TI como una partida que hay que recortar. Consolidar proveedores. Congelar la plantilla. Aplazar la renovación de la infraestructura.
Es comprensible. Pero deja sin abordar el principal factor que incide en los costes: la estructura de los propios contratos.
Cuando solo el 43 % de las organizaciones afirma tener una visibilidad completa de su parque tecnológico, la mayoría opera a ciegas, y esa falta de visibilidad es precisamente la situación en la que los costes contractuales se acumulan sin que nadie los cuestione. (Fuente:Informe «State of ITAM 2025» de Flexera)
Lo que realmente marca la diferencia no es el precio, sino la rigidez.
Los proveedores de productos básicos ofrecen paquetes estándar: una sola franja de precios y un único modelo de entrega, que se aplican independientemente de lo que necesites.
La discrepancia se pone de manifiesto más adelante: recargos por exceso, órdenes de modificación a tarifas de proyecto, cláusulas de reajuste ocultas en el anexo tres.
En un contexto de tipos de interés cero, esa desviación era aceptable. En este entorno, un exceso del 15 % no es un error de redondeo. Es un tema que se trata en la junta directiva.
Flexibilidad integrada, no añadida a posteriori
En Getronics, la flexibilidad no es algo que ofrecemos cuando un cliente se queja. Es algo inherente a nuestra estructura. Un acuerdo marco, laCarta GWA, recoge las condiciones que no es necesario modificar en cada contrato. Sobre esa base, una breve orden de trabajo —a menudo de solo dos páginas— establece únicamente los aspectos específicos: el modelo de prestación, el modelo de facturación y el alcance. Los servicios más complejos cuentan con una orden de trabajo más detallada, pero la estructura subyacente sigue siendo la misma.
El trabajo más arduo se realiza una sola vez, en la fase de la carta de servicios. A partir de ahí, cada proyecto se adapta —ya sea mediante la incorporación de personal, servicios gestionados o precios variables o fijos— sin necesidad de renegociar toda la relación. Compárese esto con el modelo de productos básicos, en el que la «flexibilidad» suele limitarse a una orden de modificación con una nueva tarifa.
Esa es la verdadera diferencia entre Getronics y los grandes proveedores de servicios básicos: estos últimos tratan cada cambio como una nueva negociación, con una nueva tarifa y según su propio calendario. Como las condiciones de entrega y facturación ya están acordadas en el contrato marco, podemos actuar con rapidez: los nuevos trabajos se acuerdan en cuestión de días, no de semanas, a las tarifas ya establecidas, en lugar de tener que renegociar toda la relación.
Prueba en la práctica: Grupo Indra
El Grupo Indra es una empresa líder a nivel mundial en los sectores de la defensa, el transporte y la transformación digital, con presencia en más de 140 países. Indra es socio de Getronics Global Workspace Alliance (GWA); conjuntamente, Getronics e Indra prestan servicios a los propios clientes de Indra.
Cada proyecto que se lleva a cabo a través de Indra cuenta con un modelo de ejecución y facturación que se determina caso por caso, en función de las necesidades de cada cliente de Indra. Esto solo es posible gracias a la envergadura que hay detrás: Global Services Delivery, la red GWA y el propio sistema financiero global de Getronics.
Hay dos momentos que ponen de manifiesto lo que eso vale:
Cuando cambiaron los planes: un cliente de Indra necesitaba una actualización de la red en sus centros de producción de Alemania en un plazo muy ajustado. Gracias a los mecanismos de gobernanza establecidos y a la capacidad operativa local, Getronics pudo incorporar el trabajo al contrato existente y cumplir con los plazos exigidos, evitando así la complejidad que supone iniciar un nuevo proyecto.
Cuando el plazo no se podía modificar: en 2024, Getronics pasó de la firma del contrato a la puesta en marcha del servicio para la Unidad de Negocio Electoral de Indra, en 28 países, en seis semanas. La fecha de unas elecciones federales no se cambia. No hacía falta.
Ninguno de los dos resultados es posible en el marco de un contrato que exige una renegociación completa cada vez que cambia el alcance.
La pregunta que debes hacerle a tu proveedor actual
No «¿Puedes igualar este precio?»
Pregunta: «¿Qué se necesitaría realmente para cambiar el modelo de prestación de servicios o la estructura de facturación a mitad de contrato?»
Si la respuesta implica una orden de modificación, una nueva tarifa y una negociación de varias semanas, ese es el coste oculto del proceso. El impacto no es solo económico: es el tiempo y las dificultades que supone adaptarse cuando cambian las necesidades de tu empresa.
