El sistema debe ser capaz de gestionar cualquier clase de contenido, desde imágenes de documentos que deben mantenerse en su formato original, hasta documentos dinámicos que son cre­ados y modificados en formato electróni­co, e incluso aquellos cuyo contenido es automáticamente personalizado en función de las características del usuario.

El siste­ma de gestión del contenido debe cubrir el ciclo de vida completo del documento creación, revisión, clasificación, búsqueda, gestión, distribución, archivo y destrucción.

Otra funcionalidad importante en este ámbito es la capacidad de gestionar conte­nido residente en otros sistemas mediante la utilización de estándares como DAV (Distributed Authoring and Versioning), que es lo que se ha dado en llamar Virtual Content Management (V CM).

Un potente motor de workflow con una interfaz gráfi­ca que facilite la definición y mantenimien­to de los procesos, y disponer de herramientas de simulación y modelado, que ayuden a la optimización de los procesos de negocio.

También ayudan herramientas que permitan el análisis de los datos del sistema, para descubrir los cuellos de botella, facilitar el balanceo de carga de trabajo y definir las prioridades de racionalización y mejora de cada proceso.

Para conseguir la com­pleta automatización de los procesos es imprescindible disponer de una tercera pata que permite utilizar datos de otras aplicaciones y su interacción con las mis­mas.

Para facilitar esta integración con otras aplicaciones, es conveniente la utili­zación de arquitectura WEB (J2EE, .NET, XML, WEB Services, etc...), que facilita la cone­xión y la interoperabilidad, productos de Integración de Aplicaciones (EAI) para entornos complejos, y la capacidad de generación de portlets para la integración con portales empresariales.