El volumen de información no estructurada ha crecido exponencialmente en los últimos tiempos y esta diversidad ha hecho necesaria una evolución en los sistemas de Gestión de Contenidos. Su utilización se ha hecho imprescindible para evitar el caos en los sistemas de informa­ción.

Un sistema de Gestión de Conte­nidos totalmente integrado en el funcionamiento de la empresa permite gestionar el ciclo de vida completo de la información, crear y compartir toda esa información es la base imprescindible para la gestión de la empresa en tiempo real.

Todo ello ha servido de impulso para una rápida evolución de toda una gama de aplicaciones especializadas. En este con­texto los fabricantes de soluciones de soft­ware de Gestión documental (DM), Ges­tión de contenidos WEB (WCM), Gestión de procesos (BPM) e Integración de aplicaciones (EAI) están haciendo crecer y evolucio­nar sus productos a un ritmo elevado, a pesar de la difícil situación del mercado.

ECM (Enterprise Content Management) se ha convertido en la integración de todas las soluciones "clásicas", que han ido evolucionando para dar respuesta a un mercado cada vez más exigente, llegando incluso a solapar su funcionalidad.

No cabe duda de que estamos en una fase inicial en la que, en muchos casos, se puede hablar de soluciones especializadas en una parte de ECM y más limitadas en el resto, algo parecido a lo que sucedió con las primeras ERP's.

Lo que está claro es que la evolución lógica de estas soluciones pasa por su integración total en un nuevo concepto más amplio de soluciones, que los analistas de mercado han bautizado como ECM. La solución ECM se convierte en el "pegamento" que nos permite unir todos los sistemas de la empresa, automatizando todos los procesos y facilitando la toma de decisiones (la persona responsable dispondrá al momento de toda la información relacionada).

Automatizar los procesos significa también incorporar los contenidos asociados a los sistemas de gestión documental (documentos, imágenes,etc...) con las aplicaciones que gestionan la actividad diaria de la empresa (ERP, CRM o aplicaciones de negocio a medida).

La publicación de contenidos en Internet exige un circuito de validación y aprobación, que, en ocasiones, afecta a varios departamentos de la empresa, para los que resulta muy útil la utilización de un workflow automatizado.

Igualmente necesaria es la conexión con el resto de aplicaciones de la empresa, tanto para la obtención de la información que permita personalizar los contenidos WEB, como para permitir una transacción de comercio electrónico a partir de dicho contenido.

Por otro lado, aunque las necesidades de información interna y externa sean diferentes, parece lógico disponer de un repositorio común donde se almacene y mantenga actualizada toda la información no estructurada, para que posteriormente puede ser publicada interna o externamente, aplicando los controles de seguridad oportunos, y a través de los canales seleccionados en cada caso.