El cumplimiento de las normativas legales se ha convertido en un aspecto clave, poniéndo énfasis en la necesidad de que los archivos sean eficientemente clasificados, organizados, almacenados y destruidos. Todo esto debe hacerse asegurando que cada archivo mantiene su integridad, y que, si fuera necesario, podrá utilizarse en un proceso judicial.

Este aumento de la consideración de las normativas ha conicidido con la explosión de los contenidos multimedia, y ahora estos archivos sensibles pueden estar en cualquier formato (desde conversaciones telefónicas y e-mails hasta otros más tradicionales como contratos u otros documentos). En este entorno complejo, donde muchos empleados tienen acceso a aplicaciones como el e-mail, asegurar la integridad de los archivos puede suponer un reto importante.

Empresas de todo tipo están demandando una gran cantidad de profesionales de IT con experiencia y capacidades específicas en Gestión de Archivos para afrontar estas soluciones de manera interna. Estos procesos deben ser supervisados por los departamentos financieros y de compras, puesto que cualquier cambio de este tipo de políticas debe asegurar que los gastos comprometidos serán los previstos y que el presupuesto se adecúa al cambio obtenido.

"Getronics Records Management" es una solución abierta y flexible de Gestión de Archivos y Gestión del ciclo de vida de la información (ILM) que, sistemáticamente, clasifica, almacena y dispone los archivos de negocio y mientras asegura su integridad. Esta solución, y los servicios asociados que conlleva, son el resultado de las alianzas de Getronics con compañías líderes del mercado como Microsoft y Meridio.

Getronics Records Management es un conjunto de servicios bien definidos alrededor de las soluciones de Meridio, que proporcionan una gestión de archivos durante todo el ciclo de vida de los mismos, incluyendo la captura y clasificación, gestión y administración, almacenamiento, transferencia o destrucción de archivos.

Entre estos servicios de Meridio que ofrece Getronics están:

• Gestión de archivos durante todo su ciclo de vida.
• Captura de archivos desde e-mail, mensajería instantánea o servidores.
• Soporte de firmas digitales.
• Gestión de almacenamiento.

La implantación de soluciones de Gestión de Archivos requieren de una serie de habilidades diferentes para cada tipo de negocio, pues las regulaciones a las que están sujetos son diferentes y las necesidades de cada una también.

Para el diseño de nuestras soluciones Getronics trabajará con abogados, contables, gestores de cambio y "archivistas", para diseñar una solución de Gestión de Archivos que cumpla con sus requerimientos en materia de Gestión de Contenidos (ECM). Además actuará como únco punto de contacto para toda la solución, incluyendo el soporte de los productos Microsoft y Meridio.

El centro de la solución Getronics Records Management empieza con la fase de valoración. Getronics consulta con expertos para identificar todas las legislaciones y regulaciones que pueden afectar al cliente, medir el grado de cumplimiento de cada una de ellas en el momento actual y valorar el impacto de la nueva solución.

Cualquier negocio se gestiona a través de procesos, ya sean estos manuales o estén automatizados. Todos los archivos de negocio, en cualquier tipo de soporte (papel, mensajeria instantánea, email, etc...), han de ser almacenados y clasificados según indiquen estos procesos, para lo que éstos deben definir claramente que archivos deben guardarse por su valor de negocio, legal o histórico.

Una vez que los archivos han sido capturados y clasificados, deben ser gestionados. Getronics creará un plan de archivos corporativos que proporcione una categorización y asigne un ciclo de vida para cada uno de ellos. Este plan se diseña entorno a las normativas legales y a otros requerimientos específicos del negocio. Esta clasificación permite que los archivos de negocio sean facilmente accesibles, reduciendo los costes legales y operativos. 

Después de la fase de implementación inicial se puede estudiar una financiación de "pago por uso" (Utility mode), de manera que los costes de gestión sean asumibles.

Getronics Records Management puede implementarse como una solución única o dentro de una más amplia como las soluciones de Gestión del entorno de trabajo de Getronics.

La solución Getronics Records Management esta diseñada para aportar ventajas al negocio como la reducción del coste, el tiempo y el riesgo asociado a la gestión de los archivos corporativos. La solución minimiza el estrés que acompaña al cumplimiento de las normativas legales, asegurando un procedimiento sistemático de captura, clasificación, almacenamiento y destrucción de archivos.

La Gestión de archivos afecta a todas las áreas del negocio:

• Reducción de "riesgos legales", contar con una politica de ILM para los archivos permite automatizar el cumplimiento con las disposiciones legales y evitar cometer errores irrecuperables.
• Más tiempo para el negocio, contar con un sistema de gestión de archivos reduce sensiblemente el tiempo necesario para buscar y almacenar archivos, los que permite dedicar más tiempo a las tareas propias del negocio.
• Reducción de gastos, mediante la reducción del tiempo empleado por las personas en la gestión de archivos y del espacio del archivo esta solución colleva la reducción de costes.